2. Методы проектирования организационных систем
Для организационного проектирования необходимо отказаться от рассмотрения структуры организации как застывшей формы. Сюда включается система целей, их распределение между уровнями и подразделениями, а также распределение функций, полномочий и ответственности между звеньями. Здесь уровни и подразделения структуры управления являются составом организации. Взаимосвязь между отдельными элементами осуществляется посредством коммуникаций. Для повышения эффективности любой системы важно наладить эти потоки информации. В частности, в настоящее время все большее количество компаний внедряет у себя системы электронного документооборота (СЭД), что повышает скорость, надежность и качество обмена информацией в компании. Одна из фирм-разработчиков подобного программного обеспечения – Documentum - выбрала в качестве девиза своего программного продукта фразу «Never lose» («Никогда не потеряется») и эмблему шарика для гольфа у лузы. Этот шаг демонстрирует основную идею Documentum об организации документооборота в компаниях. В настоящее время (начиная с 2006г.) РЭА им. Г.В. Плеханова проводит внедрение такого ПО.
Выделяют 4 основных метода проектирования организаций.
1. Метод аналогий предполагает перенос уже существующих схем на действующую организацию. Также применяется имеющийся опыт, типовые структуры и решения. Такой метод направлен на унификацию и стандартизацию управленческих решений. Такие решения должны быть варианты (неоднозначны), корректируемы с определенной периодичностью, а также допускающими отклонения при изменении условий. Так, после неудачного опыта проведения рыночных реформ, российские чиновники захотели апробировать аргентинскую модель на экономике России. Однако, по мнению многих специалистов, недостаток проектирования организационных систем заключается в увлечении типовыми схемами, а также в механическом переносе ранее применявшихся организационных форм. Это так называемое «слепое копирование».
2. Экспертный метод основан на изучении рекомендаций и оценок экспертов, опытных управленцев. Целью этого метода является выявление специфики предприятия, недостатков менеджмента и разработка рекомендаций по совершенствованию организации. Это гибкий метод, применяемый в сочетании с другими. Например, в 2000г. компания Русский алюминий пригласила независимых консультантов для построения новой дивизиональной, структуры управления. В 2006г. произошло крупное объединение с другой корпорацией алюминиевой отрасли – СУАЛом. А уже в 2007 международное слияние новой структуры с Гленкором (швецарская компания Glencorе Int. AG). В результате чего образовался крупнейшая в мире компания по производству алюминия.
3. Метод структуризации целей предполагает разработку системы целей и последующее ее совмещение с разрабатываемой организационной структурой. Данный метод является аналогом процесса стратегического планирования в менеджменте. Применение на практике этого метода может быть представлено в виде дерева целей. Так на одном из предприятий обрабатывающей промышленности в Тверской области по этому пути принимали решение о покупке станка обычного или лазерного (рис. 1). В качестве критерия принятия решения был выбран максимум маржинальной прибыли (точнее ее математического ожидания). В расчет брались планируемые цены продаж (100 и 120 д.ед.), их вероятности (0,4 и 0,6), значения маржинальной прибыли при различных вариантах событий (24000 ден.ед и т.д.)
По этому же методу может быть составлена таблица полномочий и ответственности. Она содержит
1) цели проекта с детализацией на задачи или подцели,
2) назначается ответственный по каждой из них,
3) сроки исполнения,
4) содержание работ,
5) ресурсы для выполнения каждого этапа, в т.ч финансовые.
Для визуализации процесса реализации проекта удобно применять диаграмму Ганнта (см. рис. 2). Это ленточная диаграмма, организованная в виде таблицы, по вертикали которой откладываются этапы проекта, по горизонтали - сроки их реализации.
Рис.2. Пример диаграммы Ганнта.
4. Метод моделирования предполагает разработку математических, графических и других моделей организации или отдельных ее элементов. Созданию организации предшествует аналитическая работа. Такой универсальный метод как моделирование представляется собой адекватное замещение объектов-оригиналов объектами-моделями, более удобными для изучения свойств оригинала. Модель – это уменьшенная, упрощенная копия действительного объекта или явления. Кроме создания физического макета, предполагается мысленное моделирование. Моделирование бывает
- аналоговым (использует общие свойства объектов-аналогов),
- гипотетическим (потенциальным, условным), когда знаний об изучаемого объекте недостаточно, как при продвижении нового товара на рынок,
- имитационным, с применением имитационных моделей и использованием экспериментов.
Для ускорения процедуры расчета параметров будущей модели, а также возможных вариантов развития организации на практике применяют компьютерные программы по инвестиционному планированию, бюджетированию, например Project Expert.
Для описания структуры организационных систем используют метод математических графов. Обыкновенным графом G=(X,U) называют упорядоченную пару множеств: конечного множества Х, элементов которого называются вершинами графа, и произвольного подмножества U, связывающих эти вершины. Вершины характеризуют объекты события, ребра – финансовые, материальные потоки. Различают граф-дерево, сетевой граф, граф-цикл2. Например, граф-дерево целей производственной программы (дерево целей).
Этапы организационного проектирования
В различных источниках существует большое количество описаний этапов организационного проектирования. Однако, в общем этот процесс сводится к четырем основным пунктам.
Этапы проектирования организации.
1. Анализ действующей организации (диагностика). Мы даем ответ на вопрос «Где мы сейчас?» (рис. 3). Так при рассмотрении организационной структуры производится анализ ее соответствия целям и стратегии организации. Оценка производится по критериям: соотношение между централизацией и децентрализацией, объем аппарата управления, распределение полномочий, анализ функций управления, оценка хозяйственной деятельности.
2. Постановка целей и задач проектирования. То есть на этом этапе мы должны понять, куда мы хотим попасть. Например, при государственных заказах на выполнение НИРов (научно-исследовательских работ) составляется техническое задание, содержащее название, содержание и предполагаемые результаты исследования.
3. Собственно организационное проектирование. Этап помогает ответить на вопрос «Как мы хотим достичь поставленных целей?» При проектировании организационной структуры управления компанией могут решаться следующие задачи: определяется тип структуры, состав подразделений, численность управленческого персонала, соподчиненность между звеньями, затраты на управление. Здесь целесообразно составить поэтапный план реализации проекта, определить сроки, ответственных, их полномочия и финансовые и другие ресурсы по каждому этапу.
4. Оценка эффективности организационного проектирования. Эффективность рассчитывается как отношение показателя на выходе к показателю на входе производится исходя из уровня реализации целей, надежности и организованности.
Рис. 3. Этапы организационного проектирования.