3.2.3 Організація імпортної діяльності малих і середніх підприємств

Організація власного вбудованого імпортного відділу - це випадок, коли підприємству для виробництва потрібна закордонна сировина, комплектуючі та ін. Тоді у відділі постачання організовується група людей, яким потрібно буде перекваліфікуватися на роботу із закордонними постачальниками.

Організаційна структура даного відділу виглядає наступним чином (рис.27).

Рис. 27 - Структура власного вбудованого відділу імпорту, який входить у відділ постачання

Відділ закупок створюється не з метою забезпечення власного виробництва, а з метою перепродажу товару. Така фірма може бути чисто посередницькою і не мати виробництва взагалі. Їх ще називають дилерськими фірмами. (рис. 28).

Організація власного спеціального імпортного відділу

У даному випадку є заступник директора, який займається зовнішньоекономічними питаннями а конкретно: закупівлею закордонних товарів. Цей спеціальний імпортний відділ може бути у вигляді закупівельного або адміністративного відділення.

Закупівельне відділення – це наслідок децентралізації управління ЗЕД, а адміністративне, навпаки, централізації. Закупівельне відділення займається безпосередньо імпортом товарів на територію свого підприємства (відвантаження, охорона, розвантаження), а адміністративне відділення займається оформленням необхідних документів (транспортні та митні документи, візи), проведенням переговорів тощо.

Використання адміністративного відділення відбувається, як правило, тоді, коли ведення ефективної стратегії імпортних закупок – це основна ціль підприємства, тоді директор бере виконання цього завдання під свій контроль, а його заступники також досить активно залучаються до проведення імпортних операцій.(рис.29)

Рис. 28 - Структура власного вбудованого відділу імпорту, який входить у відділ закупок

Рис. 29 - Структура власного спеціального відділу імпорту, що входить в закупівельне відділення

Рис. 30 - Структура власного спеціального відділу імпорту, що входить в адміністративне відділення.

Використання закордонного представництва. До ведення імпортних операцій вітчизняні підприємства можуть залучати закордонних представників, які будуть проводити маркетингове дослідження та відбір імовірних закордонних постачальників. Ці представники можуть бути трьох видів:

1. Постійні представники – це постійно діючі за кордоном юридичні особи, які представляють наші інтереси. Фактично вони є нашими дистриб’юторами по постачанню закордонних товарів. Таких представників може бути декілька. Кількість їх залежить від чисельності наших імпортних ринків, також від специфіки імпортованих товарів. Організаційна структура даного варіанту подібна до організаційної структури залучення торгових представників;

2. Закупівельні контори – це випадок, подібний до попереднього. Основна відмінність в тому, що ці представники не працюють постійно в одному регіоні. Закупівельна контора – це група людей об’єднана для закупок. Дуже часто вони не створюють юридичної особи. Організаційна структура така ж сама, як і у постійних представників;

3. Вояжери із закупівельних операцій – це агенти, фізичні особи, які працюють на нашу фірму за кордоном. Основне їх завдання – дослідження ринків постачання, необхідних для нашої фірми товарів. Вояжери не мають юридичного права підписувати від нашого імені імпортні контракти, в той час, як постійні представники та закупівельні контори мають таке право. Організаційна структура управління ними подібна до організаційної структури управління по використанню інституту роз’їзних агентів-комівояжерів (див. рис.24) з врахуванням особливостей імпортних, а не експортних операцій.