Розділ 9. Облік запасів.

9.1. Склад, класифікація, оцінка та завдання обліку запасів.

9.2. Документація та оперативний облік надходження, відпуску і витрачання запасів.

9.3. Облік запасів на складах та його зв’язок з обліком в бухгалтерії.

9.4. Синтетичний облік запасів.

9.5. Облік продуктів харчування.

9.6. Облік медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення.

9.7. Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Терміни і поняття

Питання для перевірки знань

Тести

Література для поглибленого вивчення

Вивчивши матеріал розділу, ви будете ЗНАТИ

• нормативно-правове забезпечення бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ;

• склад та запасів бюджетних установ;

• порядок оцінки запасів бюджетних установ;

• механізм документального оформлення і реєстрації надходження, переміщення та вибуття запасів бюджетних установ;

• методику відображення операцій із запасами бюджетних установ на рахунках бухгалтерського обліку;

а також УМІТИ

• ідентифікувати об’єкти у складі запасів;

• здійснювати оцінку запасів бюджетних установ;

• відображати надходження, переміщення та вибуття запасів бюджетних установ в документах бухгалтерського оформлення;

• здійснювати проведення за операціями з запасами бюджетних установ на рахунках бухгалтерського обліку;

9.1. Склад, класифікація, оцінка та завдання обліку запасів.

В процесі здійснення відповідних видів діяльності, бюджетні установи використовують предмети праці, які в бухгалтерському обліку зазначених суб’єктів господарювання виокремлено в самостійний об’єкт обліку - запаси.

Запаси - це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року. Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу.

До складу запасів бюджетних установ відносяться: сировина та матеріали; будівельні матеріали; обладнання, конструкції і деталі до установки; спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами; молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім'ї бджіл; доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята від населення для реалізації; малоцінні та швидкозношувані предмети; паливо; матеріали для учбових, наукових та інших цілей; запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів); продукти харчування; медикаменти і перев'язувальні засоби; господарські матеріали і канцелярське приладдя; тара; матеріали в дорозі; готова продукція та інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.

Загалом за функціональним склад запаси поділяються на виробничі запаси, тварини на вирощуванні та відгодівлі, малоцінні та швидкозношувані предмети, матеріали та продукти харчування, готову продукцію, продукцію сільськогосподарського виробництва.

Склад запасів бюджетних установ

До запасів бюджетних установ відносяться:

1) виробничі запаси;

2) тварини на вирощуванні та відгодівлі;

3) малоцінні та швидкозношувані предмети;

4) матеріали та продукти харчування;

5) готова продукція;

6) продукція сільськогосподарського виробництва.

Кожна група має відповідну кількість підгруп. Зокрема, до складу виробничих запасів входять:

• сировина й матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт і капітального будівництва;

• обладнання, конструкції та деталі до установки (металеві, залізобетонні та дерев’яні конструкції, блоки і збірні частини будівель і споруд);

• збірні елементи; обладнання для опалювальної, вентиляційної, санітарно-технічної систем (опалювальні котли, радіатори тощо); вітчизняне та імпортне обладнання, яке потребує монтажу й передбачене для встановлення, та інші матеріальні цінності, необхідні для будівництва;

• спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами (спецобладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами згідно із конкретною темою замовника, до передання його до наукового підрозділу;

• будівельні матеріали, що придбані за рахунок коштів, призначених на капітальне будівництво, і використовуються для будівельних та монтажних робіт (силікатні матеріали, лісові матеріали, будівельний метал, металовироби, санітарно-технічні матеріали, електротехнічні матеріали, хімічно-москательні та інші аналогічні матеріали);

• остання підгрупа виробничих запасів охоплює всі інші запаси, які використовуються для науково-дослідних робіт за господарськими договорами і капітального будівництва, що не ввійшли до попередніх чотирьох груп.

Друга група — тварини на вирощуванні та відгодівлі — поділяється на такі підгрупи:

• молодняк тварин на вирощуванні, зокрема молодняк великої рогатої худоби, свиней, овець, кіз та коней за віковими групами;

• тварини на відгодівлі, представлені дорослою худобою, переведеною з основного стада на відгодівлю й нагул;

• птиця — як молодняк, так і доросла;

• звірі хутрові за видами — як молодняк, так і основне стадо;

• кролі — всі кролі за породами та видами: молодняк та основне стадо;

• сім’ї бджіл;

• доросла худоба, вибракувана з основного стада — поголів’я вибракуваних продуктивних тварин і робочої худоби за видами;

• худоба, прийнята від населення для реалізації.

