Практична робота № 7

Тема заняття : Видача архівних копій та витягів.

Мета заняття: Навчитися видавати архівні копії та витяги.

Матеріально-технічне обладнання та посібники для роботи

1.Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, підприємств, установ і організацій.

2. Архівна справа.

Зміст та послідовність виконання роботи

1. Вхідний контроль

1. Що таке архівна копія?

2. Хто видає архівні копії?

3. Що таке архівний витяг?

4. Хто і в які терміни складає архівний витяг?

2. Завдання 1 : Видати архівну копію на документ з особової справи

Для виконання роботи необхідно :

2.1. Проробити розділ 9.2.2.” Правил роботи архівних установ”.

2.2. На підставі документів особової справи студента скласти архівну копію

( додаток )

2.3. Оформлювати документ згідно з правилами розташування реквізитів.

2.4.Найменування установи - фондоутворювача в тексті довідки у першому

згадуванні слід подавати повністю, у наступних припустиме вживання

скороченого найменування.

2.5. Машинописні архівні копи складаються на бланку для листів установи з позначенням їх назв ("Архівна копія"). Назва оригіналу документа, його дата і номер відтворюються повністю.

2.6. У разі потреби до тексту машинописної копії можуть робитися відповідні застереження щодо місць документа, нерозбірливо написаних, виправлених або таких, що не піддаються прочитанню тощо, а також зовнішніх особливостей оригіналу. У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою "так у документі". Після тексту архівної копії зазначаються пошукові дані оригіналу документа, що стали підставою для її складання (номери фонду, опису, справ, аркушів).

2.7. Архівні копії засвідчуються підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) і гербовою печаткою установи.

2.8. В архівних копіях, виготовлених фото- або електрографічним способом,

пошукові дані вміщуються на звороті кожного аркуша, засвідчувальні написи і гербова печатка розміщуються на звороті останнього аркуша документа.

2.9. Архівні копії направляються заявникам разом із супровідним листом,

підписаним керівником установи.

2.10.Усі інформаційні документи, архівні копії (витяги) надаються заявникам із застереженням, що вони не можуть бути розмножені (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражовані або включені до інформаційних мереж, баз даних без попереднього дозволу установи-фондоутворювача.

3.Завдання 2: Видати архівний витяг на документ з особової справи

3.1. На підставі документів особової справи студента скласти архівний витяг ( додаток )

3.2. В архівному витягу з тексту документа мають бути вичерпані всі наявні відомості за запитом, зазначені початок і кінець кожного витягу; пропуски в тексті документа окремих спів, речень позначаються трьома крапками.

У разі потреби до тексту машинописного витягу можуть робитися відповідні застереження щодо місць документа, нерозбірливо написаних, виправлених або таких, що не піддаються прочитанню тощо, а також зовнішніх особливостей оригіналу. У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою "так у документі". Після тексту зазначаються пошукові дані оригіналу документа,що стали підставою для її складання (номери фонду, опису, справ, аркушів).

3.3. Наступна послідовність оформлення відповідно пунктам 2.7-2.10 даної інструкції.

4.Вихідний контроль

1.Поясніть призначення архівної копії.

2.Охарактеризуйте особливості видачі архівної копії.

3. За якою формою складається архівний витяг.