5.4 Работа с таблицей как с базой данных

В этом разделе вы научитесь:

• сортировать данные таблицы, рассматриваемой как база данных;

• работать с базой данных на основе формы;

• фильтровать данные базы по различным критериям;

• подводить частные и общие итоги по полям базы данных;

• создавать сводные таблицы для анализа информации базы данных;

• использовать базу данных для создания писем с целью их рассылки.

 Табличный процессор Excel позволяет работать с таблицей как с базой данных. Базы данных предназначены для хранения больших объемов структурированной информации и выполнения с ней операций:

• ввода, просмотра и редактирования;

• сортировки и фильтрации;

• подведения итогов с использованием статистических функций;

• создания сводных таблиц для анализа данных.

База данных (список) в Excel – это специально организованная таблица. Ее строки называются записями, а столбцы – полями. В этой таблице первая строка должна содержать имена полей. Между ней и последующими строками не должно быть пустых строк.

Работу с базой данных (БД) позволяет пункт меню Данные. Перед обращением к нему необходимо выделить одну из ячеек диапазона, занимаемого таблицей (базой данных).

5.4.1 Создание базы данных

1. Создать базу данных Продажи (рис. 5.33).

Менеджер	Товар	Месяц	Сумма, тыс. р.
Мороз А.И.	ноутбуки	январь	10500
Мороз А.И.	флэшки	январь	450
Мороз А.И.	диски	январь	820
Мороз А.И.	флэшки	февраль	500
Мороз А.И.	диски	февраль	2400
Мороз А.И.	ноутбуки	март	13100
Бос Д.С.	ноутбуки	февраль	45320
Брель Л.В.	ноутбуки	январь	28900
Брель Л.В.	флэшки	февраль	670
Брель Л.В.	диски	март	125
Зенько О.Н.	диски	январь	350
Зенько О.Н.	флэшки	январь	900
Зенько О.Н.	ноутбуки	февраль	32000
Зенько О.Н.	флэшки	февраль	1100

Рис. 5.33 База данных Продажи

Рекомендации по выполнению

• Загрузите табличный процессор Excel.

• Создайте рабочую книгу База данных и сохраните ее в папке Excel.

• На Листе1 введите в ячейки А1:D1 соответственно имена полей БД – Менеджер; Товар; Месяц; Сумма, тыс. р.

• Не оставляя пустых строк после первой введенной строки, вводите значения полей первой записи, второй записи и т.д., указанные в задании. Для ускорения ввода выполните следующее:

• повторяющиеся значения поля Менеджер (Мороз А.И., Брель Л.В., Зенько О.Н.) введите в ячейки А2:А4, поля Товар (ноутбуки, флэшки, диски) – в ячейки В2:В4, поля Месяц (январь, февраль, март) – в ячейки С2:С4;

• вызовите множественный буфер обмена командой Правка/Буфер обмена Office и значения ячеек вышеуказанных диапазонов скопируйте в него. Затем вставляйте их из буфера в соответствующие ячейки для записей.

• Сохраните книгу База данных в папке Excel.