3.3 Опишите способы создания таблиц.
Строка Создание таблицы в режиме конструктора (Create table in Design View) в рабочем поле окна базы данных или Конструктор (Design View) в окне Новая таблица (New Table) определяет выбор основного способа создания новой таблицы, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры в режиме конструирования. В этом режиме пользователь может сам установить параметры всех элементов структуры таблицы.
При выборе режима таблицы пользователь может создать таблицу, не определяя предварительно ее структуру. Создание новой таблицы в режиме таблицы осуществляется выбором строки Создание таблицы путем ввода данных в рабочем поле окна базы данных или строки Режим таблицы в окне Новая таблица. После выбора режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные.
Мастер создания таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Начать работу мастера можно выбрав строку Создание таблицы с помощью мастера в рабочем поле объекта Таблицы окна базы данных или строку Мастер таблиц в окне Новая таблица. Мастер автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 50 образцов таблиц, предназначенных для использования в различных целях (Рис. 11). Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные для включения в создаваемую таблицу.
Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы. Мастер определит ключ таблицы. Может быть создана связь новой таблицы с уже существующими в БД. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу. После создания таблицы мастером можно в любое время доработать структуру таблицы в режиме конструктора.
3.4 Что значит идентифицировать запись? Однозначно задать.
3.5 Интерфейс и правила установления связей в МА.
Структура реляционной базы данных в Access задается схемой данных, которая имеет иерархическую структуру и называется канонической реляционной моделью предметной области.
Схема данных графически отображается в отдельном окне, в котором таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц.
При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь типа один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является не ключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь типа один ко многим от главной таблицы к подчиненной.
3.6 Поясните понятие «Первичный ключ», его создание.
Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Задать ключевое поле можно, установив курсор в соответствующей строке и выбрав пункт меню Правка – Ключевое поле (заметим, что и в этой и во многих других ситуациях можно также либо воспользоваться правой клавишей мыши и выбрать нужный пункт из контекстного меню, либо нажать одну из кнопок на панели инструментов).
3.7 Какие поля не могут быть ключевыми?
Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс.
3.8 Назовите основные свойства ключевого поля.
- Совпадения не допускаются.
- Необязательное поле.
Для ключевого поля автоматически строится уникальный индекс
При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных, в которую помещается созданная таблица.
- Обеспечивается ссылочная целостность данных.
3.9 Что означает «идентичная структура записи»? Каждая запись в таблице состоит из того же набора полей, что и таблица целиком.
3.10 Описать связь 1:1. Пример.
При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности.
Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида "один к одному" можно в указанных ниже случаях.
• Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов.
• Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности. • Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы.
• Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы. В Microsoft Access сторона связи "один к одному", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, также обозначается символом ключа.
Например, Сотрудники_организации – адрес_сотрудника
3.11 Где и как используется формат данных? При задании типа данных можно установить формат, например для числовых данных – байт, в свойствах поля.
Организация быстрого доступа к данным базы. Через запросы.
4.1. Бланки запроса QBE, элементы графического интерфейса.
Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, включающую в себя выбранные для данного запроса таблицы, которые представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу (QBE), который нужно заполнить.
4.2. Как называется таблица на базе которой создается запрос? Источник
4.3 Цели создания итогового запроса, итоговые функции включают… Сумму, среднее значение, максимальное, минимальное, количество записей по полю и др.
4.4. Упорядочение записей, виды упорядочения в МА. По убыванию, по возрастанию.
4.5 Вычисляемое поле в запросе, пример. Стоимость=Цена*Количество.
4.6 Групповые операции по обработке записей. Их типы. В запросах можно использовать группировку при помощи функций: Sum, Avg, Min, Max, Count, Var и др.
4.7 Как записать условие отбора (логические выражения) в бланке QBE? При помощи построителя выражений.
4.8 Запрос с параметрами, составить запрос для данных примера.
Создать запрос с параметрами так же просто, как и запрос с условиями. Можно создать запрос, который будет предлагать ввести один параметр, например серийный номер, или несколько, например две даты. Для каждого параметра запрос будет выводить на экран отдельное диалоговое окно с предложением ввести его значение.
Создание запроса с параметрами
Создайте запрос на выборку и откройте его в режиме конструктора (Конструктор. Представление, в котором отображается структура следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы. В режиме конструктора можно создавать новые объекты базы данных или изменять структуру существующих.).
1. В строке Условия поля, для которого нужно применить параметр, введите текст, который должен отображаться в диалоговом окне, заключив его в квадратные скобки, например:
[Вид выброса:]
При запуске запроса с параметрами текст отображается в диалоговом окне без скобок.
2. Повторите шаг 2 для каждого параметра, который должен использоваться в запросе.
4.9 Какие типы полей используются в итоговых запросах? Числовые.
4.10 Примеры разработки запроса посредством мастера.
Подсчитаем сумму выбросов всеми предприятиями при помощи мастера запросов. Для этого в окне мастера запросов добавим обе таблицы базы данных, в итогах зададим сумму по полю количество.
Разработка средств отображения данных.
