27. Поняття про формуляр і бланк документів.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр – це модель, зразок побудови документів певного виду.

Формуляр–зразок визначає робочу площу та береги (поля) документа. Відповідно до державних стандартів установлено такі розміри берегів документів: лівого – 20 мм; правого – не менше, ніж 8 мм; верхнього – не менше, ніж 10 мм; нижнього – не менше, ніж 8 мм.

Розрізняють такі види формулярів:

1) з кутовим і поздовжнім розміщенням реквізитів;

2) з центрованим і лівобічним розміщенням реквізитів;

3) одно- і двомовні.

Формуляр документа – це сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа. Форм. має містити всі необхідні для оперативної роботи відомості: закріплення за реквізитами постійних місць робить документ зручним для сприймання, спрощує їх обробку, дає можливість застосовувати техн. засоби. Документ з високим рівнем стандартизації ств. відповідно до формуляра – зразка – єдиної моделі побудови комплексу документу, яка встановлює сукупність реквізитів розміщених в уставленій послідовності. Типові формуляри служать базою для проектування бланків, окремих видів док.

Бланк – це друкована стандартна форма документу з реквізитами, що містять постійну інформ. Усі основні документи повинні друк. на бланках; їх застосування підвищує культуру праці управління, надає інформ. офіційного характеру, полегшує виконання і подальше використання док. На загальному бланку можна друкувати всі види док., що робить бланк універсальним і дає змогу виготовляти його великим тиражем. Реквізити в документі розміщуються з урахуванням послідовності операцій, його підготовки, оформлення і виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг, достатній для розташування максимальної кількості друкованих знаків.

Бланк (службового) документа - уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу - А4 (210x297 мм) і А5 (210x148 мм). Дозволено використовувати бланки АЗ (297x420 мм) і А6 (105x148 мм). Важливим етапом в оформленні документа є визначення місця для фіксації документної інформації.

Берег - відстань між краєм аркуша форми і початком робочої площі.

Береги документа призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання (зазвичай - лівий берег), а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

Бланки документів повинні мати такі береги: 30 мм - лівий, 10 - правий, 20 - верхній та нижній.

Бланки документів можуть бути виготовлені друкарським способом, засобами оперативної поліграфії і за допомогою комп'ютерної техніки.

Гербові бланки виготовляються лише друкарським способом.

Для організації, її структурного підрозділу, посадової особи встановлюються наступні види бланків:

Спільний бланк, який використовується для складання всіх видів організаційно-розпорядчих документів, окрім листів;

- Бланк листа;

- Бланк конкретного виду документа.

Найпоширенішими є бланки листів, довідок, актів, наказів.

Невеликі підприємства при оформленні документів можуть використовувати замість друкарського бланка кутовий гумовий штемпелі, у відбитку містяться ті ж реквізити. Державні стандарти передбачають і кутове, і повздовжнє розміщення реквізитів. Група реквізитів і їх постійних частин, відтворювана на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.

Структура бланка - це всі необхідні реквізити бланка, розташовані за певною загальноприйнятою формою та послідовністю зручною в користуванні.

У загальному бланку зображення Державного герба України чи герба АРК може розміщуватися на верхньому березі вздовж усієї робочої площі документа центровано стосовно назви організації (структурного підрозділу) та даних про цю організацію.

Державний герб України та емблему організації розміщують на лівому березі навпроти назви організації.