Лекція №17 Створення таблиць в ms Access.
Таблиці є основним об'єктом MS Access, якому відповідає кнопка Table (Таблица) у вікні бази даних MS Access .
Створення таблиці відбувається у два етапи:
задання структури таблиці;
заповнення таблиці даними.
Зауваження. У документації і літературі з MS Access стовпець таблиці називається полем, тому в подальшому ми будемо використовувати ці два терміни як синоніми.
Задаючи структуру таблиці, вибирають інформацію з предметної області, яка визначатиме поля таблиці, їх тип та характеристики і визначають, яке поле має бути первинним ключем. Первинний ключ – це поле (або сукупність полів), значення якого (яких) однозначно ідентифікує окремий рядок таблиці.
У MS Access первинний ключ може бути представлений в одному з трьох видів: лічильник, простий ключ і складений ключ.
Якщо первинний ключ створюваної таблиці не був визначений до моменту запам’ятовування її структури, то при її зберіганні буде видане повідомлення про необхідність вказання первинного ключа. У цьому випадку при натисканні кнопки Yes (Да) буде створений первинний ключ виду лічильник з ім'ям ID і типом даних AutoNumber (Счетчик).
Для створення простого ключа необхідно мати такий стовпець у таблиці, у якому містяться тільки унікальні значення (наприклад, певні коди або номери). Якщо обраний стовпець містить значення, які повторюються, або порожні значення, то його не можна призначити у якості первинного ключа. Якщо повтори значень у стовпці усунути неможливо, то необхідно або додати в таблицю поле лічильника і зробити його первинним ключем, або визначити складений ключ.
Складений ключ створюється тоді, коли неможливо гарантувати унікальність значень первинного ключа за допомогою одного стовпця (поля). Він являє собою комбінацію декількох полів таблиці.
У MS Access спроектовані таблиці можна створити такими способами:
шляхом введення даних (використовується для таблиць з простою структурою);
за допомогою Конструктора таблиць (основний спосіб);
за допомогою Майстра створення таблиць для створення деяких типових таблиць на основі готових шаблонів Майстра;
шляхом імпортування даних, створених в іншій базі даних або в іншому Windows-застосуванні.
Для безпосередньої роботи з таблицями існує три режими, що перемикаються за допомогою кнопки View (Вид) на панелі інструментів:
режим Datasheet View (Режим таблицы) – для роботи з даними таблиці (перегляду, редагування, додавання, сортування і т.п.);
режим Design View (Конструктор) (рис. 5) – для створення чи модифікації структури таблиці (задавання імен полів, типів їх значень, додаткових описів, вказування властивостей);
режим Print Preview (Предварительный просмотр) – для перегляду даних перед друком таблиці.
Для створення нової таблиці потрібно активізувати кнопку Tables (Таблицы) на панелі об'єктів вікна бази даних і натиснути кнопку New (Создать). Висвічується діалогове вікно New Table (Новая таблица) (рис. 3), в якому вибираємо спосіб створення таблиці:
Datasheet (Режим таблицы);
Design View (Конструктор);
Table Wizard (Мастер таблиц);
Import Table (Импорт таблицы);
Link Table (Связь с таблицами).
Створення таблиці за допомогою Конструктора таблиць
Вікно Конструктора складається з двох частин (панелей). Верхня панель містить таблицю з трьох стовпців: Field Name (Имя поля), Data Type (Тип данных) і Description (Описание). У стовпці Field Name (Имя поля) вказуються імена полів створюваної таблиці, у стовпці Data Type (Тип данных) вказується тип даних для кожного поля. Заповнення двох перших стовпців є обов'язковим. Стовпець Description (Описание) заповнювати не обов'язково. Воно може містити додатковий коментар до опису полів. На нижній панелі розташовуються дві вкладки властивостей полів: General (Общие) і Lookup (Подстановка), а також область контекстної довідки. Переміщатися між панелями можна за допомогою клавіші <F6>.
