7.4. Організація обліку наявності основних засобів

Обліковують основні засоби за кожним інвентарним об'єктом. Для індивідуального обліку об'єкти нумерують, тобто присвоюють їм ін­вентарні номери.

Інвентарний номер наносять на об'єкт фарбою, прикріплюють у вигляді металевого жетона або іншим способом. Номер, присвоєний об'єкту, переважно, зберігається за ним протягом всього періоду пере­бування в господарстві. Його вказують у всіх первинних документах з обліку наявності, руху та ремонту основних засобів. Інвентарний номер об'єкта, що вибув, не присвоюють іншому об'єкту.

Аналітичний облік основних засобів можна вести в інвентарних картках, в книзі обліку основних засобів, інвентаризаційних описах. На кожний об'єкт відкривають окрему картку (форма № 03-6), вка­зують назву та призначення об'єкта, його місцезнаходження, коротку характеристику, дані про капітальний ремонт та інші показники.

Облік дрібних об'єктів провадять в інвентарних картках групового обліку основних засобів. Тут однорідні об'єкти обліковують за кіль­кістю та сумою в груповому порядку, тобто на кожний об'єкт не від­кривають окремої картки, що зменшує їхню потребу. Проте з метою індивідуального обліку наявності та руху об'єктів в картці потрібно для кожного з них відводити окремий рядок.

Відкриті картки записують в опис, чим забезпечується контроль за їхньою наявністю. В описі для кожної класифікаційної групи основ­них засобів відводять окремий розділ, в якому виділено для неї серію інвентарних номерів. Кожний розділ шифрують. При цьому важливо, щоб номер інвентарної картки, зазначений в описі, збігався з інвен­тарним номером об'єкта. Це спрощує облік і контроль наявності та руху інвентарних карток і основних засобів.

Інвентарні картки, зареєстровані в описі, розміщують у картотеці згідно з класифікаційними групами, до яких відносять об'єкти.

Для зручності користування картотекою застосовують роздільни­ки, виготовлені з картону або фанери, якими відокремлюють одну групу засобів від іншої. Шифри та назву групи основних засобів вка­зують на роздільниках і на інвентарних картках.

Інвентарні картки можна групувати в картотеці за місцями збере­ження й експлуатації, а всередині - згідно з класифікацією основних засобів. Така побудова картотеки дає можливість швидко встановити, які об'єкти знаходяться в конкретному підрозділі, що використовують в поточній діяльності підприємства. Вона зручна для проведення ін­вентаризації, тому що легко встановити, які матеріальні цінності за­кріплені та рахуються за відповідними матеріально відповідальними особами.

При переміщенні об'єктів всередині підприємства у картотеці від­повідно переставляють інвентарні картки, здійснюючи в них запис про рух основних засобів.

Такий порядок розміщення інвентарних карток доцільно застосо­вувати на великих підприємствах, які мають багато виробничих під­розділів і велику кількість об'єктів. Проте в більшості випадків ін­вентарні картки групують згідно з класифікацією основних засобів без розподілу за місцем знаходження, яке можна легко встановити відповідно до записів на самій картці. Інвентарні картки, відкриті в поточному місяці за об'єктами, що надійшли та вибули за цей період, зберігають до кінця місяця окремо від інших підрозділів картотеки. На підставі цих карток у кінці місяця провадять записи в картку об­ліку руху основних засобів (форма № 03-8) у грошовому виразі за кожною класифікаційною групою. Після запису інвентарні картки за об'єктами, що надійшли, розміщують у відповідні групи картотеки, а за тими, що вибули, підшивають до бухгалтерських документів по­точного місяця.

Облік тварин основного стада має деякі особливості порівняно з іншими основними засобами. На них також ведуть інвентаризаційні описи, де вказано інвентарний номер кожної з них. Крім того, облі­ковують тварин на фермах у "Книзі обліку руху худоби", в якій відо­бражають всі зміни, що відбулися в основному стаді, аналогічно, як і щодо молодняку тварин та тварин на відгодівлі. Записи роблять на підставі первинних документів, у яких показано надходження або ви­буття тварин.

У кінці місяця на підставі узагальнених даних про зміни поголів'я, що відображені в книзі обліку руху худоби, завідуючий фермою скла­дає Звіт про рух тварин і птиці на фермі. Дані цих звітів з усіх ферм переносять у журнал-ордер № 9 с.-г. та відомість № 9а с.-г. за рахун­ком 16 "Довгострокові біологічні активи" (в частині обліку руху до­рослої продуктивної і робочої худоби), де за кожною групою тварин основного стада показують наявність та рух поголів'я за місяць і з початку року.

Обліковують основні засоби на рахунку 10 "Основні засоби". Це активний матеріальний рахунок, за дебетом якого відображають наяв­ність та надходження об'єктів основних засобів, а за кредитом - їхнє вибуття. До рахунку 10 застосовують субрахунки згідно з прийнятою класифікацією.

Рахунок 11 "Інші необоротні матеріальні активи" призначений для обліку та узагальнення інформації про наявність та рух інших нео­боротних матеріальних активів, які не відображені у складі об'єктів обліку на рахунку 10 "Основні засоби".

За дебетом рахунку 11 "Інші необоротні матеріальні активи" відо­бражають надходження придбаних, створених, безоплатно отриманих інших необоротних матеріальних активів на підприємство (за первіс­ною вартістю); суми витрат, які пов'язані з поліпшенням об'єктів (ре­конструкція, модернізація), що приводить до збільшення майбутніх економічних вигод, первісно очікуваних від використання об'єкта; су­ми дооцінення вартості об'єктів необоротних матеріальних активів. За кредитом рахунку 11 відображають вибуття інших необоротних матеріальних активів внаслідок продажу, безоплатної передачі або невідповідності критеріям визнання активом, а також у разі часткової ліквідації об'єктів та суму їхньої уцінки.

