9.2. Організація документування праці та її оплати

Кількість і склад персоналу, необхідний підприємству, залежить від його розміру, рівня механізації, напрямку спеціалізації, структури і організації виробництва та інших чинників. Потребу в робочій силі визначають в плані економічного і соціального розвитку чи бізнес-плані підприємства.

Облік особового складу працівників має забезпечити систематичне одержання даних про кількість працівників на підприємстві, а також за його структурними підрозділами, про склад працівників за статтю, віком, категоріями персоналу, посадами, спеціальностями, освітою, стажем роботи та іншими ознаками.

Міністерство статистики України Наказами № 253 від 9 жовтня 1995 р. і № 277 від 27 жовтня 1995 р. затвердило первинні документи з обліку кількості робітників і службовців:

• П-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу";

• П-2 "Особова картка";

• П-3 "Алфавітна картка";

• П-4 "Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує нау­ково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи";

• П-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу";

• П-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки";

• П-7 "Список № про надання відпустки";

• П-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)";

• П-9 "Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них";

• П-10 "Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них";

• П-11 "Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них";

• П-12 "Табель обліку використання робочого часу та розрахунку за­робітної плати";

• П-13 "Табель обліку використання робочого часу";

• П-14 "Табель обліку використання робочого часу";

• П-15 "Список осіб, які працювали в надурочний час"; . П-16 "Листок обліку простоїв".

Основним документом про трудову діяльність працівника є тру­дова книжка. Ведуть її на кожного працівника, який пропрацював на підприємстві понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємства, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуть тільки за місцем основної роботи. Порядок ведення трудових книжок визна­чено "Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підпри­ємствах, в установах і організаціях" (затв. наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального за­хисту населення України № 58 від 29 липня 1993 р.).

Під час влаштування на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку. Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудо­вої книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.

Трудові книжки працівників зберігають на підприємстві. Записи в них при прийманні на роботу, звільненні або переведенні на іншу робо­ту повинні проводитись у точній відповідності з формулюванням чин­ного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Для обліку трудових книжок на підприємстві ведуть Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-9) і Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-10).

В книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-9) обліковують операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків книжок. Зазначену книгу ведуть у бухгалтерії підприємства.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-10) ведуть у відділі кадрів підприємства. В ній реєструють всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на робо­ту, а також видані знову. При одержанні трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особистій картці і в книзі об­ліку. Бланки трудових книжок і вкладишів до них обліковують як до­кументи суворої звітності.

На кожного працівника підприємства заповнюють за встановле­ною формою особову картку. Записи в ній здійснюють на підставі паспорта, трудової книжки, військового квитка, диплома (свідоцтва про закінчення навчального закладу), наказів про приймання, пере­ведення, звільнення тощо.

На керівних та інженерно-технічних працівників, службовців, матері­ально відповідальних осіб і наукових працівників, крім особових карток заповнюють також особовий листок з обліку кадрів. На наукових праців­ників, крім того, заповнюють особову картку наукового працівника.

Рух особового складу працівників підприємства інспектор з кадрів відображає в окремій книзі.

Оплата праці може здійснюватися за трудовими угодами і за кон­трактом.

Для контролю за трудовою дисципліною та обліку використання робочого часу ведуть табель обліку використання робочого часу (фор­ма №П-13).

У табелі проставляють за датами відпрацьований час, неявки на роботу із зазначенням їхніх причин. Табель є підставою для нараху­вання оплати праці працівникам з почасовою оплатою.

Табель підписують керівник структурного підрозділу, а також об­ліковець або інша особа, уповноважена вести табель, і здають в бух­галтерію підприємства в одному примірнику.

Передають табель в бухгалтерію два рази на місяць:

• для коригування суми виплат за першу половину місяця (авансу);

• для розрахунку заробітної плати за місяць.

Для відображення завдання і обліку обсягу фактично виконаних робіт, відпрацьованого часу і нарахування оплати праці в промисло­вості, будівництві, допоміжних виробництвах, майстернях застосову­ють наряд на відрядну роботу. Він є двох варіантів: для бригади та індивідуальний (типові форми № П-40 і П-41).

В сільському господарстві для нарахування оплати праці за вико­нання кінно-ручних робіт використовують Обліковий листок праці і виконаних робіт. Облік праці та нарахування оплати праці трактористам-машиністам ведуть в Облікових листках тракториста-машиніста.

Для обліку роботи вантажного автотранспорту і нарахування опла­ти праці за виконані роботи водіям автомобілів та іншим особам, зв'я­заним з перевезенням вантажів, застосовують подорожній лист ван­тажного автомобіля, типова форма якого затверджена наказом Мін-трансу України № 488/346 29 грудня 1995 р.

Працю інженерно-технічних працівників, службовців, молодшого обслуговувального персоналу, працівників житлово-комунального гос­подарства і працівників інших категорій підприємства, які мають тверді місячні ставки, обліковують в окремих табелях обліку робочого часу.

Нарахування оплати праці може здійснюватися за складеними тру­довими угодами та актами приймання виконаних робіт.

Всі первинні документи з нарахування оплати праці підписують ке­рівники структурних підрозділів, в яких виконувались відповідні робо­ти. Потрібно чітко розуміти, що нічиєї оплати праці немає. Завжди має бути конкретний об'єкт, з яким пов'язане нарахування оплати праці.