2.2. Бухгалтерский учет валютных средств в кассе коммерческих организаций

Организации, осуществляющие внешнеэкономическую дея­тельность, могут вести расчеты наличными денежными средст­вами в рублях и иностранной валюте.

При организации кассовых операций в иностранной валюте, их документальном оформлении руководствуются Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.

Валютные средства в кассу организации могут поступать с валютного счета на осуществление расчетов с подотчетными ли­цами по загранкомандировкам. В банк подается платежное по­ручение на покупку валюты с указанием назначения платежа: «Командировочные расходы» и заявка. Заявка оформляется на основе приказа (распоряжения) о норме суточных командиро­ванному лицу и приказа о командировании сотрудника за рубеж в служебных целях, с указанием предполагаемой даты выезда, даты возвращения или планируемого срока командировки и страны командирования.

Поступление наличных денег в кассу организации оформля­ется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Выдача на­личных валютных средств из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2). Основным документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации, в течение отчетного года является Кассовая книга (форма № КО-4). Поступление и расход валютных средств отра­жаются в Кассовой книге в иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу на дату совершения операций. Кассовая книга является регистром аналитического учета. Оста­ток на конец дня, как и на начало, следует определять по видам валют.

Бухгалтерский учет наличия и движения валютных средств осуществляется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, ут­вержденным Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н (в редакции от 8.11.2010 г.) на счете 50 «Касса». Открытие к сче­ту 50 «Касса» соответствующих субсчетов для обособленного уче­та движения наличной иностранной валюты осуществляется в за­висимости от вида используемых валютных средств. В рабочем плане, определенном учетной политикой, могут быть дополни­тельно предусмотрены субсчета и субконто, (например, счет 50 субсчет 4 «Касса в иностранной валюте», субконто 1 «Касса в долларах США»). Сальдо этих субсчетов показывает наличие в кассе остатка валютных средств. По дебету отражается поступ­ление иностранной валюты в кассу, по кредиту — ее выплата или возврат в уполномоченный банк.

В соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона «О бухгалтер­ском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ бухгалтерский учет иму­щества, обязательств и хозяйственных операций организаций ве­дется в валюте РФ — в рублях. В связи с этим для отражения в бухгалтерском учете кассовых операций в иностранной валюте осуществляется пересчет иностранной валюты в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

Поступление валютных средств в кассу может осуществлять­ся с текущего валютного Счета при наличии их остатка после обязательной продажи валютной выручки либо со специального транзитного счета, на который зачисляется приобретенная валю­та уполномоченным банком.

При поступлении валютных средств в кассу организации с валютного счета составляется запись по соответствующему суб­счету к счету 50 «Касса» (например, в качестве иностранной ва­люты организацией используются доллары США):

Дебет 50/41 «Касса в долларах США»

Кредит 52 «Валютные счета».

Для целей бухгалтерского учета по поступившим в кассу ва­лютным средствам, в соответствии с п. 5 Положения по бухгал­терскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утвержденным приказом Минфина РФ от 27.11.2006 г. № 154н, осуществляется пересчет их стоимости в рубли по курсу ЦБ РФ для этой ино­странной валюты по отношению к рублю, действующему на дату совершения операции. Датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования денежных знаков в кассу или выдачи денежных знаков из кассы органи­зации.

Выдача валютных средств из кассы подотчетному лицу на расходы по загранкомандировкам учитывается с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На сумму выданного аванса в иностранной валюте составля­ется запись:

Дебет 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»

Кредит 50/41 «Касса в долларах США».

Пример. В соответствии с приказом руководителя предусмотрена командировка подотчетного лица Павлова И. Л. в Нью-Йорк сроком на 3 дня.

Для осуществления расходов по загранкомандировкам орга­низацией денежные и валютные средства получены в банке и вы­даны подотчетному лицу Павлову И. Л. — 4000 руб. и 350 долл. США.

Денежные знаки в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ на дату поступления (условно курс долла­ра США — 23,5 руб. за 1 долл.). В учете составляются записи:

• на сумму, полученную на командировочные расходы с рас­четного счета в рублях:

Дебет 50/1 «Касса организации»

Кредит 51 «Расчетные счета» 4000 руб.;

• на сумму, полученную на командировочные расходы с ва­лютного счета в долларах США:

Дебет 50/41 «Касса в долларах США»

Кредит 52 «Валютные счета»

8225 руб. (350 долл. * 23,5 руб.).