Рахунок 11 має сім субрахунків:

111. "Бібліотечні фонди";

112. "Малоцінні необоротні матеріальні активи";

113. "Тимчасові (нетитульні) споруди";

114. "Природні ресурси";

115. "Інвентарна тара";

111. "Предмети прокату";

112. "Інші необоротні матеріальні активи".

Кожний з цих субрахунків призначений для обліку відповідних груп інших необоротних активів.

На субрахунку 111 "Бібліотечні фонди" ведуть облік наявності та руху бібліотечних фондів.

Приклад. Проведено передплату на газету "Урядовий кур'єр" та на журнал "Бухгалтерія в сільському господарстві". Спочатку суму за передплату відносять в дебет рахунку 39 "Витрати майбутніх пе­ріодів". Потім щомісяця відповідні суми відносять у витрати на де­бет рахунку 92 "Адміністративні витрати" з кредиту рахунку 39. Але можна списати всю суму за передплату у витрати в момент її сплати, що відповідає вимогам податкового обліку. Одержані газети підшива­ють, журнали підбирають і обліковують позасистемно, тобто не відо­бражають за рахунками бухгалтерського обліку.

Якщо на підприємстві створюють спеціальну бібліотеку, тоді на кож­не видання заводять картку і формують каталоги. В такому разі у міру надходження видань їх оприбутковують в дебет субрахунку 111 "Бі­бліотечні фонди" з кредиту субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" та інших, що залежать від порядку придбання бібліотечних фондів. Списують їх за актами, що складає комісія на підприємстві.

На субрахунку 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи" ві­дображають вартість предметів, строк корисного використання яких більше одного року, зокрема спеціальні інструменти і спеціальні при­стосування, вартість яких погашається нарахуванням зносу за вста­новленою підприємством ставкою (нормою) з урахуванням очікува­ного способу використання таких об'єктів.

У разі видання зі складу в експлуатацію малоцінні необоротні мате­ріальні активи з балансу не списують, а відображають як внутрішньо­господарське переміщення об'єктів за дебетом і кредитом субрахунку 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи". Для розмежування цінностей, які знаходяться на складі та в експлуатації, до субрахунку 112 доцільно ввести такі субрахунки:

1121. "Малоцінні необоротні матеріальні активи на складі";

1122. "Малоцінні необоротні матеріальні активи в експлуатації".

Під час передання об'єктів із складу в експлуатацію потрібно що­до них нараховувати амортизацію: дебет рахунків 23 "Виробництво", 91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати" та ін. і кредит субрахунку 132 "Знос інших необоротних матеріальних ак­тивів".

З експлуатації такі предмети списують на підставі акта: дебет су­брахунку 132 і кредит субрахунку 1122. Одночасно донараховують відповідну суму амортизації: дебет рахунків 23, 91, 92 і кредит субра­хунку 132.

Амортизацію щодо малоцінних предметів нараховують в порядку, прийнятому на підприємстві. Для цього можна нараховувати аморти­зацію в розмірі 50% вартості об'єктів при виданні їх в експлуатацію, а решту 50 % вартості - при списанні об'єктів. Можна нараховувати також амортизацію в розмірі 100% вартості об'єктів при виданні їх в експлуатацію.

Порядок розмежування предметів, які потрібно обліковувати на рахунку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" і на субрахун­ку 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи" зазначають в об­ліковій політиці підприємства.

На субрахунку 113 "Тимчасові (нетитульні) споруди" ведуть облік експлуатаційних тимчасових (нетитульних) споруд.

На субрахунку 114 "Природні ресурси" обліковують наявність та рух придбаних природних ресурсів для дальшого видобутку (нафти, газу тощо).

На субрахунку 115 "Інвентарна тара" ведуть облік наявності та ру­ху інвентарної тари. До інвентарної тари належать багатооборотна та­ра тривалого використання, яка не видається під заставу, а постійно перебуває на підприємстві та використовується для зберігання мате­ріальних цінностей на складах або для забезпечення процесів вироб­ництва чи реалізації (діжки, чани, цистерни, металеві ящики тощо). Ця багатооборотна тара тривалого використання називається інвен­тарною, тому що належить до інвентарних об'єктів, кожному з яких присвоюють індивідуальний інвентарний номер.

Обліковують інвентарну тару в інвентарних картках - на кожний інвентарний об'єкт заводять окрему інвентарну картку.

Витрати на придбання інвентарної тари відображають у складі капі­тальних інвестицій. По ній нараховують амортизацію, як передбачено П(С)БО 7 "Основні засоби". Списують інвентарну тару внаслідок лік­відації за актами, які складає комісія, або у зв'язку з продажем. Опера­ції з вибуття інвентарної тари відображають аналогічно до інших видів основних засобів. Неінвентарну тару обліковують у складі запасів.

На субрахунку 116 "Предмети прокату" показують наявність та рух активів, призначених для видачі напрокат.

На субрахунку 117 "Інші необоротні матеріальні активи" ведуть облік наявності та руху інших необоротних матеріальних активів, які не відображені на інших субрахунках рахунку 11 "Інші необоротні матеріали активи".

Аналітичний облік необоротних матеріальних активів ведуть щодо кожного об'єкта цих активів.

За такими ж групами на окремих субрахунках ведуть бухгалтер­ський облік основних засобів, що не використовують у виробничій діяльності, а також тих, що за договорами оренди цілісних майнових комплексів або фінансового лізингу (оренди) зараховані або зарахову­ються на баланс підприємства. Розмежовують в обліку об'єкти опера­ційної та інвестиційної нерухомості.