3. Механизмы и принципы проектирования организационных систем

Бизнес-процессы, представляют собой практические мероприятия и ресурсы, направленные на создание, реструктуризацию и реформирование компаний с целью улучшения их деятельности; повышения прибыли, улучшения качества продукции, достижения экологических стандартов и т.д. В состав этих мероприятий входят организационные, технологические, экономические, финансовые, правовые и другие действия. Таким образом, бизнес-процессы – это связанные цепочки хозяйственных операций. Например, процесс производства, осуществление материально-технического снабжения, технология заключения и исполнения договоров на реализацию продукции, процесс бухгалтерского учета затрат и результатов производственной деятельности. Они могут осуществляться по различным схемам, которые в свою очередь могут ветвиться на несколько более мелких бизнес-процессов. Так, бизнес-процесс: «Технология заключения и исполнения договоров на реализацию продукции» для крупных компаний целесообразно разделить на два: «Технология заключения договоров на реализацию продукции (Подготовка к сбыту)» и «Технология исполнения договоров на реализацию продукции (Сбыт)».

Бизнес-процесс может быть представлен в виде иерархической системы взаимосвязанных задач, функций, операций и соответствующих им ресурсов. Наша задача – рассмотреть организационную составляющую бизнес-процессов.

Реализация бизнес-процессов происходит на основании бизнес-правил, в рамках которых необходимо выполнять хозяйственные операции. Это – законодательство, договора, соглашения, контракты. Современные программы бизнес-процессов основаны на архитектуре «клиент-сервер», которая обеспечивает:

определенный порядок доступа работников к данным для защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа;

возможность коллективной работы с необходимыми наборами информации;

информированность работника в зависимости от его полномочий, а не от его рабочего места;

возможность изменения баз данных.

Организационная система (ОС) представляет собой совокупность двух частей: механизма внутреннего функционирования и механизма отношений с внешней средой.

Механизм внутреннего функционирования включает элементы, необходимые для процесса управленческой и производственной деятельности: функциональные и организационные структуры, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи и систему документооборота. Механизм отношений с внешней средой включает элементы, необходимые для формирования благоприятного делового поля внешних отношений компании – законодательные акты, договоренности, контракты, соглашения и т.п. ОС можно представить как работающую компанию, гармонично вписавшуюся во внешнюю среду. Примером большой организационной системы может послужить ОАО «Сбербанк» с обширной социальной инфраструктурой и наличием многочисленных смежников, потребителей, дилеров. В практической деятельности применяются два принципа использования указанных выше механизмов: принцип последовательности и принцип параллельности.

Принцип последовательности. «Для действующих компаний корректировка механизма внутреннего функционирования должна осуществляться после определения тенденций изменения механизма отношений с внешней средой».

Изменение механизма отношений компании с внешней средой может носить устойчивый и неустойчивый характер. При установлении тенденций устойчивых изменений, механизм внутреннего функционирования компании следует оперативно корректировать в допустимом диапазоне изменений. В случае неустойчивого характера изменений параметров внешней среды, необходимо либо подождать некоторое время, либо использовать экономико-математические методы для их анализа, например, методы аппроксимации, массового обслуживания и др.

Принцип параллельности. «Для новых компаний необходимо проектировать механизм внутреннего функционирования и механизм отношений с внешней средой одновременно».

Создание компаний может носить разрешительный или заявительный характер. При разрешительном характере главную роль играет государственный орган регистрации товариществ или обществ. Он осуществляет строгий контроль за соблюдением законодательно установленных правил, ограничений, сроков.

При заявительном характере главную роль играет желание гражданина или организации создать новую компанию или реорганизовать старую. Регистрационный государственный орган лишь фиксирует определенный набор документов. В РФ действует разрешительный характер создания компаний. Существуют государственная и муниципальные регистрационные Палаты. Успешная регистрация компании еще не гарантирует успешной деятельности, трудности начинаются с первого же дня ее деятельности. Необходимо предварительно задуматься и рассчитать основные параметры будущей организации, определить ее место в местном, региональном или мировом разделении труда. Это нужно для того, чтобы впоследствии не пришлось тратить много времени и денег на исправление допущенных ошибок. Поэтому задача проектирования организационной системы является весьма важной для компании. Разработка ОС – это многоплановый процесс с участием различных специалистов (по управленческим и технологическим вопросам, по системотехнике и информации, по финансам и экономике, по юридическим вопросам, маркетингу).