3.1. Создание форм на основе Мастера форм

Рассмотрим подробно процедуру создания с помощью Мастера форм формы, отражающей динамику заключения контрактов по соответствующим товарам.

Для создания формы в главном окне БД выберите объект Формы, нажав мышью на ярлычок соответствующей вкладки. Затем выполните команду Создать. На экране появится диалоговое окно Новая форма (см. рис. 1).

Выберите Мастер форм и нажмите кнопку ОК. Из раскрывающегося списка Выбор таблицы/запроса выберите таблицу «Контракты», после чего нажмите кнопку ОК в соответствующем диалоговом окне. В результате на экране появится диалоговое окно, аналогичное окну, открываемому Access при создании запроса, где предлагается выбрать таблицы и поля из них, которые необходимо включить в состав создаваемой формы. Выберите все поля таблицы для отображения их на форме.

Чтобы использовать возможности Мастера форм в полной мере, в этом же окне добавьте к создаваемой форме поля из связанной с таблицей «Контракты» таблицы «Товары»: «Товар», «Изображение», «Описание», что позволит создать вложенные друг в друга формы, т.н. форму с подчиненной формой. Далее на следующем шаге работы Мастера открывается диалоговое окно, в котором необходимо выбрать тип представления данных. Поскольку по организации связи между таблицами таблица «Товары» является главной (см. схему связей для вашей БД на рис. 2 ЛР №2), то, выбрав тип представления данных по Товары, п олучим форму с подчиненной формой (см. рис. 3).

Рисунок 3 – Окно выбора типа представления данных

Затем открываются последовательно окна выбора внешнего вида формы, стиля оформления формы и имени формы, после чего Мастер форм автоматически создаст форму со всеми остальными настройками, принятыми по умолчанию.

После открытия созданной формы Access отображает первую запись из таблицы или запроса. Переход к другим записям осуществляется при помощи кнопок прокрутки. При большом количестве данных можно включить режим поиска записей Поиск в поле:, щелкнув мышью кнопку Найти в пиктографическом меню.

Редактирование и ввод данных осуществляется таким же образом, как и в режиме таблицы. Сохранение проведенных изменений в таблицах происходит автоматически при закрытии формы или переходе к другому режиму работы с БД.

Нажатие пиктограммы Режим таблицы позволяет перейти к табличному представлению данных и использовать те же операции, которые использовались при работе в таблицах (в нашем случае в Режиме таблицы будет открываться только главная таблица «Товары» с выбранным для формы набором полей). Однако, как это уже отмечалось выше, в отличие от прямого редактирования содержания исходных таблиц здесь невозможно провести изменение структуры таблиц и их связей с другими таблицами.

Сохраните созданную форму под именем «Контракты_товары».

3.2. Построение диаграмм

В качестве примера использования Мастера Диаграмма создадим форму с диаграммой, отражающей динамику заключения контрактов. При построении диаграммы следует, как обычно, выбрать таблицы или запросы, содержащие данные, и активизировать Мастер Диаграмма. В результате на экране появится диалоговое окно Создание диаграмм (см. рис. 4). В диалоговом окне нужно выбрать данные, которые будут отображаться в виде диаграммы заключения контрактов.

Р исунок 4 – Диалоговое окно Создание диаграмм

Рисунок 5 – Окно выбора типа отображения данных Мастера Диаграмма

Данные для диаграммы, отражающей динамику, содержатся в полях «Дата», «Количество». Перенесите эти поля, а также поле «Товар» в окно Поля диаграммы, после чего нажмите кнопку Далее в диалоговом окне.

В новом диалоговом окне необходимо выбрать тип диаграммы. После чего появляется образец будущей диаграммы, причем ориентируясь на подсказки в диалоговом окне (см. рис. 5), можно изменять предлагаемые установки для различных компонент диаграммы. Например, дважды щелкнув мышью по полю «Сумма_количество», можно применить к этому числовому полю диаграммы другую операцию группировки: Среднее, Минимум, Максимум и т.п., а для поля с датой можно выбрать группировку дат по неделям, кварталам и т.п.

После задания имени формы с диаграммой построение последней можно считать завершенным. Сохраните созданную форму с диаграммой под именем «Контракты_динамика».

Заметим в заключение, что при изменении исходной таблицы «Контракты» или внесении в нее новых данных синхронно будет изменяться и вид диаграммы, создаваемой на форме. Таким образом, форма, так же как и запрос, является не набором данных, а процедурой, обрабатывающей данные из таблиц БД, благодаря чему обеспечивается отслеживание всех изменений и дополнений, производимых в ис­ходных таблицах БД.