5.3 Связывание электронных таблиц

В этом разделе вы освоите технологии:

• связывания таблиц командой Правка/Специальная вставка;

• прямого связывания.

 Связь между таблицами организуют в том случае, если:

• данные одной таблицы используются или участвуют в вычислениях, производимых в другой таблице;

• изменение данных в одной таблице должно приводить к изменению данных другой таблицы, т.е. между ними необходима организация динамической связи.

Связь можно установить между таблицами, находящимися на разных листах одной книги, в разных книгах.

Связанные таблицы – таблицы, содержащие формулы, в которых присутствуют ссылки на ячейки других таблиц (внешние ссылки).

Виды внешних ссылок:

• ссылка на ячейку на другом листе (например, =Лист2!D7);

• ссылка на ячейку в другой рабочей книге (например, [Книга2.xls]Лист2! D7).

Ссылка на ячейку неоткрытой рабочей книги в формуле указывается в одинарных кавычках без пробелов с заданием полного пути местонахождения файла, (например, ='D:\Мои документы[Книга2.xls] Лист2'!D7).

Внешние ссылки задают следующими способами:

• вводом их с клавиатуры или мышью при построении формул (прямое связывание);

• командой Правка/Специальная вставка.

При связывании таблиц из разных книг удобно держать их открытыми в одном окне Excel. Это выполняется командой Окно/Расположить.

Рассмотрим работу со связанными таблицами на примерах.

1. Используя данные книги Амортизация, принять решение о закупке того оборудования, чья амортизация за год меньше 300 тыс. руб. Результат представить на отдельном листе в виде связанной таблицы Закупка структуры:

Рекомендации по выполнению

• Откройте книгу Амортизация.

• Переименуйте Лист1 в Исходный, а Лист3 – в Результат.

• На листе Результат введите название таблицы Закупка.

• Перейдите в режим отображения формул.

• Заполните столбец Инвентарный номер на листе Результат данными с листа Исходный. Для этого:

• скопируйте диапазон ячеек А2:А5 на листе Исходный в буфер обмена.

• на листе Результат в ячейке А2 выберите команду Правка/Специальная вставка и в появившемся одноименном окне нажмите [Вставить связь].

Примечание. Связывание таблиц можно осуществить, если ввести знак «=» и щелкнуть по ячейке другой таблицы, затем нажать [Enter] или продолжить вводить нужную формулу.

• Отрегулируйте ширину столбца Инвентарный номер.

• В ячейку В2 внесите название второго столбца таблицы Решение о закупке, да/нет.

• Заполните столбец Решение о закупке, да/нет на листе Результат данными с использование данных столбца Амортизация оборудования за год листа Исходный. Для этого в ячейку В3 введите формулу с использованием функций – ЕСЛИ:

• в окне Аргументы функции введите аргументы:

• Лог_выражение – нажмите ячейку Е3 на листе Исходный и наберите требуемое условие <300000;

• Значение_если_истина – введите да;

• Значение_если_ложь – нет. Нажмите [ОК]. Сформированная функция ЕСЛИ показана на рис 5.27.

Рис. 5.27 Аргументы функции ЕСЛИ

• Используя автозаполнение, скопируйте введенную в В3 формулу в ячейки В4 и В5.

• Выполните обрамление таблицы Закупка, выделив её и нажав кнопку [Все границы]. Результат выполнения задания в режиме отображения формул представлен на рис. 5.28.

Рис. 5.28 Фрагмент рабочего листа с результатом выполнения задания 1

• Отключите режим отображения формул.

2. Убедитесь в наличии динамической связи между таблицами Амортизация оборудовании и Закупка.

Рекомендации по выполнению

• Перейдите на лист Исходный, внесите произвольные изменения данных столбцов 1 и 5 таблицы Амортизация оборудования.

• Убедитесь в наличии соответствующих изменений на листе Результат.

• Отмените изменения данных на листе Исходный кнопку [Отменить].

• Сохраните книгу Амортизация.

3. Создать таблицы Прайс-лист, Заказ и Калькуляция (рис. 5.29) в книгах с одноименными названиями. На основании данных таблиц Прайс-лист и Заказ произвести вычисления в столбце Итого таблицы Калькуляция.

Прайс-лист

Наименование	Стоимость единицы, тыс. руб.
Товар 1	4
Товар 2	6
Товар 3	10

Заказ

Наименование	Количество единиц
Товар 1	50
Товар 2	200
Товар 3	100

Калькуляция

Наименование	Итого, тыс. руб.
Товар 1	?
Товар 2	?
Товар 3	?

Рис. 5.29 Вид таблиц Прайс-лист, Заказ, Калькуляция

Рекомендации по выполнению

• Откройте Excel и создайте три новых книги, дав им имена соответственно: Прайс-лист, Заказ, Калькуляция.

• Расположите окна открытых книг на экране рядом командой Окно/Расположить/Рядом.

Примечание. Все три книги должны быть открыты в одном окне Excel.

• Создайте таблицу Прайс-лист (см. рис. 5.29) в книге Прайс-лист.

• В книгах Заказ и Калькуляция перейдите в режим отображения формул.

