22. Понятие документооборота.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

22. Организация проведения инвентаризации.

Инвентаризация представляет собой проверку соответствия данных бухгалтерского учета и фактического наличия имущества и финансовых обязательств организации на определенную дату.

В отношении различных объектов инвентаризации применяются три различных регламента ее проведения.

I. Проверка фактического наличия имущества сверка фактического наличия с данными бухгалтерского учета.

Применяется в отношении следующего имущества, хранящегося и используемого в организациях: основных средств, нематериальных активов (в части наличия правоустанавливающих документов), незавершенного строительства, оборудования к установке, производственных запасов (материалов, товаров, готовой продукции), незавершенного производства, наличных денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, документарных ценных бумаг.

II. Документальная сверка расчетов с бюджетом, кредитными организациями и другими контрагентами.

Применяется при инвентаризации всех видов расчетов, в том числе расчетов с бюджетом, а также при инвентаризации финансовых вложений в части выданных займов и вкладов в договоры простого товарищества.

III. Проверка документальной обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, на основании имеющихся у организации документов.

Таким способом осуществляется инвентаризация нематериальных активов (в части правильности формирования балансовой стоимости); запасов, не находящихся в период проведения инвентаризации под отчетом материально ответственных лиц (переданных на ответственное хранение, материалов и товаров в пути, товаров отгруженных); расходов на НИОКР; бездокументарных ценных бумаг; расходов будущих периодов; резервов предстоящих расходов и платежей. Данный порядок применяется также при инвентаризации расчетов и финансовых вложений в выданные займы и вклады в договоры простого товарищества. Применение этого регламента без проведения документарных сверок с контрагентами снижает достоверность инвентаризации.