Третю групу становлять малоцінні і швидкозношувані предмети, які поділяють на малоцінні та швидкозношувані предмети, що перебувають на складі та в експлуатації. До них належать:

• знаряддя лову (трали, неводи, сіті тощо);

• пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

• спеціальні інструменти та спеціальні пристосування для серійного й масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень;

• предмети виробничого призначення; обладнання, що сприяє охороні праці;

• предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;

• господарський інвентар — предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;

• сценічно-постановні засоби вартістю до 10 грн за одиницю (комплект);

• інші предмети, термін корисної експлуатації яких не перевищує одного року (малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення).

Найвагомішою зі складових запасів є група матеріалів і продуктів харчування, яка, своєю чергою, поділяється на такі підгрупи:

• матеріали для навчальних, наукових та інших цілей, які охоплюють реактиви й хімікати, скло та хімпосуд, метали, електроматеріали й радіоматеріали, радіолампи, фотоприладдя, папір для видання навчальних програм, посібників, наукових та інших робіт, піддослідні тварини та інші матеріали для навчальної мети й науково-дослідних робіт, а також дорогоцінні та інші метали для протезування;

• продукти харчування установ, у кошторисах яких для надання державних послуг передбачено видатки за кодом економічної класифікації видатків 1133 «Продукти харчування»;

• медикаменти й перев’язувальні засоби — медикаменти, компоненти, бактерицидні препарати, сироватки, вакцини, кров, перев’язувальні засоби, а також допоміжні та аптекарські матеріали в лікувальних закладах, які мають свою аптеку;

• господарські матеріали й канцелярське приладдя, господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб установ (електричні лампи, мило, щітки тощо), будівельні матеріали для поточного ремонту, медикаменти і перев’язувальні засоби установ, у кошторисах яких асигнування на цю мету передбачене за кодом 1131 економічної класифікації видатків. «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар»;

• паливо, пальні та мастильні матеріали, які охоплюють усі види палива, пального й мастильних матеріалів, що перебувають на складах або в коморах (дрова, вугілля, торф, бензин, газ, мазут, автол тощо), а також безпосередньо у матеріально-відповідальних осіб;

• тара, до якої входить поворотна тара, обмінна тара (діжки, бідони, ящики, банки скляні, пляшки тощо) як порожня, так і наповнена матеріальними цінностями;

• матеріали в дорозі, матеріали, оплачені установами за постав­ками, які не надійшли до кінця місяця на склад і за якими надійшли транспортні документи, а також матеріали, отримані на склади груп централізованого постачання і не розподілені за установами;

• запасні частини до машин і обладнання —запасні частини, призначені для ремонту й заміни спрацьованих частин машин (медичних, електронно-обчислювальних тощо), обладнання тракторів, комбайнів, транспортних засобів (мотори, автомобільні шини, включно із покришками, камерами й обідними стрічками тощо) незалежно від їхньої вартості;

• інші матеріали — сіно, овес, інші види кормів і фуражу для худоби та інших тварин, насіння, добрива, а також інші матеріали.

Групи готової продукції та продукції сільськогосподарського виробництва не підлягають поділу з огляду на незначний асортимент зазначених виробів.

У бухгалтерському обліку бюджетних установ запаси, в тому числі отримані та передані безоплатно у визначеному чинним законодавством порядку, оцінюють за балансовою вартістю, яка поділяється на:

• первинну вартість (вартість придбання, отримання, виготовлення запасів);

• справедливу вартість (первинна вартість запасів, отриманих бюджетною установою безоплатно);

• відновлювальну вартість (первинна вартість запасів після проведення їх переоцінювання);

Молодняк тварин, отриманий від приплоду, а також продукція підсобних сільських господарств оцінюється й оприбутковується за плановою собівартістю. Продукція виробничих майстерень відображається за фактичною собівартістю. Інформація за вартісними характеристиками матеріалів, продуктів харчування та малоцінними і швидкозношуваними предметами й іншими запасами відображається на підставі договірних цін. Сума податку на додану вартість щодо придбаних запасів, а також видатки з транспортування зазначених предметів, заготівлю, мито відносять на фактичні видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків. Запаси, що надійшли до установи як гуманітарна допомога, оцінюють за наявними цінами на аналогічні предмети; отримані в результаті ліквідації об’єктів необоротних активів - за цінами можливого використання. Тара оцінюється на основі цін постачальників, при цьому в разі її повернення або реалізації різницю між цінами придбання та реалізації відносять на фактичні видатки.

