Тема 4. Класифікація рахунків бухгалтерського обліку

Слід мати на увазі, що бухгалтерські рахунки є і носіями облікової інформації, і знаряддям її одержання, накопичення з метою подальшого використання для здійснення контролю, складання звітності, проведення аналізу.

Оскільки господарська діяльність кожного підприємства є багатоманітною, то для відображення наявності та руху коштів і матеріальних засобів на всіх об'єктах бухгалтерського обліку використовується велика кількість рахунків.

Для більш глибокого та правильного розуміння і обґрунтованого використання в обліку рахунків необхідно знати їх економічний зміст, призначення та структуру. Для цього потрібна науково обґрунтована класифікація.

Класифікація – це спосіб більш чітко уявити загальні та особливі риси кожного рахунку, порядок запису операцій на однорідних рахунках.

Класифікація рахунків побудована за такими ознаками:

1. за ступенем узагальнення облікових даних;

2. за взаємозв’язком з балансом;

3. за економічним змістом рахунків;

4. за призначенням та структурою рахунків.

За першою ознакою рахунки поділяються на синтетичні та аналітичні. Її також покладено в основу обґрунтування взамозв’язку між ними.

Класифікація рахунків за економічним змістом виходить зі схеми кругообігу засобів господарюючого суб’єкту. Цей признак групування дозволяє дати відповідь на питання – інформація про які об’єкти систематизується на рахунках визначеного розділу. Цей принцип групування закладений в плані рахунків бухгалтерського обліку, визначає його структуру і послідовність розташування рахунків.

По відношенню до групування об’єктів бухгалтерського обліку за своїм економічним змістом бухгалтерські рахунки складаються з двох груп:

1. рахунки для обліку господарських засобів, грошових коштів та господарських процесів;

2. рахунки для обліку джерел утворення господарських засобів.

Рахунки для обліку господарських засобів та грошових коштів складаються з рахунків, на яких облічуються основні засоби та інші необоротні активи, і рахунків, на яких облічуються оборотні засоби.

Класифікація бухгалтерських рахунків за призначенням і структурою відображає характер рахунків, взаємозв’язок між рахунками, обумовлює порядок запису господарських операцій на рахунках. За цією класифікацією виділяють такі групи рахунків: основні; операційні; регулюючі; фінансово-результативні; позабалансові.

Таке групування дозволяє визначити порядок обліку господарських операцій на рахунках, забезпечує чітку уяву про показники діяльності підприємства.

Тема 5. Документація і форми бухгалтерського обліку

Бухгалтерська документація є частиною управлінської документації і складається з первинної документації, регістрів, звітної документації.

Документ (від латинської «documentum» - свідчення, доведення) – це письмовий доказ здійснення та підтвердження господарської операції, включаючи розпорядження на право її проведення. Документація – це спосіб оформлення господарських операцій документами.

Бухгалтерські документи незалежно від їх носія класифікуються за різними ознаками:

1) за призначенням – розпорядні, виконавчі, бухгалтерського оформлення, та комбіновані.

2) за характером задокументованих операцій – грошові, матеріальні та розрахункові.

3) за обсягом – одиничні та зведені.

4) за способом використання – разові і накопичувані.

5) за місцем складання – внутрішні і зовнішні.

6) залежно від кількості відображуваних господарських операцій – однопозиційні, багатопозиційні документи.

Мінімальною неподільною структурною одиницею є реквізит (лат. – необхідний). Реквізит – це показник документа, що характеризує ту чи іншу сторону господарської операції: її назву, місце здійснення, термін та ін.

Обов’язкові реквізити документів: назва документу (форми); дата і місце складення документу; найменування підприємства, від імені якого складається документ; зміст та обсяг господарської операції; вимірники господарської операції в натуральному і грошовому вираженні; найменування посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особисті підписи вказаних осіб.

Реквізит поділяють на 2 частини: реквізит-ознака та реквізит-підстава. Реквізит-ознака характеризує якісну сторону господарських операцій. Наприклад: у прибутковому ордері це буде назва матеріалу, що надійшов, його сорт, розмір та ін. Реквізит-підстава характеризує кількісну сторону господарських операцій.

До бухгалтерських документів пред’являються такі вимоги: записи мають робитися чітко; не допускаються помарки та підчистки; не допускаються виправлення в касових і банківських документах; виправлення в документах засвідчуються тими особами, які їх підписують.

Документообіг – це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до оперативного використання і бухгалтерського опрацювання і наступної передачі до архіву.

