32. Документи щодо особового складу (автобіографія, резюме, характеристика, заява).

Автобіографія – документ, у якому особа повідомляє факти своєї біографії.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації, укладається власноручно. Головні вимоги до його написання – вичерпність потрібних відомостей, лаконізм викладу.

В автобіографії вказуються:

- назва виду документа;

- прізвище, ім'я, по батькові теперішні та колишні, якщо були зміни, в називному відмінку однини;

- дата народження: число, місяць (літерами), рік;

- місце народження: село, селище, місто (в називному відмінку), район, область (у родовому відмінку), край, країна (якщо за межами України, в називному відмінку) – усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження;

- відомості про навчання: повне найменування всіх навчальних закладів, де укладач документа навчався (як вони називалися на час навчання), назви спеціальностей за дипломом;

- відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад, з указанням причини переходу з однієї роботи на іншу);

- нагороди й заохочення;

- відомості про громадську роботу ( її види);

- короткі відомості про склад сім’ї: неодружені вказують про батька, матір, братів та сестер (прізвище, ім’я, по батькові в Н.в., рік народження, професія, місце роботи чи навчання, посада чи статус кожного члена родини), одружені зазначають дані про дружину чи чоловіка, дітей (рік народження, професія, місце роботи чи навчання, посада чи статус);

- повна домашня адреса (адреса проживання чи реєстрації), номер телефону;

- дата написання;

- підпис автора.

Назву документа (Автобіографія) пишуть посередині рядка, трохи нижче верхнього поля, крапку після заголовка не ставлять. Кожне нове повідомлення починають з абзацу. Усі дати пишуться за таким взірцем: «10 грудня 1990 року», «у березні 2010 року», «протягом 2008–2009 навчального року». Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора — праворуч. Зазвичай автобіографія пишеться у вигляді розповіді, з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей.

Автобіографія — обов’язковий документ особової справи працівника.

Резюме (від. франц. "висновок") — це документ, у якому особа подає короткі відомості про навчання, трудову діяльність, професійні навички й якості у спеціально встановленому порядку. Це охайний, логічний, добре впорядкований документ.

Цей опис вашого професійного шляху в писемній формі, який покликаний створити позитивну думку роботодавця про вас. Дослідники проблем людських ресурсів Ральф Міранда й д-р Грінберг із університету Тенессі-Ноксвілль визначають резюме як "короткий письмовий опис-виклад професійних якостей здобувача, що демонструє потенціал особистості й здатність зайняти дану, конкретну посаду".

Загалом, це історія вашого життя. Воно стосується вашої освіти, вашого досвіду, усіх ваших переваг. Його надсилають:

ü можливим роботодавцям, коли ви звертаєтеся із клопотанням про роботу;

ü разом з анкетами, навіть якщо вас і не просять про резюме;

ü якщо ви вже працюєте, вам воно потрібне, щоб отримати кращу роботу чи вищу посаду

Щодо написання резюме, розташування його реквізитів немає суворих правил. Найпоширенішим є формуляр-зразок, у якому подаються такі реквізити:

1. назва 2. ім’я та прізвище 3. (фото), 4. координати, 5. мета, 6. освіта, 7. досвід роботи,

8. професійні навички, 9. громадська діяльність 10. Нагороди 11. особисті відомості 12. Хобі 13. (рекомендації) 14. (супровідний лист) 15. Дата 16. підпис

Правила оформлення резюме.

Правильне оформлення резюме означає, що структурована інформація має вигляд документа і виглядає привабливою.

Резюме часто складають двома мовами – приміром, укр. й англ. У жодному разі не можна складати резюме від руки або користуватися матричним принтером. Друкувати слід на лазерному принтері на одній, максимум двох сторінках формату А-4, використовуючи білий папір гарної якості через два інтервали. Усі аркуші тексту повинні бути бездоганно чистими, для цього краще помістити їх у спеціальний прозорий файл.

Резюме повинно бути детальним, і, водночас, лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

Формулюйте свою мету чітко, зрозуміло, дохідливо.

Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку хочете обійняти. Під час комп'ютерного вивчення дієслова не "читаються", а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.

Характеристика - документ, в якому сформульована громадська думка про особу як члена колективу, дається оцінка ділових та моральних якостей працівника за підписами представників установи, закладу тощо.

Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. її видає адміністрація установи, навчального закладу на вимогу працівника, слухача, курсанта. Пишуть чи друкують її у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Характеристики подаються при вступі до навчального закладу, при атестаціях, представленні до нагороди, до чергового військового звання, після проходження практики курсантами і слухачами тощо.

Оформляють характеристику на загальних бланках або на стандартних аркушах паперу формату А4.

Види характеристик: характеристика; службова характеристика; характеристика-відгук; характеристика-рекомендація; атестаційна характеристика.

Правильно складена характеристика об'єднує чотири частини, логічно пов'язаних між собою.

Перша частина — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначається звання, прізвище, ім'я по батькові (у родовому відмінку), рік народження, посада, національність, освіта, які прийнято писати у стовпчик від середини — праворуч.

Друга частина — дані про трудову діяльність (для студентів, аспірантів, докторантів — зазначають з якого часу навчаються, за якою спеціальністю, відомості про навчання), (для працівників — з якого часу працюють в органах, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності).

Третя частина — власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, стосунки у трудовому колективі, з товаришами по службі, громадянами, заохочення (стягнення), відомості про урядові нагороди, участь у заходах тощо).

Четверта частина — висновки та призначення характеристики.

Якщо характеристика складається на особу, яка звільнилася з роботи, то текст викладається в минулому часі, а якщо в момент складання характеристики студент (слухач) навчається чи працівник працює — то в теперішньому часі.

Як правило, характеристику підписують керівник установи чи керівник структурного підрозділу, на підпис якого ставиться гербова печатка.

Заява – це офіційний документ що містить повідомлення в письмовій формі. Заява містить найчастіше пропозиції, скарги або прохання якої-небудь людини, адресовані або організації, або посадовій особі.

Під час складання заяви дотримуйтеся таких правил.

Праворуч, на останній третині рядка, відзначається адресат – назва організації чи установи, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, до якої звертаються.

У цьому ж місці вміщуються відомості про те, хто подає заяву (послідовно дотримуючись форми родового відмінка, привід “від” не вживається).

Текст заяви (виклад прохання, скарги, пропозиції тощо) пишеться з абзацу.

Заява може вміщати і доповнення (перелік документів, які додаються до заяви).

Реквізити заяви:

Найменування адресата, якому направляється заява (назва організації, прізвище та ініціали людини, якій адресована заява), Прізвище, ім’я, по-батькові, посада або адреса автора заяви, Найменування документа, Точний виклад повідомлення, Опис документів які додаються до заяви, Дата, підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

У заяві використовується, як правило, офіційно-ділова лексика, в деяких заявах допускається вживання публіцистичної лексики (наприклад, заява про прийом до партії).