Вартість запасів може бути змінена в результаті переоцінювання, але виключно на виконання нормативно-правових актів України. Для переоцінювання та встановлення реальної вартості запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів наказом керівника установи створюється спеціальна тимчасова комісія у складі, яка переоцінює кожну окрему одиницю запасів, увідповід­нює її вартість ціні, що склалася в торговельній мережі на аналогічні зразки товарів, які виробляються підприємствами України або підприємствами-виробниками за межами України й поставляються в торговельну мережу. При цьому ціни на однотипні предмети, встановлені під час переоцінювання, у межах однієї установи чи організації або установ, що обслуговуються однією централізованою бухгалтерією, мають бути однаковими. За результатами переоцінювання комісія установи складає в довільній формі акт про зміну вартості запасів. В акті зазначаються найменування переоцінених запасів, їхня кількість та вартість за даними бухгалтерського обліку, нова ціна за одиницю після переоцінювання та сума різниці, яка має бути відображена в бухгалтерському обліку. Акт затверджує керівник установи. Зміна первинної вартості запасів не є додатковим доходом установи, а отже до доходів не відноситься.

Відпуск запасів у використання, виробництво, продаж чи інше вибуття здійснюється за балансовою або середньозваженою собівартістю, яку визначають за кожним видом подібних запасів за формулою:

(9.1)

де С_звс — середньозважена собівартість;

В_зп, В_зм — відповідна сумарна вартість запасів на початок місяця та отриманих за місяць;

К_зп, К_зм — кількість запасів на початок місяця та отриманих за місяць.

Відповідно до ст.137, 141 Господарського кодексу України запаси у складі іншого майна закріплені за бюджетними установами на правах оперативного управління з метою здійснення відповідної господарської діяльності. Виходячи з цього завданнями бухгалтерського обліку запасів виступають:

• правильне документальне оформлення і своєчасне відображення в облікових регістрах надходження запасів, їх внутрішнього руху та вибуття;

• контроль за збереженням і рухом запасів на складах;

• контроль за раціональним використанням запасів і дотриманням норм їх використання;

• забезпечення всіх рівнів управління інформацією про наявність, рух і вибуття запасів.

Бухгалтерський облік запасів в бюджетних установах здійснюється відповідно до таких нормативно-правових актів:

• Бюджетний кодекс України від 8.07.10 р. № 2456-VI

• Господарський кодекс України від 16.01.03 р. № 436-IV

• Податковий кодекс України від 2.12.10 р. №2755-VI

• Про бухгалтерський облік та фінансову звітність: Закон України від 16.07.99р. № 996-XIV

• Про гуманітарну допомогу: Закон України від 22.10.99р. № 1192-XIV

• Про затвердження Інструкції з обліку запасів бюджетних установ: Наказ Державне казначейство України вiд 08.12.2000 № 125

• Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів: Наказ Міністерства статистики України від 21.06.96 № 193

• Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання: Наказ Державного казначейства України вiд 18.12.2000 № 130

• Про затвердження Порядку дооцінки матеріальних запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів бюджетних установ: Наказ Державного казначейства України та Міністерства економіки України: Наказ вiд 02.12.1997 № 127/138

• Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання: Наказ Державного казначейства України від 27.07.2000 №68

• Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ: Наказ Міністерства фінансів України та Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 №114

• Про затвердження Інструкції про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ: Наказ Державного казначейства України від 10.07.2000 №61

9.2. Документація та оперативний облік надходження, відпуску та витрачання запасів.

Запаси надходять до бюджетних установ унаслідок закупівлі, безоплатної передачі, отримання гуманітарної допомоги, надходження у вигляді готової продукції виробництва, а також в результаті демонтажу необоротних активів. Факт отримання запасів супроводжується документуванням інформації щодо зазначеної операції. Для фіксування цієї інформації передбачено документи, склад і порядок заповнення яких визначається Інструкцією про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затвердженою Наказом Державного казначейства України від 18.12.2000 р. № 130 та Інструкцією про складання типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів, затвердженою Наказом Міністерства статистики України від 21.06.1996 р. № 193.

У разі, якщо запаси отримуються на складі постачальника, а доставку їх доручено автопідприємству, на зазначені предмети виписується товарно-транспортна накладна (ф. № 1-ТН), один екземпляр якої надходить до відділу постачання установи-отримувача, де на її підставі здійснюють записи в Журналі обліку отриманих вантажів (ф. № М-1), після чого зазначений первинний документ передається до бухгалтерії для перевірки щодо достовірності інформаційних даних. Якщо доставку здійснює експедитор замовника (покупця), зазначена особа доставляє на склад установи матеріальні цінності й передає разом із відповідними супроводжувальними документами (рахунками, накладними тощо) завідувачеві складу чи комір­никові. На складі здійснюється ретельна перевірка матеріальних цінностей на предмет їх відповідності кількості, асортименту і якості даним, зазначеним у супровідних документах. В окремих випадках проводять лабораторні аналізи, випробування та інші види перевірки.

