Обчислення в запиті

Запити стають ще ефективніше, якщо в них включені обчислення. Над отриманими в результаті виконання запиту даними можна провести обчислення, використовуючи надані Ассеss функції. Припустимо, у таблиці, що містить зведення про всі торгові операції фірми, нам необхідно визначити обсяги продаж, а також їх середні значення для окремих продавців.

Для визначення обсягів продажів натискають кнопку зі знаком суми Σ на панелі інструментів. В результаті в бланку запиту з'явиться новий рядок з іменем То1а1 (Групова операція).

У QВЕ-області активізують позицію, розташовану на перетині рядка Total і колонки Обсяг операцій, відчиняють список функцій і вибирають функцію Sum.

Після виконання запиту Select Query у вікні відобразяться всі значення обсягів продажів окремих продавців. Таке впорядкування є результатом застосування функції групування Group By, що автоматично вставляється в кожне поле рядка Тоtal бланку запиту відразу після натискання кнопки зі знаком суми на панелі інструментів.

Функція групування застосовується по замовчуванню. Вона служить для об'єднання ідентичних записів і виявлення дублювання. Якщо в таблиці є поле лічильника, то всі записи різноманітні, тому що кожен з них містить унікальний номер.

Функція Count у поле Продавець дозволяє визначити кількість покупок для зазначеного обсягу продажів.

Запити по декількох таблицях

Запити можна створювати для вибору даних як з однієї, так і з декількох таблиць. При цьому варто враховувати наявність зв'язків між таблицями.

Якщо розробляється запит для декількох таблиць, між котрими немає зв'язку, Access розглядає кожну таблицю як незалежний об'єкт і дозволяє скласти будь-яку можливу комбінацію з полів у вікні конструктора.

У цьому випадку модель реляційної бази даних працює правильно лише в тому випадку, якщо коректно встановлено відношення між полями таблиць бази. Обов'язковою умовою зв'язку між таблицями є наявність двох однакових полів.

Леція № 19

Створення та використання форм в ms Access

План

1. Типи форм та режими роботи з формами в MS Access.

2. Способи створення форм в MS Access.

3. Створення форм в режимі майстра.

4. Створення форм в режимі конструктора.

5. Створення звітів в MS Access.

Форми – це діалогові вікна, що зберігаються в базі даних (БД) MS Access у вигляді об'єктів спеціального типу. За допомогою форм Access дозволяє організувати зручний та зрозумілий інтерфейс користувача для роботи з БД. Пов'язані з таблицями форми надають зручний спосіб введення, перегляду і редагування даних у таблицях. Не пов'язані з таблицями форми використовуються для керування процесом діалогу користувача під час роботи з БД.

Форми можуть містити так звані елементи управління, за допомогою яких здійснюється керування процесом діалогу та доступ до даних у таблицях та запитах. Елементами управління є текстові поля для введення та редагування даних, кнопки, прапорці, перемикачі, списки, написи, а також рамки об'єктів для відображення графіки та об'єктів OLE. Створення форм, що містять необхідні елементи управління, суттєво спрощує процес введення даних, дозволяє здійснювати перевірку коректності даних під час їх введення. Крім того, використовуючи форми, можна одержувати розрахункові дані, а за допомогою так званих підпорядкованих форм забезпечити доступ до даних у зв'язаних таблицях.

Типи форм

Розрізняють форми двох типів: зв'язані з таблицями або запитами та не зв'язані (екранні меню). Форми першого типу, якщо вони створені на основі таблиці, представляють собою шаблон для відображення, введення та редагування даних таблиці. Форми, створені на основі запиту, дозволяють переглянути результати виконання запиту, зокрема результати обчислень над даними у таблицях. Форми другого типу представляють собою екеранні меню та використовуються для керування процесом діалогу під час роботи з БД.