9. Документ, як основний вид ділового мовлення.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу для виконання призначеної йому функції.

10. Функції документів. Поняття юридичної сили документа.

Розрізняють загальні та специфічні функції документів.

До загальних функцій належать:

• Інформаційна – кожен документ створюється для збереження інформації.

• Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом.

• Комунікативна – документ є засобом комунікації.

• Культурна – документ є засобом закріплення і передання певних культурних традицій.

До специфічних функцій належать:

• Управлінська – притаманна організаційним та розпорядчим документам.

• Правова – є засобом закріплення та змін (законодавчі та правові акти)

• Історична – документи є джерелами історичних відомостей.

Юридична сила документа – це здатність документа виконувати певну правову функцію.

11. Загальні вимоги до укладання документів. Документування.

Загальні вимоги до укладання документів:

Документи мають:

• Не суперечити чинному законодавству держави.

• Видаватися лише відповідними повноважними органами та службовими особами згідно з їх компетенцією.

• За змістом відповідати своєму призначенню та назві.

• Бути достовірними, переконливими, належним чином оформленими, грамотними та охайними.

• Бути придатними до тривалого зберігання.

Документування – регламентований процес запису інформації на папері або іншому носієві, який забезпечує юридичну силу цієї інформації.

12. Реквізити документів.

Види реквізитів. (постійні, змінні)

Реквізити – це елементи, з яких складається документ.

Постійні реквізити використовують для виготовлення бланків документів. Приклад: державний герб, назва міністерства або відомства, якому підпорядкована організація, зображення державних нагород, логотип або фірмовий знак організації, назва організації, автора документа.

Змінні реквізити використовують безпосередньо під час укладання документа. Приклад: адресат, назва виду документа, текст документа, дата укладання, місце укладання, підписи, печатки тощо.

13. Формуляр документа. Бланк документа.

Формуляр документа – сукупність реквізитів та схема їх розташування у документі.

Бланк документа – аркуш паперу, на якому відтворено реквізити, що містять постійну інформацію.

14. Класифікація документів.

Документи класифікуються:

• За найменуванням

• За походженням:

  • Службові

  • Особисті

• За призначенням:

  • Організаційні

  • Розпорядчі

  • Довідково-інформаційні

  • Докумети щодо особового складу

  • Обліково-фінансові

  • Господарсько-договірні

• За формою:

  • Стандартні

  • Нестандартні

  • Індивідуальні

• За ступенем складності:

  • Прості

  • Складні

• За напрямом:

  • Вхідні документи

  • Вихідні документи

• За місцем укладання:

  • Внутрішні

  • Зовнішні

• За терміном виконання:

  • Звичайні безстрокові

  • Термінові

  • Дуже термінові

• За ступенем гласності:

  • Документи для загального користування

  • Документи для службового користування

  • Таємні документи

  • Цілком таємні документи

• За стадіями створення:

  • Оригінали

  • Копії:

    • Дублікат

    • Відпуск

  • Витяг

• За технікою відтворення:

  • Рукописні документи

  • Документи, відтворені механічним способом (надруковані)

• За терміном зберігання:

  • Документи тимчасового зберігання (до 10 років)

  • Документи тривалого зберігання (понад 10 років)

  • Документи постійного зберігання

• За носієм інформації:

  • На папері

  • Фото – та аудіо документи (магнітна стрічка та фотоплівка)

  • Диски, дискети, флеш-карти (електронні носії)