У режимі Конструктора таблиці створюються шляхом задавання імен полів, типів їх значень, властивостей. Для цього необхідно:
1. Двічі клацнути лівою кнопкою миші на пункті Create table in Design View (Создание таблицы с помощью конструктора) чи натиснути на кнопку New (Создать) у верхній частині вікна бази даних, далі вибрати зі списку у вікні New Table (Новая таблица) елемент Design View (Конструктор) і натиснути на кнопку ОК. Відкривається порожнє вікно Конструктора таблиць (рис. 4).
2. У вікні Конструктора по черзі ввести імена полів нової таблиці у стовпець Field Name (Имя поля).
3. У стовпці Data Type (Тип данных) ввести або вибрати зі списку, що розкривається, тип даних, які будуть міститися в даному полі.
4. У стовпці Description (Описание) можна ввести опис даного поля (не обов'язково).
5. У нижній частині вікна Конструктора таблиць на вкладках General (Общие) і Lookup (Подстановка) вказати властивості кожного поля або залишити значення властивостей за замовчуванням (див. розділ 3.3).
6. Вказати первинний ключ таблиці. Для цього спочатку потрібно виділити (відмітити) поля, які будуть входити до його складу. Щоб виділити одне поле, достатньо просто клацнути мишею на рядку з потрібним полем. У випадку складеного ключа виділяємо перше поле, натискаємо на клавішу <Ctrl> і, утримуючи її, виділяємо решту полів. Після цього слід натиснути кнопку Primary Key (Ключевое поле) на панелі інструментів Table Design (Конструктор таблиц). Поля, які утворюють первинний ключ таблиці, позначаються спеціальним значком – знаком ключа у смузі виділення у лівій частині верхньої панелі Конструктора таблиць.
7. Після опису всіх полів таблиці слід натиснути на кнопку Close (Закрыть).
8. На питання Do you want to save changes to the design of table <імя таблицы>? (Сохранить изменения макета структуры таблицы <ім'я таблиці>?) натиснути на кнопку Yes (Да).
9. У вікні Save As (Сохранить как) в полі Table Name (Имя таблицы) ввести ім'я таблиці, яка створюється, і натиснути на кнопку ОК.
10. Якщо первинний ключ таблиці не призначався, то буде з’являтися повідомлення There is no primary key defined (Ключевые поля не заданы) і питання Do you want to create a primary key now ? (Создать ключевое поле сейчас?). Якщо натиснути на кнопку Yes (Да), то система самостійно призначить первинний ключ шляхом доповнення таблиці новим стовпцем IDnumber (Код) з типом значень “лічильник”. Якщо ж натиснути кнопку No (Нет), то буде створено таблицю без первинного ключа.
У MS Access допускаються такі типи даних:
Text (Текстовый) – символьні або числові дані, які не потребують обчислень. Кількість символів (до 255), яка може бути введена у дане поле, задається за допомогою властивості Field Size (Размер поля).
MEMO (Поле MЕМО) – текстова інформація, довжина якої перевищує 255 символів.
Number (Числовой) – числові дані, які беруть участь у математичних розрахунках. Даний тип має багато підтипів. Для встановлення підтипу числових даних служить властивість Field Size (Размер поля) у вкладці General (Общие). Звичайно використовується підтип Long lnteger (Длинное целое), що займає 4 байти і Double (з плаваючою крапкою (8 байт)). Крім цих типів, можна вказати: Byte (Байт), Integer (Целое), Single (з плаваючою крапкою (4 байти)), Replication ID (Код репликации), Decimal (Десятичное). Властивість Decimal Places (Число десятичных знаков) задає точність, тобто кількість цифр, що стоять праворуч від десяткового роздільника. Значення властивості можна вибрати із списку, що розкривається. Якщо точність має визначатись автоматично, необхідно вибрати значення Auto (Авто).
Date/Time (Дата/Время) – дані типу дата і/або час, які зберігаються в спеціальному фіксованому числовому форматі. Дата є цілою частиною значення поля типу Дата/Время, а час – його дробовою частиною.
Currency (Денежный) – дані, точність представлення яких змінюється від 1 до 4 знаків після коми. Властивості співпадають з властивостями числового поля.
AutoNumber (Счетчик) – поле з цим типом даних містить чотирибайтний унікальний номер, який не можна оновлювати. Для кожного рядка таблиці значення цього номера автоматично збільшується на 1 чи змінюється випадковим чином. Значення цього поля змінювати не можна.