5.1 Для чего предназначены формы? Разделы в формах. Формы служат для ввода данных. Все формы содержат область данных (Раздел данных. Основной раздел формы или отчета. Этот раздел обычно содержит элементы управления, присоединенные к полям в источнике записей. Однако он может также содержать свободные элементы управления, такие как надписи, определяющие содержимое полей.), но форма также может включать разделы заголовка формы, верхнего колонтитула (Верхний колонтитул. Используется для вывода названия, заголовков столбцов, даты или номера страницы сверху на каждой странице формы или отчета. В формах верхние колонтитулы отображаются только при печати.), нижнего колонтитула (Нижний колонтитул. Используется для вывода итоговых значений по странице, даты или номера страницы снизу на каждой странице формы или отчета. В формах нижние колонтитулы отображаются только при печати.) и примечания формы. Каждый раздел формы имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке.
5.2 Перечислить элементы управления в форме, их назначение.
Элементами управления называются объекты в формах, используемые для оформления, отображения данных или выполнения других действий. Например, надписи в формах, лужат для отображения данных, кнопки форм открывают другие формы или отчеты, а линии или прямоугольники позволяют разделять и группировать элементы управления для облегчения читаемости.
5.3 Что значит Главная форма и Подчиненная форма?
Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.
Подчиненные формы целесообразно создавать для отображения данных из таблиц, имеющих отношение «один-ко-многим».
5.4 Чем отличается форма от таблицы? Режим Формы более функционален по сравнению с режимом Таблицы.
5.5 Используют ли формы одновременно для ввода/вывода данных? Да.
5.6 Команды для размещения графического изображения. Вставка/рисунок в режиме конструктора.
5.7 Где в форме отражаются постоянные данные? В области данных.
5.8 Каким инструментом и как в форму добавляется поле ввода? В режиме конструктора на панели элементов выбираем кнопку Поле.
Составление отчетной документации.
Для чего предназначены отчеты? Для вывода итоговых данных и их распечатки.
В чем состоит отличие форм от отчетов? В отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах.
Области (разделы), которые может включать отчет. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы
Элементы отчета. Панель элементов содержит все кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании отчета. Это поля, надписи, рисунки, флажки и т.д.
Разделы отчета.
Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных.
Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид - Колонтитулы. При создании отчета можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале отчета, и примечание, выводимое в конце отчета. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выберите команду Вид4 Заголовок/примечание отчета.
Линейка с делениями по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу. В каждом разделе Access выводит сетку.
Способы автоматического генерирования отчетов. В столбец, ленточный.
На базе чего создаются отчеты? На базе таблиц, запросов, форм.
Создание почтовых наклеек на основе данных таблиц. Нажимает кнопку Создать, в окне Новый отчет – Почтовые наклейки, таблицу источник, размер наклейки, шрифт, поля, сортировку.
Обмен данными. Доступ к данным посредством Web-страниц.
Форматы файлов, которые МА может импортировать.
Таблицы предыдущей версии Access 2000 (MDB) обрабатываются совершенно аналогично таблицам Access 2002. Они не требуют от пользователя специальных усилий по импорту и открываются так же, как таблицы Access 2002 (см. разд. "Открытие базы данных" гл. 1). Отличие будет состоять только в том, что после названия открытого файла в заголовке окна базы данных в скобках появится надпись: Формат Access 2000 (Access 2000 format file).
Таблицы dBASE III, III+, IV, 5 и 7 (DBF), файлы полей типа MEMO (DBT), индексные файлы dBASE III (NDX) и индексные файлы dBASE IV (MDX).
СУБД, куда Access может экспортировать данные.
Access позволяет экспортировать в файлы XML данные, схему (структуру данных).
Для чего предназначены страницы?
Страницы - это специальные объекты баз данных (страницы доступа к данным). Это объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней.
В чем отличие формы от страницы?
Формы нельзя редактировать данных в Интернете или в интрасети вне базы данных Access.
Элементы страницы.
Страница доступа к данным имеет одну общую область для размещения всех данных — тело страницы. В тело страницы могут быть добавлены другие элементы, связанные и несвязанные с данными, а также разделы. При создании страницы в режиме Конструктора в нее обычно добавляется специальный элемент НесвязанныйРаздел (SectionUnbound), в котором могут быть размещены другие элементы.
Если страница содержит данные, то каждая группа данных представляется одним или несколькими разделами: заголовок группы, примечание группы, область подписей элементов и область панели кнопок перехода.
На страницы можно добавлять любые зарегистрированные в Access элементы ActiveX.
Какие бывают разделы на страницах? заголовок группы, примечание группы, область подписей элементов и область панели кнопок перехода
Автоматическое генерирование страницы. Можно создавать Автостраницу: в столбец и с помощью Мастера страниц доступа к данным.
В чем отличие статической страницы от динамической? Динамическую страницу можно изменять.
На базе чего создаются страницы? На базе таблиц, запросов, форм, отчетов.
Этапы внедрения графического объекта (диаграммы, рисунка и т.д.) на страницу.
Чтобы добавить рисунок, привязанный к полю в источнике данных:
Откройте страницу доступа к данным в режиме Конструктора.
Нажмите кнопку Рисунок (Image) на панели инструментов Панель элементов.
Щелкните по свободному участку на странице и, не отпуская левую кнопку мыши, растяните контур будущего рисунка. Отпустите кнопку мыши.
Появится диалоговое окно Выбор рисунка (Insert Picture), представленное на рис. 12.37, с помощью которого можно выбрать графический файл, расположенный на локальном диске, в интрасети или папке Web. Выберите любой рисунок и нажмите кнопку Добавить (Insert).