П39. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов системы

№ п/п

Наименование

операции

Условие начала

Условие окончания

Основание для

реализации

Бизнес-процесс «Учет заказчиков услуг организации»

1

Ввод данных о заказчиках услуг организации в систему

Наличие обновленной информации о заказчике услуг, отсутствующей в системе

Данные успешно внесены в справочник заказчиков услуг организации

Необходимость внесения персональных данных новых заказчиков услуг в систему

2

Редактирование данных о заказчиках услуг организации

Наличие информации об изменениях персональных данных и реквизитов заказчиков услуг организации

Данные успешно отредактированы

Информация о необходимости внесения изменений в данные заказчиков услуг

3

Удаление данных о заказчиках услуг организации

Наличие информации о прекращении сотрудничества с клиентом, либо о прекращении существования клиента

Неактуальные данные успешно удалены из справочника заказчиков услуг

Информация о необходимости удаления персональных данных заказчиков услуг

Бизнес-процесс «Учет заявок клиентов организации»

1

Регистрация принятой заявки в системе

Принята заявка от клиента на оказание жилищно-коммунальных услуг

Заявка успешно зарегистрирована в журнале регистрации заявок

Необходимость занесения реквизитов поступившей заявки на оказание услуги

2

Изменение статуса рассмотренной заявки

Полученная заявка рассмотрена сотрудниками отдела и принято решение о ее исполнении или отклонении

Статус заявки успешно изменен

Информация о необходимости изменения статуса заявки по результатам ее рассмотрения

3

Составление ответного письма заказчику услуг

Принято решение по результатам рассмотрения заявки, которое должно быть сообщено клиенту

Исходящее письмо клиенту успешно составлено

Необходимость информирования клиента о результатах рассмотрения заявки

Бизнес-процесс «Учет должников по оплате ЖКУ»

1

Ввод данных о должниках организации в систему

Наличие информации о задолженности клиента по оплате жилищно-коммунальных услуг

Данные успешно внесены в справочник должников организации

Необходимость внесения персональных данных заказчиков услуг, имеющих задолженность по оплате

2

Редактирование данных о должниках организации

Наличие информации об изменениях персональных данных заказчиков услуг, имеющих долг перед организацией

Данные успешно отредактированы

Необходимость внесения изменений в персональные данные заказчиков, имеющих задолженность по оплате

3

Удаление данных о должниках организации

Наличие информации о погашении заказчика долга по оплате жилищно-коммунальных услуг

Неактуальные данные успешно удалены из справочника должников организации

Информация о заказчиках услуг, вышедших из статуса «должник»

Бизнес-процесс «Учет контрагентов организации»

1

Ввод данных о контрагентах организации в систему

Наличие обновлённой информации о контрагенте, отсутствующей в ИС

Данные успешно внесены в справочник контрагентов

Информация о необходимости внесения новых данных о контрагентах

Редактирование данных контрагентах организации

Наличие информации об изменениях персональных данных и реквизитов контрагентов

Данные успешно отредактированы

Информация о необходимости внесения изменений в данные о контрагентах

Продолжение табл. П41.1

Удаление данных о контрагентах организации

Наличие информации о прекращении сотрудничества с контрагентом, либо о прекращении существования контрагента организации

Неактуальные данные успешно удалены из справочника контрагентов организации

Информация о необходимости удаления данных о контрагенте

Бизнес-процесс «Планирование материально-технических ресурсов»

1

Ввод данных о количестве ресурсов на складе в систему

Наличие информации о количественном состоянии материально-технических ресурсов на складе

Данные успешно внесены в справочник материально-технических ресурсов

Информация о необходимости внесения сведений по количеству ресурсов в систему

2

Редактирование данных о количестве ресурсов

Наличие информации об изменениях количества ресурсов на складе

Данные успешно отредактированы

Информация о необходимости изменения сведений по фактическому количеству ресурсов

3

Удаление сведений об определенных ресурсах

Наличие информации об отсутствии определенных ресурсов на складе или о прекращении поставки некоторых ресурсов

Неактуальные данные успешно удалены из справочника справочник материально-технических ресурсов

Информация о прекращении поставки определенных ресурсов или полном отсутствии конкретных ресурсов на складе

Бизнес-процесс «Планирование оказания услуг населению»

1

Заполнение полей экранной формы плана по оказанию услуг

Заявка принята к исполнению и для ее реализации необходимо разработать проект плана по оказанию услуг

