5.4.6 Получение частных и общих итогов

 Часто в таблицах требуется подводить промежуточные (частные) и общие итоги с помощью различных операций. Для этого используется команда Данные/Итоги. В результате ее выполнения в таблицу вставляются итоговые строки.

До выполнения данной команды необходимо таблицу представить как БД и рассортировать ее по полю, при изменении значения которого надо подвести итоги. Затем следует указать:

• поле группировки данных – поле, по которому были рассортированы записи;

• операцию для подведения итогов;

• поля, по которым подводятся итоги.

Задание 6. Определить, на какую сумму продал товаров каждый менеджер (подвести частные итоги) и на какую сумму продали товаров все менеджеры (подвести общий итог).

Рекомендации по выполнению

• Скопируйте БД с листа Фильтр на Лист2 так, чтобы имя поля Менеджер находилось в ячейке А1.

• Выполните сортировку записей БД на Листе2 в алфавитном порядке значений поля Менеджер.

• Позиционируйте курсор на любую ячейку БД и выберите команду Данные/Итоги. В открывшемся окне (рис. 5.38) оставьте без изменения установки Excel по умолчанию, так как необходимо подводить итоги при каждом изменении значения поля Менеджер – суммировать значения поля Сумма, тыс. р. Нажмите [ОК].

Рис. 5.38 Окно Промежуточные итоги

• Проанализируйте полученный результат.

• Отобразите итоги с записями БД либо без них, используя кнопки со знаком «+» и «-» панели управления итогами (она располагается слева).

• Переименуйте Лист2, дав ему имя Итоги.

5.4.7 Создание сводной таблицы

 Сводная таблица (СТ) – это интерактивный отчет, в котором могут интегрироваться и анализироваться данные из источников: текущей БД; внешней БД; нескольких диапазонов; другой СТ.

С помощью СТ можно анализировать данные в различных разрезах, не создавая каждый раз новый отчет. В этом и заключается достоинство СТ. В СТ можно показывать данные, скрывая детали или, наоборот, со всеми подробностями.

СТ состоит из четырех областей:

• строка – в ней отображаются значения поля, используемого в качестве заголовков строк СТ;

• столбец – в ней отображаются значения поля, используемого в качестве заголовков столбцов СТ;

• данные – в ней отображаются итоговые значения как результат выполнения нужной операции;

• страница – позволяет применить фильтр к данным СТ.

СТ на основе текущей БД создается с помощью команды Данные/ Сводная таблица. В результате загружается Мастер сводных таблиц и диаграмм, который за три шага приводит к созданию СТ.

Задание 7. Создать сводную таблицу, позволяющую проводить анализ продаж товаров менеджерами в различных разрезах.

Рекомендации по выполнению

• Скопируйте БД с листа Фильтр на Лист3.

• На Листе3 позиционируйте курсор на любую ячейку БД и введите команду Данные/ Сводная таблица.

• В открывшемся окне Мастер сводных таблиц и диаграмм (рис. 5.39) сформируйте сводную таблицу:

• на 1-м шаге работы Мастера в группе Создать таблицу на основе данных, находящихся оставьте переключатель в положении в списке или базе данных Microsoft Office Excel; в группе Вид создаваемого отчета – в положении сводная таблица и нажмите [Далее];

• на 2-м шаге работы Мастера Excel автоматически определит диапазон ячеек, занимаемый БД, поэтому нажмите [Далее];

Рис. 5.39 Окна Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3

• на 3-м шаге работы Мастера нажмите [Макет]. В появившемся окне перетащите мышью (рис. 5.40):

Рис. 5.40 Окно Мастер сводных таблиц и диаграмм-макет

• кнопку [Менеджер] в область Строка (значения поля Менеджер будут заголовками строк СТ);

• кнопку [Товар] в область Столбец (значения поля Товар будут заголовками столбцов СТ);

• кнопку [Сумма, тыс.р.] в область Данные (по умолчанию будут суммироваться значения поля Сумма, тыс. р.);

Примечание. В области Данные можно выбрать другую операцию, выполняемую над значениями выбранного поля, открыв их перечень двойным щелчком мыши.

• кнопку [Месяц] в область Страница (значения поля Месяц будут определять страницу сводной таблицы). Нажмите [ОК];

• оставьте переключатель в положении новый лист и нажмите [Готово]. На новом листе появятся: сводная таблица (рис. 5.41), список полей сводной таблицы, панель инструментов Сводные таблицы.

Рис. 5.41 Вид сводной таблицы

Задание 8. Пользуясь сводной таблицей, проанализировать суммы продаж:

1) в январе;

2) менеджером Мороз А.И. в январе;

3) дисков в 1-м квартале всеми менеджерами;

4) дисков и ноутбуков в феврале всеми менеджерами;

5) товара в 1-м квартале менеджером Брель Л.В.

Рекомендации по выполнению

Раскрывайте список у полей, задействованных в условиях отбора, указанных в задании, и выбирайте требуемые значения.

Задание 9. Пользуясь сводной таблицей, проанализировать количество продаж:

1) товара в феврале всеми менеджерами;

2) дисков в январе всеми менеджерами;

3) товара менеджером Брель Л.В. в марте;

4) ноутбуков в 1-м квартале менеджером Бос Д.С.

5) флэшек менеджерами Мороз А.И. и Зенько О.Н. в 1-м квартале;

Рекомендации по выполнению

• Для анализа количества продаж в сводной таблице замените используемую статистическую операцию Сумма на Количество. Для этого сделайте активной любую ячейку области данных сводной таблицы и на панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку [Параметры поля]. В открывшемся окне Вычисление поля сводной таблицы выберите операцию Количество и нажмите [ОК].

• Раскрывайте список у полей, задействованных в условиях отбора, указанных в задании, и выбирайте требуемые значения.

• Переименуйте лист со сводной таблицей, дав ему имя Свод.

• Сохраните книгу База данных.