Практична робота № 2

Тема заняття : Формування особових справ

Мета заняття : Навчитися формувати архівні справи

Матеріально-технічне обладнання та посібники для роботи

1.Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, підприємств, установ і організацій.

2. Набір документів для формування справи.

Зміст та послідовність виконання роботи

1. Вхідний контроль

1.Дайте визначення “архівна справа ”

2.За яких обставин документи діловодства стають архівними справами.

2. Завдання та методичні рекомендації до його виконання:

Сформувати особову справу використовуючи наявні документи та дотримуючись наступної послідовності :

1. Опрацювати « Правила роботи архівних установ » Р.3.2

2. Сформувати справу дотримуючись наступних правил :

• у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

• не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);

• документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи.

Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;

• документи, що підлягають включенню до складу НАФ (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

3. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

4. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (ЗО- 40 мм завтовшки).

5. Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

6. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

7.Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

8. В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

3. Вихідний контроль

1. Основні правила формування архівної справи.

2. Яка допустима товщина архівної справи?

3. Як групуються затверджені плани, звіти?

4. Яка хронологія розташування документів у справі?

Після виконання роботи студент повинен

Знати: Послідовність формування особової справи.

Вміти: Формувати особову справу

Завдання додому: Опрацювати « Правила роботи архівних установ » Р.5.

І н с т р у к ц і й н а к а р т а