Данные и реквизиты будущего плана услуг успешно внесены в экранную форму

Получение приказа директора организации на составление плана по оказанию услуг

2

Корректировка значений полей формы плана по оказанию услуг

Наличие информации о необходимости корректировки отдельных полей формы плана

Данные успешно отредактированы

Информация о необходимости изменения сведений, входящих в план услуг

3

Распечатка и передача плана услуг на исполнение

Проект плана подготовлен и согласован вышестоящим руководством

План успешно распечатан и передан на исполнение ответственным лицам

Необходимость проверки проекта плана на корректность составления, а также на наличие всех заявок, имеющих срочный характер исполнения

4

Изменение статуса плана по оказанию услуг

Наличие информации об изменении фактического состояния плана

Статус плана успешно изменен

Информация о необходимости изменения статуса плана в соответствие с его фактическим состоянием

Бизнес-процесс «Учет претензий клиентов»

1

Регистрация полученной претензии в системе

Получена претензия клиента в адрес организации

Претензия успешно зарегистрирована в журнале регистрации претензий

Необходимость занесения реквизитов поступившей претензии

2

Изменение статуса рассмотренной претензии

Полученная претензия рассмотрена и вынесено решение о ее удовлетворении или отклонении

Статус претензии успешно изменен

Информация о необходимости изменения статуса претензии по результатам ее рассмотрения

3

Подготовка уведомительного письма клиенту

Принято решение по результатам рассмотрения претензии, которое должно быть сообщено клиенту

Исходящее письмо клиенту успешно сформировано

Необходимость информирования клиента о результатах рассмотрения претензии

Бизнес-процесс «Подготовка и учёт договоров»

1

Заполнение полей экранной формы договора

Заявка принята к исполнению и требует разработки проекта договора

Данные и реквизиты будущего договора успешно внесены в экранную форму

Принятая к исполнению заявка, инструкции по договорной работе

Окончание табл. П41.1

2

Корректировка значений полей формы договора

Наличие информации о необходимости корректировки отдельных полей договора

Данные успешно отредактированы

Отчёты по согласованиям договора, сведения о несогласованных пунктах

3

Распечатка и передача договора на исполнение

Проект договора подготовлен и согласован всеми ответственными сторонами

Договор успешно распечатан и передан на исполнение ответственным лицам

Согласованный и утверждённый договор

4

Изменение статуса договора

Наличие информации об изменении состояния договора

Статус договора успешно изменён

Отчёт об исполнении договора

Бизнес-процесс «Формирование заявок к контрагентам организации»

1

Заполнение полей экранной формы заявки

Наличие информации о необходимости заключения нового договора

Данные и реквизиты будущей заявки успешно внесены в экранную форму

Необходимость занесения реквизитов заявки к контрагенту

2

Корректировка значений полей формы заявки

Наличие информации о необходимости корректировки отдельных полей заявки

Данные успешно отредактированы

Информация о необходимости изменения сведений, входящих в заявку к контрагенту

3

Распечатка заявки к контрагенту

Заявка к контрагенту подготовлена к выводу на печать

Заявка к контрагенту успешно составлена

Необходимость информирования клиента о желании заключить договор

Бизнес-процесс «Формирование претензий к контрагентам организации»

1

Заполнение полей экранной формы претензии

Наличие информации о невыполнении условий договора

Данные и реквизиты будущей претензии успешно внесены в экранную форму

Необходимость занесения реквизитов претензии к контрагенту

2

Корректировка значений полей формы претензии

Наличие информации о необходимости корректировки отдельных полей претензии

Данные успешно отредактированы

Информация о необходимости изменения сведений, входящих в претензию к контрагенту

3

Распечатка претензии к контрагенту

Претензия к контрагенту подготовлена к выводу на печать

Претензия к контрагенту успешно составлена

Необходимость информирования клиента о невыполнении условий договора

Бизнес-процесс «Формирование отчетной документации»

1

Выбор даты и настройка параметров будущего отчета

Наличие информации о необходимости подготовки отчетности

Параметры будущего отчета успешно настроены

Завершение отчетного периода по деятельности отдела по работе с населением

2

Отбор сведений из таблиц базы данных

Настроены все необходимые параметры и заданы условия отбора данных

Отчетные данные успешно отобраны

Необходимость внесения в отчет определенных сведений

3

Распечатка составленной отчетной документации

Отобранные данные сформированы в отчет и подготовлены к выводу на печать

Сформированный отчет успешно распечатан

Информация о необходимости предоставления руководству отчетной документации