• Создайте таблицы Заказ и Калькуляция. В книгах Заказ и Калькуляция заполните первые столбцы данными из таблицы Прайс-лист по технологии связанных таблиц (см. рекомендации к заданию 1).

• Заполните столбец Итого таблицы Калькуляция данными с использованием данных книг Прайс-лист и Заказ:

• в ячейку В3 таблицы Калькуляция введите расчетную формулу следующим образом:

• введите знак равно ( = ),

• щелкните мышью по ячейке В3 таблицы Прайс-лист,

• введите знак умножения ( * ),

• щелкните мышью по ячейке В3 таблицы Заказ,

• нажмите [Enter]. Сформируется формула, в которой по умолчанию отобразится абсолютные ссылки;

• для обеспечения возможности автозаполнения преобразуйте в получившейся формуле абсолютные ссылки в относительные, убрав знаки «$» вручную или с помощью клавиши [F4];

• используя автозаполнение, скопируйте введенную в В3 формулу в ячейки В4 и В5. Результат выполнения задания в режиме отображения формул представлен на рис. 5.30.

Рис. 5.30 Книги Прайс-лист, Заказ, Калькуляция с заполненными таблицами

• Отключите режим отображения формул в книгах Заказ и Калькуляция.

• Убедитесь в наличии динамической связи между таблицами Прайс-лист, Заказ и Калькуляция, изменяя данные исходной таблицы Прайс-лист.

• Сохраните книги Прайс-лист, Заказ и Калькуляция.

4. Представить преподавателю результаты работы в папке Excel с файлами Амортизация (листы Исходный и Результат), Прайс-лист, Заказ и Калькуляция.

Задания для самостоятельной работы

1. В новой книге, на разных листах Работники и Начисления создать таблицы структуры, приведенной на рис. 5.31.

Сведения о работниках

Фамилия

Стаж, лет

Категория (1 или 2)

Начисления за январь

Фамилия

Оклад, тыс. руб.

Премия, тыс. руб.

Надбавка, тыс. руб.

Итого начислено, тыс. руб.

Рис. 5.31 Исходные данные задания

2. Заполнить произвольными данными 4 строки исходной таблицы Сведения о работниках.

3. В таблице Начисления за январь столбец Фамилия заполнить данными из таблицы Сведения о работниках, используя технологию связывания.

4. Столбец Оклад заполнить с учетом: минимальный оклад 400 тыс. руб.; если сотрудник имеет категорию 1, то оклад его минимальный; если категорию 2 – оклад в полтора раза больше.

5. Столбец Премия рассчитать в размере 30 % от оклада.

6. Столбец Надбавка рассчитать в размере 20% от оклада тем сотрудникам, которые имеют категорию 2 и стаж работы более 15 лет.

Контрольные вопросы

1. С какой целью устанавливается связь между таблицами в Excel?

2. Дайте определение внешней ссылке.

3. Как осуществляется связь между таблицами в Excel?

4. Каково назначение команды Правка/Специальная вставка.

5. Как осуществляются связывание с другим рабочим листом?

6. Как осуществляются связывание с другой рабочей книгой?

Индивидуальные задания

1. В книге Выдача на листах Клиенты и Выдача сформировать таблицы, структуры которых представленной на рис. 5.32.

Информация о клиентах

ФИО клиента	Сумма кредита, млн. руб.	Были ли задолженности по выплате, да/нет
1	2	3
…	…	…

Решение о выдаче кредита

ФИО клиента	Выдавать ли кредит в последующем, да/нет
?	?

Рис. 5.32 Структуры исходных таблиц

2. Заполнить пять строк столбца 1 исходной таблицы Информация о клиентах произвольными данными, а столбцы 2 и 3 – согласно варианту, заданному преподавателем из табл. 5.2.

Таблица 5.2

Задания для расчета

Вариант	Значения столбца 2					Значения столбца 3
1	6	8	4	2	9	нет	да	нет	да	да
2	2	5	4	2	9	да	да	нет	да	да
3	8	8	4	2	10	нет	нет	нет	да	да
4	10	8	5	10	5	да	нет	нет	да	да
5	3	8	5	9	8	нет	да	нет	да	да
6	4	7	5	2	9	нет	да	нет	нет	да
7	3	8	10	1	8	нет	нет	нет	да	да
8	8	8	4	2	9	нет	да	нет	да	да
9	6	8	4	2	7	нет	нет	нет	да	да
10	14	7	7	2	9	нет	да	нет	да	да
11	13	6	4	2	10	нет	нет	да	нет	да
12	2	18	4	3	11	да	да	нет	да	нет
13	5	6	4	2	9	нет	да	да	нет	нет
14	6	8	10	1	12	нет	да	нет	да	да
15	15	3	4	2	9	да	нет	нет	да	да

3. Таблицы Информация о клиентах и Решение о выдаче кредита свя­зать по столбцу ФИО клиента.

4. Принять решение об отказе в кредите в последующем тем клиентам, у которых была задолженность по выплате и сумма кредита составляет более 4 млн. руб.

5. Построить гистограмму, отражающую суммы кредитов, выданных клиентам.