1.1. Вилучення записів
Щоб вилучити записи, потрібно виділити їх, а потім натиснути клавішу Delete. При цьому Access запитує підтвердження, щоб запобігти випадковому вилученню. Записи вилучаються з таблиці без труднощів, якщо вони не мають зв'язаних записів у підлеглих таблицях. Однак, якщо спробувати вилучити запис, який зв'язаний із підлеглою таблицею, то Access не дозволить це зробити. Щоб вилучити запис із головної таблиці, потрібно спочатку вилучити всі зв'язані з нею записи в підлеглій таблиці. Це можливо, якщо при визначенні зв'язку між таблицями не був встановлений прапорець каскадного вилучення записів. Якщо ж прапорець каскадного вилучення встановлений, то вилучатися буде запис у головній таблиці й усі зв'язані з нею записи в підлеглій таблиці.
1.8. Створення гіперпосилань
Гіперпосилання використовуються з метою встановлення зв'язку між файлами різних додатків ОС Windows у мережі Internet або внутрішньої мережі підприємства.
Гіперпосилання — це текст, виділений іншим кольором і підкресленням, або графічний об'єкт, після активізації якого виконується перехід до файлу, адресу якого визначає Гіперпосилання.
У СКБД Microsoft Access Гіперпосилання можна створювати в таблицях, включати у форми та звіти, використовувати в таких елементах керування, як кнопки. Для створення гіперпосилань у таблиці необхідно:
1. Відкрити таблицю у режимі конструктора.
2. Створити нове поле (вводять ім'я, наприклад, «інформація»), надаючи йому тип Гіперпосилання.
3. Відкрити таблицю у режимі таблиці, встановити курсор у місце введення значень і ввести текст гіперпосилань (наприклад, "Документи Word" , "Таблиця Excel", тощо), як наведено на рис. 8.
4. Активізувати контекстне меню правою клавішею миші і вибрати у ньому команди Гіперпосилання —> Зміна гіперпосилання. Внаслідок цього на екрані з'являється вікно Зміна гіперпосилання (рис. 9), в якому у полі Введіть ім'я файла або Web-сторінки потрібно ввести ім'я потрібного файла (і, якщо необхідно, шлях) або, використовуючи кнопку Файл, у переліку дисків, папок, файлів, вибирають потрібний файл та активізують кнопку ОК. Адреса файла з'являється у полі вікна, після чого знову активізують кнопку ОК.
Після визначення файла достатньо в режимі таблиці активізувати гіперпосилання і потрібний файл завантажується.
Рис. 8. Таблиця Покупці із створеними гіперпосиланнями
Гіперпосилання можна створювати у формі. Для цього потрібно відкрити форму у режимі конструктора і в меню Вставка вибрати команду Гіперпосилання. Внаслідок цього з'являється вікно Додання Гіперпосилання, в якому аналогічно вищеописаному потрібно визначити потрібний файл.
Рис. 9. Діалогове вікно Зміна гіперпосилання
Тепер для активізації гіперпосилання v формі досить клацнути мишею на створеній кнопці.
1.9. Експорт даних
Експорт даних використовується з метою обміну даними між додатками Windows, створення таблиць у документах Word, електронних таблиць Excel, а також створення Web-сторінок на основі існуючої інформації БД Access.
Якщо, наприклад, треба створити файл формату Excel на основі даних запиту, то для цього виконують такі дії:
1. Активізують потрібний об'єкт в основному вікні БД (наприклад, таблицю Реалізація).
2. В меню Файл вибирають та активізують команду Експорт.
3. На екрані з'являється вікно Експорт об'єкта: Таблиця "Реалізація" в ... , в якому: активізують диск і папку, де зберігатиметься файл; у списку Тип файла вибирають Microsoft Excel 95-2000; активізують параметр Зберегти формат для збереження існуючого формату таблиці; активізують параметр Автозавантаження для автоматичного завантаження відповідного додатка (Excel) і відкривання в ньому таблиці; активізують кнопку Зберегти.
Внаслідок цього на екрані з'являється таблиця файла Excel, що містить значення таблиці Реалізація.
Аналогічно можна експортувати об'єкти БД у файли інших додатків. Для цього у вікні Експорт об'єкта у списку поля Тип файла вибирають потрібний тип файла. Всі інші дії виконують аналогічно описаним вище.