2.7. Обоснование выбора проектных решений по информационному обеспечению

Проектные решения по информационному обеспечению обосновываются с точки зрения внемашинного (классификаторы, справочники, документы) и внутримашинного (входные, промежуточные, выходные массивы информационных баз) информационного обеспечения.

2.7.1. Обоснование состава классификаторов и методов кодирования информации

Для эффективного поиска и обработки экономической информации на ЭВМ, а также передачи для ее по каналам связи, необходимо представить информацию в цифровом виде, с этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификатором называется документ, который представляет собой систематизированный перечень наименований классификационных группировок и их кодовые обозначения. С его помощью осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС. В настоящее время существуют следующие виды классификаторов: международные, межгосударственные, национальные, отраслевые и системные.

Проектируемая информационная система предполагает использование как общероссийских, так и системных классификаторов. Системные классификаторы применяются отдельными организациями в рамках своей автоматизированной системы. Они содержат информацию, необходимую для решения задач в конкретной АИС и отсутствующую в национальном или отраслевом классификаторе. Основными объектами системной классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, описывающие процессы, субъекты и объекты деятельности. В качестве метода кодирования был выбран порядковый метод, согласно которому каждый из объектов множества кодируется с помощью текущего номера по порядку, что обеспечивает простоту добавления новых объектов и краткость кода.

Благодаря применению систем классификации обеспечивается унификация восприятия информации и процессов ее обработки в системах экономического управления, что приводит к сокращению затрат на создание и эксплуатацию информационных систем и повышению их эффективности.

Перечень используемых классификаторов предметной области и их характеристика приведены в прил. 19.

2. Обоснование состава входных и выходных документов

В результате проведения функционально-информационного анализа предметной области (см. п. 1.3), а также описания общей характеристики организации решения задач на ЭВМ (см. п. 1.10.2) был выявлен перечень всех входных и выходных документов, задействованных в бизнес-процессах, связанных с управлением взаиморасчетами с контрагентами предприятия.

Формы всех документы из этого перечня можно классифицированы следующим образом:

1. Формы документов с жестко закрепленной структурой и методами построения, определенные на основе законодательных актов, которым под­чинена деятельность организации, и не имеющих возможности модификации. К таким документам относятся: заявки на оказание услуг, претензии от населения, каталог оказываемых услуг, сводная ведомость по количеству обслуживаемых домов и их площади, план по оказанию услуг населению, ответные письма населению по факту рассмотрения заявки / претензии, заявки и договоры на оказание услуг, претензии к контрагентам, акты оказания услуг, товарные накладные, платежные поручения.

2. Формы документов со свободной структурой и методами построе­ния, разработанными для передачи информации между подразделениями, с последующим вводом ее в информационную систему. К документам такой формы относятся: служебная записка о наличии непогашенной задолженности клиента по оплате ЖКУ, служебная записка о погашении задолженности клиента по оплате ЖКУ, служебная записка о наличии ресурсов, необходимых для реализации услуг по заявке, список квартиросъемщиков, имеющих право на льготы по оплате ЖКУ, состояние ресурсов на начало отчетного периода, отчёты о выявленных нарушениях по договору и др.

3. Формы документов со свободной структурой и методами построе­ния, разработанными для внутренних нужд предприятия. К таким документам относятся различного вида отчетная документация: отчет о количестве поступивших заявок за месяц, отчет о количестве временно-отклоненных заявок, отчет о количестве поступивших жалоб за месяц, отчет о результатах выполнения текущего плана по оказанию услуг населению, отчёты по работе с договорами, сводные отчёты по расчётам с контрагентами, по графикам платежей, по исполнению договоров и т. д.

Одной из основных задач при разработке информаци­онной системы является оптимизация временных затрат на обслуживание населения и подготовку различной документации, путем ухода от избыточного бумажного документооборота. Как правило, очень много времени уходит на ведение записей, а также на разработку документов, которые в дальнейшем не используются в реальной деятельности в полном объеме. Путь решения этой проблемы уже обозначен выше – необходимо обеспечить уход от бумажного документооборота путем разработки идентичных электронных форм тех до­кументов, которые в действительности будут использоваться организацией, и которые будут иметь четко-закрепленную структуру и методы построения.