При отражении в бухгалтерском учете выдачи валютных средств на командировочные расходы аналитический учет ведет­ся к счету 50 «Касса» по видам валют и счету 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» в разрезе подот­четных лиц и по видам валют. В учете составляются записи:

• на выдачу в подотчет денежных средств в рублях:

Дебет 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

Кредит 50/1 «Касса организации» 4000 руб.;

• на выдачу в подотчет валютных средств, в долларах США:

Дебет 71/21 «Расчеты с подотчетными лицами в долларах США»

Кредит 50/41 «Касса в долларах США»

8225 руб. (350 долл. * 23,5 руб.).

Согласно ПБУ 3/2006 пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации может производиться по мере изменения кур­сов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ. Таким образом, во избежание возникновения курсовых разниц по остаткам валют­ных средств выдачу в подотчет иностранной валюты, приобре­тенной на командировочные расходы, целесообразно осуществ­лять в день ее поступления в кассу с валютного счета.

Выдача валютных средств на командировочные расходы но­сит строго целевой характер. Использование средств в иностран­ной валюте, выданных в целях оплаты компенсационных выплат и других расходов загранкомандировки, на осуществление плате­жей по внешнеторговым сделкам или выплату заработной платы работникам нерезидентом запрещено.

По условию примера подотчетным лицом представлен аван­совый отчет, согласно которому расход Павлова И. Л. составил 4000 руб. и 300 долл. США (курс доллара, установленный ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, составил 23,6 руб.). Остаток неиспользованных валютных средств Павловым И. Л. сдан в кассу организации.

В бухгалтерском учете на основе авансового отчета составля­ются записи:

• сумма расходов по загранкомандировкам в рублях:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяй­ственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

Кредит 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

4000 руб.;

• сумма расходов по загранкомандировке Павлова И. Л. в долларах США:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяй­ственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

Кредит 71/21 «Расчеты с подотчетными лицами в долларах США»

7080 руб. (300 долл. * 23,6 руб.);

• возврат в кассу остатка подотчетной суммы Павловым И. Л., выданной на загранкомандировку:

Дебет 50/41 «Касса в долларах США»

Кредит 71/21 «Расчеты с подотчетными лицами в долларах США»

1180 руб. (50 долл. * 23,6 руб.).

В результате изменения курса валют на дату выдачи из кассы валютного аванса подотчетным лицам и дату утверждения аван­сового отчета по загранкомандировкам возникает курсовая раз­ница. ПБУ 3/2006 предусмотрено зачисление курсовых разниц на финансовые результаты организации как прочих доходов или прочих расходов.

В бухгалтерском учете курсовая разница, возникшая по рас­четам с Павловым И. Л. в результате изменения курса доллара, является положительной и отражается в составе прочих доходов:

Дебет 71/21 «Расчеты с подотчетными лицами в долларах США»

Кредит 91/1 «Прочие доходы»

35 руб. (350 долл. * (23,6 - 23,5)).

Обязательным моментом при составлении бухгалтерской от­четности в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2006 является пересчет стоимости денежных знаков, выраженных в иностранной валюте, в рубли на отчетную дату ее составления в кассе организации.

Пересчет осуществляется по каждой валюте. Для организа­ции аналитического учета кассовых операций и осуществления пересчета остатка по видам валют целесообразно открывать кар­точки аналитического учета кассовых операций. При автоматизи­рованной форме учета аналитические карточки по видам валют могут быть представлены в виде таблиц «Анализ счета», в кото­рых отражаются операции по движению валютных средств и их остатки на начало и конец месяца. Возникшая курсовая разницу «корректирует» рублевый эквивалент остатка валютных средств в кассе организации.

Предположим, что на дату составления отчетности курс ЦБ РФ составил 23,8 руб. за 1 долл. США. Остаток долларов на конец месяца, по данным аналитического учета, составил 50 долл., их рублевый эквивалент — 1180 руб.

В результате пересчета остатка валютных средств по курсу ЦБ РФ рублевый эквивалент составил 1190 руб. (50 долл. * 23,8). При пересчете иностранной валюты возникает курсовая разница.