Лекція 16

1.4. Позамашинне інформаційне забезпечення аіс.

1.4.1. Системи уніфікованої документації (документообіг)

УНІФІКАЦІЯ – зменшення розмаїтості. Система уніфікованої документації припускає вибір оптимально-необхідного складу документів та приведення їх до однакового вигляду, забезпечує взаємозв'язки між ними, формує комплекти документів.

Документація повинна уніфікуватися за складом, формою та змістом.

Документи призначені в основному для ручного опрацювання.

Потрібно прагнути до упорядкування і створення уніфікованих форм документів, пристосованих для автоматизованого опрацювання.

Уніфікована система документів повинна задовольняти наступним вимогам:

1. зручність зчитування інформації і переносу її на машинні носії;

2. придатність для опрацювання традиційними методами (вручну);

3. ув'язування форм документів із чинними класифікаторами.

Інформаційна частина документа повинна оформлятися у вигляді таблиці, що містить тільки ті показники, які потрібні для опрацювання на ЕОМ (Нормативно-довідкову і похідну інформацію потрібно вилучити з документу).

Дані повинні розташовуватися в послідовності, що полегшує заповнення, зчитування, контроль і опрацювання даних. Їх потрібно розташовувати відповідно до спадання частоти появи даної ознаки. Це дозволяє скоротити об'єм роботи з підготовки документа і час передачі його по каналах зв'язку тому що праву відсутню частину можна не залучати до документу.

Лекція 17

1.4.2. Класифікація та ідентифікаційне кодування інформації

ЕОМ опрацьовує інформацію як числового так і нечислового характеру (назви станцій, вантажів, тощо). Тому кожному такому об'єкту привласнюється умовне числове позначення (код).

КЛАСИФІКАТОР – це таблиця, що об'єднує групу об'єктів, де кожному з них поставлений у відповідність код.

За сферою застосування класифікатори бувають:

1. загальнодержавні;

2. галузеві;

3. локальні.

Структура класифікаторів визначається прийнятою системою класифікації і кодування інформації.

КЛАСИФІКАЦІЯ – це розподіл об'єктів по групах у відповідності до встановлених ознак подібності.

Існує дві системи класифікації інформаційних об’єктів:

1. ІЄРАРХІЧНА – всі об'єкти розбиваються на групи між якими установлюються відношення підпорядкування (ієрархії).

2. ФАСЕТНА – всі об'єкти розбиваються на незалежні групи (фасети), за різноманітними характеристиками.

У деяких випадках використовується комбінована система класифікації.

Після класифікації об'єктів їм привласнюють коди.

СИСТЕМА КОДУВАННЯ – сукупність правил, за якими виконується присвоєння кодів об'єктам.

АЛФАВІТ КОДУ – перелік знаків, що можуть бути використані для кодування (цифри або букви).

1.4.3. Методи ідентифікаційного кодування

ПОРЯДКОВИЙ МЕТОД – всім об'єктам залученим до класифікатора привласнюється порядковий номер. Порядок об'єктів може встановлюватися за різними ознаками (за алфавітом, в порядку надходження, по географічному положенню).

Такий код дозволяє тільки відрізнити один об'єкт від іншого (ніяких характеристик об'єкта з нього дістати не можна).

Цей метод використовується при кодуванні невеликої кількості об'єктів.

СЕРІЙНО – ПОРЯДКОВИЙ МЕТОД – об'єкти спочатку поділяють на серії (групи) і усередині кожної серії об'єкту привласнюють порядковий номер.

Наприклад: 4501– код відділення: 45 – код залізниці, 01 – порядковий номер дирекції залізничних перевезень. Код залізниці співпадає з початковим номером єдиного сіткового району на залізниці.

Цей метод використовується при кодуванні об'єктів, що мають невелике число ознак, за якими потрібно вести групування.

ПОСЛІДОВНИЙ МЕТОД – він використовується разом з ієрархічною системою класифікації. При використанні цього методу кодування значення цифри в деякому розряді коду залежить від значень цифр у попередніх розрядах. (Приклад – прийнята система нумерації вагонів)

Приклад послідовного коду: 247ХХХХ9Х : 2 – критий, 4 – 4-осний, 7 – 120 м³, розширені двері, 9 – гальмова площадка, остання цифра – контрольний знак.

2-й знак – осність і основна характеристика вагона; 3-й знак – додаткова характеристика вагона.

ПАРАЛЕЛЬНИЙ МЕТОД КОДУВАННЯ – використовується разом з фасетною системою класифікації. Кожний знак цього коду на будь-якому місці не залежить від попередніх і однозначно характеризує об'єкт.

Приклад 1: код академічної групи складається з 3-х знаків (факультет, курс, група).

Приклад 2: фасетний класифікатор відділу кадрів:

Таблиця 33

Спеціальність	Стать	Вік	Освіта
1. ДСП	1. чоловік	1.18-25	1. середня
2. ДСПП	2. жінка	2. 26-35	2. середня технічна
3. сигналіст		3. 36-45	3. незакінчена вища
4. складач		4. 46-55	4. вища
		5. 55-60
		6. 60 і більше

Цей класифікатор використовується разом з паралельним кодом працівника:

Наприклад: Хаффмен 4213.

Кожна цифра на своєму місці однозначно характеризує ознаку згідно до чинного класифікатора.

1. Спеціальність(1,…,4).

2. Стать (1,2)

3. Вік (1, … ,6)

4. Освіта (1, 2, 3, 4)

Приклад 3: Код вантажу – 5 знаків:

1,2-й знаки – тарифна група;

3-й знак – № позиції в тарифній групі;

4,5-й знаки – порядковий № вантажу в тарифній позиції.