5.4.4 Использование автофильтра

 Автофильтр позволяет выбрать из БД и отобразить на экране для просмотра только те записи, которые отвечают заданным критериям. Он выполняется по команде Данные/Фильтр/Автофильтр. В результате к имени каждого поля добавляется кнопка раскрывающегося списка, например, . Раскрыв список у поля, можно задать условия фильтрации:

• Первые 10… – выбор n записей с наибольшими или наименьшими значениями поля;

• Условие – выбор записей по операциям сравнения и логическим операциям «И», «ИЛИ»;

• по определенному значению поля – выбор записей, у которых значение поля фильтрации совпадает с заданным в условии .

Можно задать условия в нескольких полях, и они будут объединяться логическим «И».

Для отмены результата фильтрации можно выбрать в раскрывающемся списке поля фильтрации условие Все или использовать команду меню Данные/ Фильтр/ Отобразить все. Для отключения автофильтра служит повторная команда Данные/ Фильтр/Автофильтр.

Задание 4. Используя автофильтр, выбрать записи БД:

1) о продажах флэшек;

2) о продажах ноутбуков менеджером Мороз А.И.;

3) по условию: 1000 < Cумма, тыс. р. < 15000

Рекомендации по выполнению

• Задайте автофильтр. Для этого сделайте активной любую ячейку БД и выберите команду Данные/Фильтр/Автофильтр. В результате справа от имен полей БД появятся кнопки раскрытия списка.

• Выберите записи БД о продажах флэшек – раскройте список поля Товар и выберите в нем значение флэшки. Проанализируйте результат автофильтра, а затем отмените его командой Данные/ Фильтр/ Отобразить все или выбором условия Все в раскрывающемся списке поля Товар.

• Выберите записи БД о продажах ноутбуков менеджером Мороз А.И. – в раскрывающемся списке поля Товар выберите ноутбуки, поля Менеджер – Мороз А.И. Проанализируйте результат автофильтра, а затем отмените его.

• Выберите записи БД по условию:

• раскройте список поля Сумма, тыс. р. и выберите (Условие…);

• в появившемся окне Пользовательский автофильтр сформируйте условие отбора записей, как это показано на рис. 5.36, и нажмите [ОК].

Рис. 5.36 Задание условия отбора записей в окне Пользовательский автофильтр

• Проанализируйте результат автофильтра, а затем отмените его.

5.4.5 Использование расширенного фильтра

 Расширенный фильтр позволяет задавать для поиска данных в БД более сложные критерии, чем в автофильтрах.

Примеры условий отбора в расширенном фильтре:

• несколько условий для одного поля (если условия задаются в разных строках, то они связываются логическим «ИЛИ»):

Менеджер	Записи о продажах менеджера Мороз А.И. или Брель Л.В.
Мороз А.И.
Брель Л.В.

• одно условие для нескольких полей (если условия задаются в одной строке, то они связываются логическим «И»):

Менеджер	Сумма, тыс. р.	Записи о продажах менеджера Зенько О.Н. на сумму, большую 900 тыс. р.
Зенько О.Н.	>900

• разные условия для разных полей:

Менеджер	Товар	Записи о продажах менеджера Мороз А.И. или о продаже флэшек
Мороз А.И.
	флэшки

• один из двух наборов условий для двух полей:

Менеджер	Сумма, тыс. р.	Записи о продажах менеджера Брель Л.В. на сумму, большую 700 тыс. р., или о продажах менеджера Зенько О.Н. на сумму, меньшую 1200 тыс. р.
Брель Л.В.	>700
Зенько О.Н.	<1200

• более двух наборов условий для одного поля:

Сумма, тыс. р.	Сумма, тыс. р.	Записи о продажах на сумму от 1000 до 15000 тыс. р. или о продажах на сумму менее 500 тыс. р.
>1000	<15000
<500

В качестве условия отбора можно использовать и значение, являющееся результатом расчета по формуле.

Расширенный фильтр выполняется с помощью команды Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр. При его создании задается:

• диапазон ячеек, занимаемый БД, в котором будет осуществляться поиск;

• диапазон области критериев поиска, которая должна быть предварительно сформирована пользователем на рабочем листе;

• диапазон результатов поиска (область результатов).

Данные области могут быть расположены на одном листе книги, на разных листах книги, в разных книгах.

Задание 5. Используя расширенный фильтр, выбрать записи БД о менеджерах, у которых фамилии начинаются с буквы «Б» и были продажи товара в феврале.

Рекомендации по выполнению

• Сформируйте область критериев отбора. Для этого имена полей, задействованных в условии отбора записей, Менеджер и Месяц, скопируйте в две любые смежные ячейки, например, справа от БД, соответственно в ячейку F1 и G1. Под наименованиями полей укажите требуемые для отбора значения: в ячейку F2 введите Б*, а в ячейку G2 – февраль.

• Задайте первую строку диапазона результатов. Для этого скопируйте первую строку с именами полей БД ниже самой БД, например, в ячейки диапазона А17:D17.

Примечание. В диапазоне результатов можно указывать не все, а выборочные поля БД.

• Позиционируйте курсор на любую ячейку БД, выберите команду Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр.

• В открывшемся окне Расширенный фильтр (рис. 5.37) организуйте фильтрацию:

• поставьте переключатель в положение скопировать результат в другое место, чтобы была возможность видеть на одном листе и саму БД, и результат расширенного фильтра;

Рис. 5.37 Окно Расширенный фильтр

• в поле Исходный диапазон Excel автоматически определяет диапазон ячеек, занимаемых БД. Если данный диапазон не совпадает с нужным, то нажмите кнопку [Свернуть] справа от указанного поля, выделите на листе диапазон А1:D15 и нажмите кнопку [Развернуть] в окне Расширенный фильтр-Исходный диапазон для возврата к исходному окну;

• в поле Диапазон условий укажите диапазон ячеек области критериев отбора (F1:G2), выделив его мышью на листе;

• в поле Поместить результат в диапазон укажите диапазон ячеек для размещения результата фильтрации. Для этого выделите мышью на листе ячейки первой строки диапазона результатов и несколько строк под ними, например, А17:D27, предположительно достаточных для отображения результата фильтрации;

• поставьте флажок Только уникальные записи и нажмите [ОК].

• Проанализируйте результат расширенного фильтра.

• Переименуйте Лист1, дав ему имя Фильтр.