Yes/No (Логический) – логічне поле, яке може містити лише одне із значень True або False (Да або Нет). Поля цього типу не можуть використовуватись у якості первинних ключів.
OLE object (Поле объекта OLE) – посилання на OLE-об’єкт (лист Excel, документ Word, звук, зображення і т.п.). Тип об’єкта OLE залежить від застосування (прикладної програми), яке використовується для створення об’єкта OLE.
Hyperlink (Гиперссылка) – дозволяє вставляти в поле гіперпосилання, за допомогою якого можна посилатися на довільний фрагмент даних всередині сторінки чи файлу на тому ж комп’ютері, у локальній мережі чи в мережі Internet. Гіперпосилання складається з трьох частин: текст, який відображається, адреса (шлях до файлу чи сторінки) і додаткова адреса (положення всередині файлу чи сторінки). Поля типу Hyperlink не можуть можуть входити у склад первинного ключа або індексу.
Lookup Wizard (Мастер подстановок) – поле підстановок, яке дозволяє вибирати значення зі списку чи з поля із списком, що містить набір значень або значень з іншої таблиці (див. розділ 5.1).
Якщо тип даних поля вибрано, то в нижній панелі вікна відображається список властивостей для цього поля. Для того, щоб переглянути чи змінити властивості конкретного поля таблиці, необхідно виділити потрібне поле таблиці.
Властивості полів таблиці
Властивість Field Size (Размер поля) визначає максимальну довжину текстового поля. Для полів числового типу вказує форму допустимих значень.
Властивість Format (Формат поля) дозволяє вказати формати виведення тексту, чисел, дат і значень часу на екран чи на друк. Воно може набувати таких значень:
General Number (Основной) – використовується як значення за замовчуванням. Числа відображаються так, як вони були введені.
Currency (Денежный) – використовуються роздільники груп розрядів; від’ємні числа виводяться в круглих дужках.
Fixed (Фиксированный) – виводиться, принаймні, один розряд числа.
Standard (С разделителями разрядов) – числа виводяться з роздільниками груп розрядів.
Percent (Процентный) – значення збільшується на 100; додається символ відсотків (%).
Scientific (Експоненциальный) – числа виводяться в експонентній формі.
Властивість Decimal Places (Число десятичных знаков) вказує число цифр після коми. За замовчуванням встановлюється значення 2.
Властивість Caption (Подпись) – дозволяє задати заголовки стовпців таблиці.
Властивість Required (Обязательные значения) – поле Yes (Да) визначає, що введення даних у це поле є обов'язковим, No (Нет) – необов’язковим.
Властивість Format (Формат поля) вказує на формат виводу даних у режимі Таблиці.
Властивість Input Mask (Маска ввода) вказує маску введення даних, яка дозволяє автоматизувати перевірку символів, що вводяться. Для цього використовуються спеціальні символи шаблону (див. розділ 5.2).
Властивість Indexed (Индексированное поле) визначає, чи є дане поле індексованим і якщо воно є таким, то в якому з режимів Duplicates OK (Совпадения допускаются) і No duplicates (Совпадения не допускаются) (див. розділ 5.3).
Властивість Default Value (Значение по умолчанию) вказує значення, що вводиться автоматично в поле для кожного нового рядка таблиці, якщо користувачем у це поле не вводилось жодне значення.
Властивість Validation Rule (Условие на значение) дозволяє задати умову – обмеження на значення даних, що вводяться у це поле.
Властивість Validation Text (Сообщение об ошибке) видає вказане повідомлення користувачеві, якщо при введенні даних не виконалась умова, задана властивістю Validation Rule (Условие на значение).
Властивість Allow Zero Length (Пустые строки) визначає, чи припустимо вводити в дане поле порожні рядки, тобто текстові дані нульової довжини.
Для перегляду або коректування структури створеної таблиці (при знаходженні у вікні БД), можна виділити таблицю із списку таблиць і натиснути кнопку Design (Конструктор) на панелі у верхній частині вікна БД або клацнути правою кнопкою миші на імені таблиці і з контекстного меню вибрати команду Design (Конструктор).