34. Обліково-фінансові документи (доручення, акт, розписка).

Акт – офіційний документ, який складається на підтвердження певних фактів або дій, пов’язаний з діяльністю підприємств, установ або окремих громадян.

Акти бувають законодавчі (так називають значну частину законодавчих документів найвищих державних установ) та адміністративні. Вони складаються переважно зі вступної та констатаційної частин (напр.: Акт проголошення незалежності України).

Акти складають під час випробувань нової техніки, прийняття комісією новозведених приміщень, якогось устаткування, обладнання, товарів, матеріальних цінностей або під час списання (зняття з балансу) устаткування, що стало непридатним чи застаріло, а також у не передбачуваних випадках (травми на виробництві й поза ним, пожежі, аварії). Актами оформляють наслідки перевірки фінансової або господарської діяльності установ і організацій – комісією, створеною з наказом керівника підприємства чи установи або вищої інстанції.

Акт має такі реквізити: назва документа, дата складання; прізвища осіб, які склали акт (склад комісії) або були свідками складання, їхні посади і прізвища; текст (дані про перевірений факт чи подію); висновок і підписи; вказують на кількість примірників і місце їх зберігання. Акти затверджуються керівником підприємства, установи, організації, в окремих випадках – вищими посадовими особами. Акт підписують усі члени комісії, які брали участь у його складанні (вдруге посади не називають).

Згідно з Цивільним кодексом України цивільні особи мають право звертатися до вищих органів влади, створюючи офіційні особисті документи. Одним з основних офіційних особистих документів вважають доручення.

Доручення - це документ, за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридично значущі дії або представницькі функції з третіми особами і цим створювати для останнього правові наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові). Залежно від обсягу і змісту повноважень, що надаються представникові, вирізняють три види доручень: разові, спеціальні та генеральні.

Разові доручення складають на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати, пенсії, поштового переказу тощо).

За спеціальними дорученнями приватною чи службовою особою здійснюються однотипні вчинки (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну тощо).

Генеральні (загальні) доручення складаються на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов'язаних з управлінням і володінням нерухомим і рухомим майном, банківських операцій, представницьких функцій у суді тощо з правом передоручення третій особі).

Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне), й літерами (генеральне). Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо строк дії доручення не зазначений, воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання. Недатоване доручення немає юридичної сили.

Особа чи установа, яка уклала доручення, може у будь-який час його скасувати, а особа, якій доручення видане — відмовитися від нього. Угода про відмову від цього права недійсна. З припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.

Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання будь-чого).

Текст особистого доручення пишеться в довільній формі, але обов'язковими є такі реквізити:

- назва документа (доручення);

- місце укладання, число, місяць, рік — для генерального доручення (літерами і без скорочень);

- прізвище, ім'я по батькові довірителя;

- домашня адреса довірителя (для генерального доручення);

- прізвище, ім'я по батькові й дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення;

- зміст дій, обов'язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа;

- термін дії разового доручення зазначається цифрами, а спеціального і генерального — літерами;

- підпис довірителя (праворуч);

- дата укладання документа для разового доручення пишеться цифрами;

- завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснене підприємством, де він працює, закладом, де навчається, ЖЕКом за місцем його проживання чи будь-якою нотаріальною конторою;

- посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач;

- запис про стягнення державного мита чи гербового збору (для генерального доручення);

- номер, за яким зареєстровано документ (для генерального доручення);

- печатка організації, закладу, де працює засвідчувач.

Дата засвідчення зазначається цифрами, а для спеціального і генерального доручення — літерами (ліворуч).

Розписка — це документ, що підтверджує певні дії, а саме — передачу й одержання документів, грошей, літератури, матеріальних цінностей тощо і є завірений підписом одержувача.

Вирізняють приватну розписку, коли одна особа отримує щось від іншої, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності чи документи від будь-якої організації, закладу.

Розписка може мати довільну форму викладу, але слід дотримуватись такого порядку:

- назва виду документа;

- прізвище, ім'я по батькові (посада і повна назва установи для службового варіанта), назва документа (з його вихідними даними) того, хто дає розписку і підтверджує отримання;

- прізвище, ім'я по батькові (посада й повна назва установи — для службового варіанта) того, кому дається розписка;

- посилання на призначення розписки. У службовому варіанті слід зазначити, на підставі якого розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності;

- дата укладання (ліворуч);

- підпис особи, яка отримує цінності (праворуч). У приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчення керівником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою;

- дата засвідчення (ліворуч).

Укладається розписка лише в одному примірнику.