Глава 1.3. Организация и ее деловая среда

Под организацией понимается группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Однако, чтобы считаться организацией, некая группа людей должна соответствовать хотя бы трем обязательным требованиям:

наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы;

наличие, по крайней мере, одной цели, т. е. желаемого конечного результата, которую принимают как общую все члены данной группы;

наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Типы организаций. Различают формальные и неформальные организации. Формальные - это те организации, которые созданы по воле людей, по предварительной договоренности (форма - устройство). Формальные организации возглавляются руководителями (назначенными или избранными).

Во всех формальных организациях существуют также неформальные организации, которые возникают сами по себе, где люди группируются вокруг одного (чем-то выделяющегося) человека и регулярно вступают во взаимодействие друг с другом.

Все формальные организации подразделяются на простые и сложные. Простые организации имеют одну цель, сложные - многоцелевые.

Общие черты организаций. Одной из самых главных черт организации является ее взаимосвязь с внешней средой, откуда она пополняет свои ресурсы и где сбывает произведенные блага или оказывает услуги.

Второй, очень важной чертой организации, является разделение труда, т. е. разделение всей работы на составляющие компоненты по горизонтали.

Поэтому третьей чертой организации является управление. В малых организациях четко выраженной линии управления нет. Координация деятельности организации осуществляется совместно, чередуясь с неуправленческими функциями. По мере укрупнения организации возрастает количество различных функций, что приводит к затруднению ориентации подчиненных. Поэтому в сложных организациях работа по управлению четко отделена от неуправленческой работы

1.3.2. Внутренняя среда организации

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства это цели, структура, задачи, технологии и люди.

Цели. Организация, по определению, это – группа людей с осознанными общими целями. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

Социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация и физические материалы – в искомые продукты и услуги.

Люди являются центральным фактором в любой модели управления. Понимание и успешное управление человеческой переменной очень сложно. Как ведет себя человек в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности, которыми являются:

1. Способности – присущие человеку качества (интеллектуальные способности и некоторые физические данные). Различия в способностях у разных людей объясняется наследственностью. Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую должность, и какую работу будет выполнять конкретный работник. Отбор человека, который лучше других способен выполнять определенную работу - это логичное средство увеличения выгоды от специализации.

2. Предрасположенность, одаренность – это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Если руководитель не сможет правильно оценить предрасположенность человека к определенной работе, время и расходы, понесенные в связи с его обучением, будут потрачены впустую.

3. Потребности – внутренне состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. Выделяют потребности физиологические (потребность в пище, питье, тепле), потребность в причастности, принадлежности к обществу. Организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребности работника вело бы к реализации целей организации.

4. Ожидания. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Если люди не ожидают, что поведение, которого ждет от них организация, приведет к достижению желаемых целей или удовлетворению личных потребностей, они, вероятно, не будут работать эффективно.

5. Восприятие – интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Определяет, что такое «реальность» для каждого человека.

6. Отношение. Точка зрения. Это отношение к чему-либо или социальные установки. Психолог Дерил Бем определяет отношение, как «то, что нравится, и то, что не нравится, как нашу неприязнь или привязанность к предметам, людям, группам или к любым воспринимаемым аспектам окружающей нас среды». Это также влияет на поведение человека в организации.

7. Ценности – это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо, или что безразлично в жизни. «Терпеть не могу ручной труд» – это выражение отношения. «Работа собственными руками – это самая благородная форма работы» – это ценность. Каждая организация, сознательно или несознательно, устанавливает свою собственную систему ценностей. Эта система составляет организационную культуру или нравственный облик организации.

8. Влияние среды на личность и поведение. Сочетание стабильных характеристик человека определяет его личность. Современные психологи считают, что поведение человека меняется в зависимость от ситуации. Руководители могут создавать такую обстановку на предприятии, которая бы вызывала тип поведения подчиненных, желательный для организации.

9. Группы. Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с понимаем поведенческой нормы. Нормой называют стандарт поведения, признаваемый приемлемым в данных условиях. Чем в большей мере человек ценит свою принадлежность к группе, чем в большей мере его поведение будет совпадать с групповыми нормами. Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации.

10. Лидерство – это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом. Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо быть и эффективным лидером.

1.3.3. Внешняя среда организации: факторы прямого

и косвенного воздействия

Под внешней средой понимают факторы, которые способствуют функционированию, выживанию и эффективности организации. Различают среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия. К среде прямого воздействия относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы и государственные учреждения, потребители и конкуренты. К среде косвенного воздействия - состояние экономики, научно-технический прогресс, социально-культурные и политические изменения, групповые интересы и затрагивающие организацию события в других странах. Факторы косвенного воздействия могут не оказывать непосредственного влияния на организацию, но сказываются на ее деятельности.

