Лекція № 18 Створення зпитів в ms Access. Призначення та формування запитів

Запити призначені для перегляду, зміни й аналізу даних. Вони використовуються також у якості джерела записів при створенні форм і звітів. Одним із найбільше поширених запитів є запит на вибірку, що виконує вибір даних з однієї або декількох таблиць відповідно до заданих користувачем критеріями.

Для створення запиту на вибірку необхідно:

1. У вікні бази перейти на вкладку Query (Запити) і клацнути на кнопці New.

2. На екрані з'явиться діалогове вікно New, призначене для вибору засобу побудови запиту:

• Simple Query Wizard - майстер запитів служить для створення простих запитів.

• Design View - конструктором запитів використовується, якщо запит достатньо складний.

Побудова запиту за допомогою конструктора:

1. Виберіть значення Design View у вікні New Query.

2. На екрані з'являться два вікна: вікно конструктора запитів Select Query і вікно вибору таблиць Show Table.

Вікно Select Query складається з трьох вкладок, що містять переліки об'єктів, запропонованих програмою для проектування запиту: Table (Таблиці), Query (Запити) і Both (Таблиці і запити).

У вікні Show Table необхідно вибрати ім’я таблиць, а потім клацнути на кнопках Add і Close.

У верхній частині вікна конструктора запитів з'являться таблиці і списком їх полів.

За допомогою подвійного клацання на необхідних полях імена цих полів будуть переміщені в рядок Field бланка запиту (нижня половина вікна конструктора запитів). У нижній частині бланку запиту вказуються параметри запиту і дані, що потрібно відібрати (Criteria), а також визначається засіб їхнього відображення на екрані (Show).

Бланк запиту називають також QВЕ-областью (Query by example - Запит за зразком).

Для впорядкування відібраних записів за алфавітом доцільно скористатися можливостями сортування самого запиту. У рядку Sort у списку вибирають вид сортування даних по зростанню (Ascending) або по спаданню (Descending).

3. Закрити вікно конструктора запитів, і у вікні, що з'явилося, Save as присвоїти запиту ім'я.

Ім'я збереженого запиту програма включає до списку, що знаходиться на вкладці Query вікна бази даних. Результат виконання запиту відображається після натискання кнопки Open у вікні бази даних або кнопки ! (Run) на панелі інструментів Query Design, а також після подвійного клацання на імені запиту. При цьому не має значення, відкрита таблиця з даними або ні. Результат виконання даного запиту формується у вигляді динамічної таблиці. .

Індикатори в рядку Show дозволяють скасувати відображення полів у запиті ще при його створенні.

Сортування даних у таблиці по вмісту тільки одного стовпчика не завжди призводить до бажаних результатів, тому іноді потрібно здійснювати сортування по вмісту декількох полів.

Щоб прискорити сортування, варто розміщати поруч поля, дані котрих необхідно просортувати.

Застосування спеціальних критеріїв

При створенні запиту можна задати додаткові критерії, внаслідок чого він буде здійснювати вибір тільки потрібних зведень у кожному полі. Наприклад, вибір усіх львівських адрес з кодом Б:

У запитах символи підстановки * і ? застосовуються так само, як і в усіх Windows-застосуваннях. Символ зірочки замінює будь-яку кількість букв або цифр, а знак питання - тільки один символ.

Всі рядки, розташовані під рядком Criteria, служать для задання критеріїв добору. Таким чином, для одного поля можна визначити два, три і більш критерії вибору даних. По замовчуванню всі елементи критерію об'єднуються оператором Or (АБО). Це значить, що запит вибере ті записи, що відповідають хоча б одному критерію.

Щоб об'єднати декілька умов вибору оператором And (И), варто записати їх в одному рядку.

Іншою формою запису цього критерію є вираз:

>110000 And <150000

У результаті будуть відібрані тільки ті записи, що задовольняють обом умовам.

Якщо необхідно відібрати декілька діапазонів значень, критерій для кожного діапазону варто зазначити в окремому рядку.