3.3 Організація роботи зовнішньоторговельного підрозділу.

3.3.1 Структура і завдання зовнішньоекономічного підрозділу (зтв)

Рис. 31 - Орієнтовна структура зовнішньоторгового відділу промислового підприємства

Завдання ЗТВ з експорту:

1. Збір на підприємстві інформації про продукцію, готову на експорт або заплановану на експорт.

2. Складання калькуляції цін на експортну продукцію з врахуванням різних умов поставок (Інкотермс) в крупні порти своєї країни або порти та великі міста інших країн.

3. Підготовка рекламних матеріалів, каталогів, проспектів.

4. Аналіз інформації про продаж товарів в минулому, про їх рух та про відзиви на товар у кінцевого споживача.

5. Складання переліку потенційних споживачів по групах.

6. Підготовка оферт на експортні товари і розсилання їх потенційним покупцям.

7. Листування з питань укладання контрактів.

8. Переговори по контракту і його підписання.

9. Попередня обробка і укладання агентських угод.

10. Забезпечення упакування і транспортування експортного товару, а також експортна комісія.

11. Виконання всіх митних формальностей, пов’язаних з виконанням контракту.

12. Забезпечення отримання платежу.

13. Вирішення питань, пов’язаних з сервісним, гарантійним та післягарантійним обслуговуванням.

Завдання ЗТВ з імпорту:

1. Збір на підприємстві заявок на імпортне обладнання, запасні частини та матеріали.

2. Збір інформації про потенційних продавців.

3. Підготовка та розсилання запитів та замовлень, аналіз технічних характеристик і цін, складання конкурентного листа.

4. Підготовка контракту.

5. Переговори із укладання контракту.

6. Попередня пророка і укладання агентських угод.

7. Забезпечення транспортування та виконання митних процедур по імпортному контракту.

8. Забезпечення своєчасності платежів.

9. Врегулювання спірних питань по імпортних контрактах.

10. Забезпечення гарантійного і післягарантійного обслуговування, купівля запасних частин.

11. Збір і аналіз інформації про потенційні групи продавців.

Участь підприємства у виставках зі своїм товаром:

1. Збір інформації про виставку.

2. Ведення листування і оформлення документації по виставках.

3. Підготовка на підприємстві товарів до виставок.

4. Забезпечення транспортування і виконання митних процедур.

5. Забезпечення платежів по виставках.

6. Участь у виставці та оцінка результатів участі.

7. Продаж або повернення товарів з виставки.

8. Слідкування за товарами, не поверненими з виставки.

9. Врегулювання митних питань і статусу неповернених товарів.

3.3.2 Завдання працівників групи експорту

Старший спеціаліст. з експорту виконує:

1. Розподіляє обов’язки між членами експортної групи, контролює та координує їх роботу.

2. Звітується перед начальником ЗТВ по роботі загалом і по роботі над окремими експортними контрактами.

3. Керує та бере участь у складанні списку потенційних покупців.

4. Керує та приймає участь у підготовці експортних цін на підставі консультацій з планово-економічним відділом (ПЕВ) та бухгалтерією, контролює листування по контрактах.

5. Проводить переговори по контракту, приймає участь у його підписанні.

6. Слідкує за забезпеченням отримання платежу та керує разом з начальником ЗТВ регулюванням всіх спірних питань.

7. Приймає участь у листуванні по контракту та забезпеченні його виконання.

8. Керує забезпеченням після продажного обслуговування.

9. Приймає участь у виставках товарів.

Спеціаліст з експорту виконує:

1. Збирає дані про товари, які готові або готуються на експорт.

2. Займається підготовкою і збором рекламного матеріалу.

3. Збирає інформацію про продаж товарів в минулому (як по підприємству, так і загалом по ринку) і про рух товарів.

4. Приймає участь у складанні списку потенційних покупців.

5. Веде листування.

6. Забезпечує упакування і транспортування експортного товару.

7. Збирає інформацію про виставку та приймає участь у підготовці товарів на підприємстві до виставки.

8. Слідкує за товарами, які не повернулися з виставки.