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределенностью. Сложность внешней среды определяете числом и вариантностью факторов, на которые организация обязана реагировать. Скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде, определяют ее подвижность

Неопределенность внешней среды зависит от количества информации и ее достоверности. Чем неопределеннее внешние переменные, тем сложнее принимать эффективные решения.

1.3.4. Составляющие успеха организации

Следовательно, организация считается добившейся успеха, если она достигла своей цели. Составляющие успеха организации:

1. Выживание. Выживание, т.е. возможность существовать как можно дольше, является первейшей задачей большинства организаций.

2. Результативность и эффективность. По словам популярного исследователя в области менеджмента Питера Друкера, результативность является следствием того, что «делаются нужные, правильные вещи».

3. Производительность. Производительность выражается в количественных показателях и определяется как отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе. Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность.

4. Практическая реализация Однако, в настоящее время существует подход к тому, как сделать организацию успешной, которой основан на творческом вкладе многих людей, занимавшихся вопросами управления. У этого подхода есть три главных принципа:

1. Обобщение. Установление общих, присущих всем характеристик помогает сократить, уменьшить трудности чрезвычайно сложной задачи управления большой организацией, сведя ее до масштаба, который постижим для человеческого восприятия. Обобщение позволяет увидеть и работу руководителя в целом, и взаимодействие компонентов этой работы. Поскольку все организации имеют много общих характеристик, возможно, разработать модели факторов, влияющих на успех организации. Модели, хоть они не очень точны, помогают понять механизмы сложного взаимодействия в самой организации и между организацией и внешней средой. Возможно, также определить в целом общий процесс управления, применимый ко всем формальным организациям, как процесс планирования, организации, мотивации и контроля.

2. Необходимость ситуационного подхода. При исполнении управленческих функций необходимо принимать во внимание различия между организациями. Эти серьезные различия между организациями, называемые ситуационными переменными, распадаются на две основные категории: внутренние переменные и внешние переменные.

Внутренние различия между организациями сродни различиям между зданиями. Различия в архитектуре, материале, размерах делают одни здания более подходящими для того, чтобы стать складом, а другие – домом, который может стать жилищем для многих людей. Эти переменные в различной степени контролируемы. Они являются результатом управленческих решений, касающихся того, что должна делать организация и кто в ней должен делать необходимую работу. Решения, принимаемые руководством в отношении внутренних переменных, определяют, насколько результативна, эффективна и производительна, будет данная организация по сравнению с другими.

Внешняя среда находятся вне контроля руководства компаний, но оно должно стремиться сделать так, чтобы их компании реагировали бы на факторы изменения в конкретной внешней среде, чтобы добиться успеха.

Руководство организацией должно знать, что внешняя среда по-разному воздействует на организацию. Различия заключаются как в глубине воздействия различных изменений на организацию, так и в скорости, с которой меняется внешняя среда организации, ее внешнее окружение. Также организация должна пытаться влиять на внешнюю среду, чтобы создать благоприятные для себя возможности.

3. Необходимость интегрированного подхода. Выяснение того, какие переменные наиболее сильно влияют на организацию, еще не приводит к лучшему решению. Все многочисленные ситуационные переменные и все функции процесса управления взаимосвязаны. Их нельзя рассматривать независимо друг от друга. Как камень, брошенный в пруд, изменение любого важного фактора вызывает круги, расходящиеся по всему пруду, т.е. по всей организации. Первая же реакция на перемены вызывает дальнейшие перемены, а те в свою очередь, вызывают к жизни новые волны и т.д. в бесконечном цикле.

Через процесс управления руководители создают и реализуют набор внутренних переменных, т.е. организацию. Процесс управления является средством, с помощью которого учитываются факторы внешнего окружения и оценивается успех организации.

1.3.5. Социальная ответственность и этика

организации

Под юридической ответственностью понимают выполнение законов и норм государственного регулирования деятельности организаций. Социальная ответственность лежит вне или сверх юридической ответственности и носит добровольный характер.

Этика - это принципы, определяющие правильное поведение и его отличие от неправильного. Этика основана на этических нормах, т. е. системе общих ценностей и правил, соблюдение которых организация требует от своих сотрудников. Эти ценности являются частью ценностей, существующих в культуре данного общества.

1.3.6. Организационная культура

Под организационной культурой понимается исторически сложившаяся система общих традиций, ценностей, символов, убеждений, формальных и неформальных правил поведения членов организации, выдержавших испытание временем.