Определение функции системы:
а) отделение системы от её окружения путем выбора оболочки (располагая ее как можно ближе к главным элементам системы);
б) перечисление всех входов и выходов;
в) описание функциональных соотношений между входами и выходами, дополненное изучением их изменений во времени.
Определение структуры системы:
а) идентификация элементов системы;
б) выявление взаимосвязей между элементами;
в) установление свойств элементов.
Системный подход к исследованию сложных объектов часто имеет форму представления их в виде блок-схем, карт системного описания, а также в виде математических моделей.
Системный подход к менеджменту – выявление, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как систем для содействия результативности и эффективности организации при достижении ее целей. Систему можно определить, как совокупности взаимосвязанных, зависящих друг от друга процессов, протекающих последовательно или параллельно, которые совместно составляют программу, проект, продукт или целую организацию.
В соответствии с официальным определением, применение в организации системы процессов, наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов могут считаться «процессным подходом».
Ключевыми моментами при внедрении процессного подхода в организации являются:
- определение и описание существующих бизнес-процессов и порядка их взаимодействия в общей сети процессов организации;
- чёткое распределение ответственности руководителей за каждый сегмент всей сети бизнес-процессов организации;
- определение показателей эффективности и методик их измерения (например, статистических);
- разработка и утверждение регламентов, формализующих работу системы;
- управление ресурсами и регламентами при обнаружении отклонений, несоответствий в процессе или продукте или изменений во внешней среде (в том числе изменение требований заказчика), на основе спирали улучшений (цикла Шухарта – Деминга) (рис. 6.2).
Рисунок 6.2. Спираль улучшений (Цикл Шухарта-Деминга):
1 – планирование; 2 – осуществление; 3 – проверка (изучение);
4 – действие
Цикл Шухарта-Деминга (PDCA/PDSA) представляет собой повторяющуюся последовательность действий, направленных на постоянное совершенствование и внедрение инноваций: планирование-осуществление-проверка (изучение) - действие (табл. 6.1).
Таблица 6.1 Описание достигаемых
результатов при реализации цикла Шухарта - Деминга
Этапы цикла |
Содержание работ |
Достигаемые результаты |
Планирование |
Перед тем как начать действовать, необходимо установить, какие изменения или улучшения необходимы и как они могут быть проведены |
Выявление области возможностей; формирование команды исполнителей и определение процесса, требующего доработки; сбор и анализ данных; оценка достаточности этих данных для выявления существующих проблем |
Осуществ ление |
Пробное внедрение запланированных изменений или улучшений в малых масштабах |
Внедрение изменений или улучшения |
Проверка (изучение) |
Оценка результатов и их сравнение с плановыми целями. После оценки результатов пробного внедрения изменения или улучшения составляется план дальнейших действий |
Измерение результатов. Оценка результативности выполнения плана. Составление плана дальнейших действий |
Действие |
Корректирование плана по результатам изучения. Требуется постоянная альтернативная оценка, изменения или улучшения внедрены или планируется новое изменение или улучшение |
Стандартизация изменений. Разработка проекта соответствующего документа |
Системный подход к менеджменту и процессный подход – два базовых принципа (четвертый и пятый) менеджмента качества из восьми, включающих также такие принципы, как «ориентация на потребителя», «лидерство руководителя», «вовлечение работников», «постоянное улучшение», «принятие решений на основе фактов», «взаимовыгодные отношения с поставщиками». Руководствуясь ими, сотрудники организации могут обеспечить её эффективное функционирование и повышение конкурентоспособности на внутреннем и внешнем рынках.