8. Організація документування операцій. Способи виправлення помилок у документах

Процес документування:

- складання первинних документів

приймання первинних документів

обробка первинних документів

Організація бухгалтерського обліку повинна забезпечити своєчасне та повне документування здійснених господарських операцій суб'єкта господарювання.

Це надасть можливість здійснювати контроль за збереженням майна власника, зокрема, за зберіганням матеріальних і грошових цінностей. Крім того, документування є основою для нагляду за діяльністю осіб, наділених правами розпорядження майном підприємства.

Складання первинних документів відбувається безпосередньо на підприємстві. Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Крім того, керівник повинен забезпечити виконання всіма підрозділами та працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Відповідно до законодавства первинні документи повинні складатися в момент здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення.

Складання та оформлення документів передбачає заповнення всіх його реквізитів і одержання всіх необхідних резолюцій, віз, печаток і штампів.

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• Найменування підприємства, установи, організації, від імені яких складений документ

• Назва документа (форми)

• Дата і місце складання

• Зміст і обсяг господарських операцій

• Одиниця вимірювання господарських операцій (натуральна або-та грошова форма)

• Посада і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність їх оформлення

• Особистий і електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійснені господарських операцій.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх для відображення в БО, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали та підписали ті документи.

Всі документи подаються до бухгалтерії у строки, встановлені керівником підприємства. Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать нормативно-правовим актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, ТМЦ та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам та іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані керівнику для приймання рішень.

Бухгалтерська обробка документів включає перевірку документів (за формою та змістом, арифметична перевірка, відповідальність господарських операцій чинному законодавству), таксування, групування, контирування.

Таксування – це грошова оцінка зазначених документів, матеріальних цінностей або виконаних робіт.

Контирування – проставлення на первинних документах кореспонденції рахунків.

Всі документи, що пройшли обробку повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного виконання (при ручній обробці на первинних документах проставляється дата запису , а при обробці на обчислювальній установці відтискають штамп оператора, відповідального за їх роботу або відмітку, придатну для її обробки електронними записами). Всі документи, що додаються до ПКО і ВКО, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних витрат підлягають обов’язковому позначенню штампом або ручним надписом «одержано» або «сплачено» із зазначенням дати.

Способи виправлення помилок:

• Коректурний

• Червоне сторно

• Доправки

Суть коректурного способу полягає у закресленні неправильного тексту і надпису над закресленим правильного тексту. Закреслення здійснюється 1 рискою, так щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки обумовлюється надписом «Виправлено» та підтверджуватись підписами осіб, що підписували цей документ із зазначенням дати виправлення. Цей спосіб застосовується у первинних документа