29. Архитектура Microsoft Access

Традиционно понятие база данных (БД) означает набор взаимосвязанных данных, хранящихся в организованной форме. Access по способу хранения данных выделяется среди других настольных СУБД – в ее файлах могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса, запросы, отчеты. Благодаря этой уникальной технологии можно создавать приложения, целиком содержащиеся в одном–единственном mdb–файле, что облегчает создание и распространение приложений базы данных. Access создает файлы баз данных по определенной структуре, подобной структуре файлов реляционных баз данных архитектуры клиент–сервер. Файлы баз данных Access имеют расширение mdb. Access это не только набор взаимосвязанных данных, но ещё и набор средств для их отбора, просмотра, изменения и создания их с помощью отчетов. Именно в этом состоит главное отличие между базами данных Access и базами данных других приложений. Даже такие мощные СУБД архитектуры клиент–сервер, как Microsoft SQL Server, хранящие в едином файле все составляющие базу данных таблицы, не включают в этот файл никаких средств интерактивной работы с информацией БД, подобных формам и отчетам Access. Для работы с их данными нужны отдельные клиентные приложения.

В реляционных базах данных информация об объектах определенного вида (например, строениях) представляется в табличном виде – в столбцах (полях) сосредоточены различные характеристики объектов – атрибуты (например, кадастровые номера, функциональное назначение), а строки (записи) предназначены для описания значений всех атрибутов отдельного объекта недвижимости. Даже в том случае, когда вы используете функции СУБД для выбора информации из одной или нескольких таблиц (т.е. выполняете запрос), результат представляется в виде некоторой виртуальной таблицы. Более того, вы можете выполнить запрос с использованием результатов другого запроса. Представляется возможным объединить информацию из нескольких таблиц или запросов.

Подобно всем хорошим системам управления реляционными базами данных, ACCESS позволяет легко объединить связанную информацию, например, количественные данные об объектах недвижимости с их финансово–экономическими и качественными характеристиками. Но кроме этого он является дополнением к другим работающим с базами данных программным продуктам, поскольку Microsoft Access («access» по–английски означает «доступ») представляет широкие возможности для работы с данными из других источников, включая наиболее популярные СУБД для персональных компьютеров (например, dBASE, Paradox, FoxPro) и базы данных SQL, находящиеся на серверах. Особенно привлекательным является использование ACCESS в качестве СУБД для среды GeoMedia при работе с пространственной информацией.

Полностью поддерживая механизм OLE (Object Linking and Embedding, связь и внедрение объектов), ACCESS может выступать в качестве клиента или сервера по отношению к другим приложениям, таким как Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и Microsoft Schedule+.

СУБД предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание данных, работу с ними и организацию коллективного пользования информацией. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Термин база данных обычно относился только к файлам, в которых хранились данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые вы определяете для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

Таблица. Объект, который вы определяете и используете для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о строениях (зданиях, сооружениях). Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Каждое поле представляет собой элемент, зарезервированный для данных определенного типа. Каждая запись представляет собой элемент связанных данных. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Вы можете создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких таблиц.

Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Вы можете использовать формы для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать.

Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Перед выводом на принтер целесообразно предварительно просмотреть его на экране.

Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по вашему мнению, должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса вы можете осуществлять проверку некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру модуля.

Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

Данные и информация. Понимание различия между данными и информацией облегчает выявление сведений, которые необходимо хранить в базе данных. Это различие состоит в том, что данные – это статистические значения, хранящиеся в таблицах базы данных, в то время как информация – это сведения, которые запрашиваются пользователем и представляются ему в наиболее удобном виде. Другими словами, данные хранятся, а информация запрашивается. Отличие данных от информации надо учитывать при разработке проекта приложения. Сначала вы определяете задачи (какую информацию можно будет запрашивать и получать), а затем выясняете, что нужно хранить в базе данных для выполнения этих задач (какие данные нужны для получения и представления требуемой информации).

Типы данных. Access поддерживает восемь основных типов данных.

Тип данных для каждого из полей таблицы выбирается в соответствии с назначением и использованием конкретного поля. Для символьных данных обычно следует выбирать Текстовый тип. Поле МЕМО следует использовать только в тех случаях, когда размер текста может превысить 255 символов.

Если вы выбрали Числовой тип, вам следует тщательно обдумать вопрос о значении свойства размер поля, поскольку ваш выбор будет определять точность значений данных и объем памяти, необходимый для их хранения.

Тип Дата/Время используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени. Например, можно вычислить разницу в днях между двумя значениями Дата/Время.

Для хранения данных о денежных суммах пользуйтесь типом Денежный, который имеет ту же точность, что и тип числовой, но с фиксированным числом знаков после запятой.

Тип данных Счетчик специально предназначен для автоматической генерации значений первичного ключа. Таблица не может содержать более одного поля с типом данных счетчик.

Логический тип данных используется для хранения значений Истина и Ложь. Он особенно полезен, если вам нужно отметить, сдана ли недвижимость в аренду, произведены ли платежи за землю и т.п.

И, наконец, тип Поле объекта OLE позволяет хранить такие данные как картинки, диаграммы, звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Microsoft Windows 95. Например, Access позволяет хранить и редактировать документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, картинки Microsoft PowerPoint, звуковые файлы (*.wav), видеофайлы (*.avi) или рисунки, созданные в приложениях Paintbrush или Draw.

В данной главе дан обзор, предназначенный для общего знакомства с работой приложения Microsoft Access. Предполагается, что более детальное изучение данного приложения возможно при работе с конкретным материалом по имеющейся в Access подробной справочной системе, либо по различным печатным источникам.