У разі виявлення невідповідності за кількісними та якісними характеристиками матеріальних цінностей їх подальше приймання здійснює утворена наказом керівника приймальна комісія за Актом про приймання матеріалів, ф. № З-1. Акт складається в двох примірниках у присутності завідувача складу та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов’язковим, — представника незацікавленої організації. Після приймання запасів акти з доданими до них документами (рахунки-фактури, накладні тощо) передають зі складу до бухгалтерії. Один примірник акта використовують для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий — для висунення претензії постачальникові.

За відсутності розбіжностей матеріальні цінності оприбутковують на склад виписуванням у день прийняття предметів завідувачем складу чи комірником прибуткового ордера (ф. № М-4) в одному примірнику. Прийняття матеріальних цінностей за відсут­ності відхилень може супроводжуватися розпискою на документах постачальника про факт оприбуткування без виписування прибуткового ордера.

Запаси, що надійшли до бюджетної установи як гуманітарна допомога, приймаються створеною наказом керівника установи комісією за обов’язкової участі представника бухгалтерії та організації вищого рівня. Приймання цінностей відбувається в присут­ності матеріально відповідальних осіб, які отримують ці цінності для зберігання. Факт приймання підтверджується складанням акта, який підписується членами комісії й передається на склад разом із матеріальними цінностями.

Надходження готової продукції від виробничих (навчальних) майстерень та сільськогосподарських підсобних (навчальних) господарств, а також матеріалів від заготівлі та переробки оформлюється актом, який затверджує керівник установи.

Запаси зі складу передаються до структурних підрозділів для використання їх в основній діяльності, на господарські потреби, а також відпускаються для реалізації. Відпуск запасів здійснюється комірником винятково посадовим особам, які, відповідно до затвердженого наказом керівника установи переліку, мають право на отримання матеріальних цінностей. Перелік зазначених матеріально відповідальних осіб та зразки їхніх підписів передаються для роботи до складу. Оформлення відпуску запасів зі складу супроводжується виписуванням відповідних документів, при цьому з огляду на різнорідність номенклатури запасів бюджетних установ склад документів також неоднорідний. Зокрема, видача запасів зі складу оформлюється:

• накладною (вимогою) (ф. № З-3), що являє собою уніфіковану форму для звичайного та понадлімітного відпуску запасів зі складу, оформлення надходження на склад та внутрішнього переміщення. Зазначений документ складають у двох примірниках у бухгалтерії для отримання матеріальних цінностей зі складу та обліку їх за місцем використання. Затверджує його керівник установи ;

• меню-вимогою на видачу продуктів (ф. № З-4, № З-4а), яка застосовується для відпуску однойменного виду запасів зі складу (комори) до харчоблоку. Цей документ складається щоденно на підставі норм розкладу продуктів харчування та оперативних даних щодо кількості осіб, які одержують харчування;

• забірною карткою (ф. № З-5), яка призначена для оформлення систематичного відпуску матеріальних запасів упродовж місяця та контролю за дотриманням установлених лімітів. Зазначений первинний документ виписують у двох примірниках (для складу й отримувача) для кожного конкретного отримувача на кілька найменувань запасів, що належать до одного коду економічної класифікації видатків. Картка має обмежений час використання: 15 днів — у разі щоденного відпуску, місяць — періодичного. Факт відпуску запасів зі складу підтверджується підписами отримувачів та матеріально відповідальних осіб, які здійснюють відпуск матеріальних цінностей.

Запаси з балансу установи списуються на підставі Акта списання (ф. № З-2), який у двох примірниках складає комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей, створена наказом керівника установи. Акт затверджується керівником, а далі передається матеріально відповідальній особі та до бухгалтерії. Ремонтно-будівельні матеріали списують відповідно до актів про їх витрачання з урахуванням норм витрат та здійснених обсягів робіт. Залишки зазначених матеріалів повертають на склад і оприбутковують там у встановленому порядку.

Списання паливно-мастильних матеріалів здійснюється на підставі шляхових листків (типові форми № 2, 3) за фактичними витратами пального, але не більше за встановлені норми витрат щодо кожної окремої марки автотранспорту.

Первинна документація з надходження і вибуття запасів, оформ­лена у встановленому порядку, передається у визначені графіком документообігу терміни разом із супроводжувальними, транспортними документами та реєстром документів до бухгалтері