4.Протокол.Правила його написання та оформлення.

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій, а також зазначають місце, час і мету їх проведення.

У ньому обов’язково фіксують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, які заслуховували, внесені ухвали з обговорених питань. Протоколом також оформляють діяльність адміністративних, державних та міждержавних структуру, слідчих, міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу зафіксованої інформації протоколи бувають стислими (короткими), повними і стенографічними.

Стислі, де фіксують лише ухвали. У них вказують порядок денний, прізвища доповідачів, тих, хто виступив у дебатах та прийнятті рішення.

Повні, що містять виклад виступів і дають можливість скласти враження не тільки про характер зборів чи наради, а й про діяльність структури в цілому.

Стенографічні, де всі виступи записують дослівно.

Протокол веде секретар, якого обирають чи призначають на час проведення зборів. Підписують протоколи голова зборів та секретар, а протоколи засідань комісій підписують усі члени комісії.

Реквізити протоколу:

• назва структури, в якій складено документ;

• назва виду документа (протокол);

• порядковий номер протоколу;

• назва зборів, засідання, наради із зазначенням їх характеру (розширена нарада, загальні збори тощо);

• дата і місце проведення;

• кількісний склад учасників, прізвища, ініціали та посади голови й секретаря усіх присутніх (при великій кількості присутніх (більше 15 осіб) на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх);

• порядок денний, де питання записуються в називному відмінку;

• текст;

• перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

• підписи керівників зборів, засідання чи наради (голови і секретаря).

Вимоги до оформлення протоколу:

1. Протокол оформляють на загальному аркуші формату А4.

2. Датою протоколу є дата засідання;

3. Протоколи нумеруються у межах календарного року;

4. Заголовок містить такі відомості: вид роботи (засідання, збори, нарада, назва колегіального органу та питання, які обговорюються).

5. Текст протоколу.

6. Вступна частина має постійну інформацію (голова зборів, секретар, були присутніми).

7. Прізвища членів колегіального органу та запрошених записують у алфавітному порядку (окремо члени комісії, окремо - запрошені). Їх друкують в один рядок через один інтервал. Прізвища запрошених слід вказувати, якщо їх кількість не перевищує 15. Інакше до протоколу додається список присутніх.

8. Вступ протоколу закінчується порядком денним. Після слів «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» ставлять дві крапки і через два інтервали нижче друкують з абзацу порядкові номери питань.

9. Головна частина тексту протоколу складається згідно з пунктами порядку денного. Текст будується за схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ.

10. Слово СЛУХАЛИ друкують великими літерами, перед словом ставиться цифра, що відповідає питанню, після слова ставиться дві крапки. Ініціали, прізвище, посаду доповідача, назву доповіді та короткий чи повний виклад її змісту (для повних і стенографічних протоколів). У стислих зазначають «Текст доповіді додається».

11. Слово ВИСТУПИЛИ друкують великими літерами, після нього ставлять дві крапки, ініціали і прізвище пишуть у називному в дм інку з абзацу, вказують посаду, потім ставиться тире і з малої літери друкують зміст доповіді.

12. У розділі ВИСТУПИЛИ вказують усіх, хто виступив із певного питання. Якщо доповідають більше одного, їх порядок зазначають арабськими цифрами.

13. Слово У УХВАЛИЛИ друкують великими літерами через два інтервали нижче попереднього тексту. У цьому розділі повністю записують прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або констатувальної частини й резолюції. Різні за характером питання ухвали групують і позначають арабськими цифрами з нового рядка.

Зразок