1.1. Сортування даних у таблицях

Операція Сортування використовується в таблицях для впорядковування даних. Значно легше знайти в таблиці погрібний запис, якщо ці записи відсортовані. Табличні дані звично бачити впорядкованими за алфавітом, датою, за збільшенням або зменшенням значень у стовпцях, які містять числа. Але в різних ситуаціях бажано сортувати записи за різними ознаками (стовпцями таблиці). Якщо таблицю відкрити в режимі таблиці, вона впорядковується за значенням ключового поля. Якщо ключове поле для таблиці не визначено, записи виводяться в порядку їх вводу в таблицю. При необхідності відсортувати записи за значенням іншого поля, достатньо встановити курсор на будь-який рядок відповідного стовпця і натиснути на одну із кнопок на стандартній панелі інструментів: Сортування за зростанням або Сортування за спаданням, або в меню Записи вибрати команду Сортування. Таким чином можна впорядкувати записи у будь-якому стовпці. Не можна сортувати значення полів типу MEMO, Гіперпосилання або об'єкти OLE.

1.2. Індекси

З метою прискорення пошуку і сортування даних у будь-якій СКБД використовуються індекси. Індекс є засобом, який забезпечує швидкий доступ до даних у таблиці на основі значень одного або декількох стовпців. Індекс - це впорядкований список значень і посилань на ті записи, у яких зберігаються ці значення. Щоб знайти потрібні записи, СКБД спочатку шукає необхідне значення в індексі, а потім за посиланнями швидко відбирає відповідні записи. Індекси бувають двох типів: прості і складні. Прості індекси являють собою індекси, створені за одним стовпцем. Індекс, побудований за декількома стовпцями, називається складним. Прикладом складного індексу може бути індекс, побудований по полях Прізвище та Ім'я.

Однак застосування індексів має не тільки переваги, але й недоліки. Головним серед них є той, що при додаванні і вилученні записів або при відновленні значень в індексному стовпці потрібно поновлювати індекс, що при великій кількості індексів у таблиці може сповільнювати роботу. Тому індекси зазвичай рекомендується створювати тільки для тих полів таблиці, за якими найчастіше виконується пошук записів. У Microsoft Access індексувати можна будь-які поля, крім Мемо-полів, полів типу Гіперпосилання і об'єктів OLE.

Якщо пошук покупця швидше за все буде виконуватися за прізвищем, то таблицю потрібно проіндексувати по полю Покупець. Для цього необхідно встановити полю Покупець значення властивості Індексоване поле відповідним Так (Допускаються збіги}.

1.3. Пошук записів в таблиці

В режимі таблиці можна виконати пошук даних за зразком, як у вибраному полі, так і в усіх полях таблиці. Для цього потрібно в меню Правка вибрати команду Знайти, або на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Знайти.

В діалоговому вікні Пошук і заміна потрібно:

> в полі Зразок ввести значення, яке необхідно знайти;

> в полі Пошук вибрати одне із двох значень у списку який розкривається (якщо вибрати назву поля - пошук буде виконуватися тільки у вибраному стовпці, а якщо назву таблиці, то пошук виконується у всій таблиці);

> в полі Збіг необхідно вибрати один із трьох варіантів: З будь-якою частиною поля, Поля загалом, 3 початку поля.