49. Создание схемы данных и корректировка бд

Схема данных является удобным и наглядным средством отображения логических связей таблиц БД. Связи используются для объединения записей связанных таблиц при любой обработке. Это упрощает процесс конструирования многотабличных запросов, форм и отчетов. Если создается связь с поддержкой целостности данных, то можно предусмотреть в БД следующие каскадные операций:

каскадное обновление связанных полей— изменение значений ключа в записи главной таблицы влечет автоматическое изменение значений вторичного ключа в подчиненных записях;

каскадное удаление связанных записей — удаление записи из главной таблицы приводит к автоматическому удалению всех подчиненных записей.

Для создания схемы данных вводится команда Сервис / Схема данных. Затем надо:

♦ в окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы поочередно выделять значки связываемых таблиц и нажимать [Добавить], после чего нажать [Закрыть];

♦ в окне Схема данных разместить списки полей таблиц, представленные в отдельных окнах, согласно логической структуре БД и приступить к связыванию таблиц. Для установки связи между двумя таблицами следует перетащить первичный ключ на вторичный;

♦ в окне Изменение связей задать целостность данных, после чего— каскадные операции. При необходимости изменить способ объединения записей, заданный по умолчанию, воспользовавшись кнопкой "Объединение". После нажатия [Создать] произойдет возврат к окну Схема данных, В этом окне между таблицами установится связь.

При создании схемы данных возможны неточные действия пользователя:'

добавление таблицы лишний раз. Тогда для исключения лишнего списка полей из окна Схема данных он выделяется и нажимается клавиша Delete;

перетаскивание первичного ключа не на вторичный ключ. Для удаления образовавшейся в этом случае линии связи она выделяется и нажимается клавиша Delete. Для печати схемы данных используется команда

Файл / Печать схемы данных

Для изменения параметров существующей связи выполняется;

♦ открытие окна Схема данных;

♦ двойной щелчок по линии связи, подлежащей изменению;

♦ изменение параметров связи в появившемся окне Изменение связей.

50. Работа с таблицей осуществляется в режим таблицы. В этом режиме возможны операции: 1) редактирование значения поля - Щелчок на значении поля 2) Поиск значения в поле - Выделение поля Ввод команды правка / Найти 3) Замена значения в поле- Выделение поля Ввод команды Правка/Заменить

Операции с записями и их выполнение: 1)Добавление записи - Ввод команды Вставка/Новая запись 2) Удалить запись – Правка/удалить 3) Сортировка записи- Выделение поля, по которому будут сортироваться записи Ввод команды Записи / Сортировка 4) Фильтр по выделенному -Выделение значения поля, Ввод команды Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному 5) Обычный фильтр – ввод команды Записи/фильтр/изменить фильтр, выбрать значения, по которым будет осуществляться выбор записей, ввод команды Фильтр/применить фильтр 6) Расширенный фильтр- Ввод команды Записи/Фильтр/Расширенный фильтр, формирование условия отбора записей, Фильтр/Применить 7) Отображение подчиненных записей для записи главной таблицы- выбор подчинённой таблицы по команде Вставка/подтаблица, щелчок на значке + 8) Отображение всех подчинённых записей в главной таблице- Формат/подтаблица/Свернуть все

Операции со столбцами: 1)Переименование – двойной щелчок на заголовке столбца 2) Вставка столбца- Выделение столбца, перед которым осуществляется вставка, Вставка/столбец 3) Удаление столбца- Правка / Удалять столбец 4) Скрытие столбца- Формат/скрыть столбцы 5) Перемещение столбца-Выделение столбца, ухват мышью заголовка столбца и указание его нового расположения 6) Закрепление столбца- Выделение столбца, который должен быть крайним левым при прокрутке таблицы вправо, Формат/закрепить столбцы

Примечание. Для отмены скрытия столбца используется команда Формат / Отобразить столбцы; для отмены закрепления столбца—команда Формат / Освободить столбцы. Возможно также изменение макета таблицы, а именно: Изменение ширины столбцов (Формат/ширина столбца) и высоты строк (Формат/Высота строки); специальное оформление таблицы, задание линии сетки, их цвета и типа, фона и типа границы таблицы (Формат/режим таблицы) и проверка орфографии в полях (Сервис/орфография).