Терміни зберігання найбільш важливих бухгалтерських документів звичайно визначаються нормами і правилами, прийнятими в країні в цілому. Порядок передачі документів до архіву може бути різним на кожному підприємстві. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передаються на зберігання місцевому архіву, а інші документи за погодженням з Головним архівним управлінням підлягають знищенню або здаються у макулатуру, про що спеціальною комісією складається акт і робляться відповідні записи в архівній книзі.

Інвентаризація - це спосіб виявлення тих засобів і джерел (або їх відсутності), які не знайшли документального відображення у поточному обліку.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначається власником (керівником) підприємства.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

1) при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства на акціонерного товариства;

2) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі);

3) у випадку ліквідації підприємства;

4) при зміні матеріально-відповідальної особи;

5) при випадках стихійного лиха, аварій;

6) перед складанням річного звіту.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

Інвентаризації класифікують за такими ознаками:

1) за організацією – планові (передбачені планом контрольно-ревізійної роботи на календарний рік), позапланові (пов’язані з непередбаченими обставинами – крадіжки, аварії, вимоги судово-слідчих органів та ін.);

2) за охопленням місць зберігання цінностей – повні (охоплює всі місця зберігання ТМЦ, тобто її проводять одночасно в усіх матеріально-відповідальних осіб), часткові (охоплює окремі групи або види майна (кошти, пальне, цінні папери тощо) і проводиться тільки у відповідних матеріально-відповідальних осіб);

3) за обсягом перевірки цінностей – суцільні (перевірка фактичної наявності всіх без винятку цінностей, що перебувають у складі, коморі, дільниці тощо), вибіркові (охоплює здебільшого якісь дефіцитні чи надто коштовні речі);

4) за якістю – повторні, додаткові проводяться за рішенням керівництва, правоохоронних органів;

5) за часом проведення – місячні, квартальні, піврічні, щорічні.

Документальне оформлення інвентаризації: інвентаризаційний опис та відомість результатів інвентаризації.

Результати інвентаризації:

1) фактичні і бухгалтерські залишки збігаються;

2) фактичний залишок менше облікового - нестача;

3) надлишок - фактичний залишок більше бухгалтерського облікового;

4) пересортиця - в загальній кількості ТМЦ є у наявності, але нестача кількості одного виду ТМЦ перекривається надлишком іншого виду.

Порядок регулювання розходження фактичної наявності ТМЦ та коштів з даними бухгалтерського обліку:

1) основні засоби, ТМЦ, цінні папери, кошти та інше майно, що виявилося у надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності або збільшення фінансування з наступним встановленням причин виникнення надлишку і винних у цьому осіб. При цьому складається проводка: Дт 20, 22, 26, 28 Кт 719;

2) збиток цінностей у межах затверджених норм списується за рішенням керівника підприємства на витрати виробництва, обігу або на зменшення фінансування – Дт 947 Кт 20, 22, 26, 28 та одночасно Дт 79 Кт 947. Норми природного збитку можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних нестач. За відсутністю таких норм розглядається як понаднормова нестача;

3) понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб При цьому складаються такі проводки:

відображення суми нестач у складі витрат звітного періоду:

Д-т 947 К-т 20, 22

сума, що підлягає відшкодуванню в розмірі фактичної нестачі:

Д-т 375 К-т 716

отримано суму відшкодування витрат:

Д-т 30 К-т 375

4) понаднормові втрати і нестачі МЦ, включаючи готову продукцію, в тих випадках, коли винуватці не встановленні або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки.

Матеріали інвентаризацій затверджуються керівником підприємства з включенням результатів до звіту за той період, в якому закінчено інвентаризацію, а також і до річного звіту.

Облікові регістри – це облікові таблиці (бланки) встановленої форми і змісту для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Вони є носіями впорядкованої вторинної інформації, джерелом якої були бухгалтерські документи. Запис господарських операцій в облікові регістри називається обліковою реєстрацією.

Класифікація облікових регістрів проводиться:

1) за призначенням та характером запису:

- хронологічні – реєстраційний журнал, відомість відвантаження та реалізації продукції;

- систематичні – регістри синтетичного та аналітичного обліку;

- комбіновані – Журнал-Головна, журнали-ордери.

2) за обсягом змісту:

- синтетичні – Головна книга, Журнал-Головна, машинограми, журнали-ордери;

- аналітичні – книги аналітичного обліку, картки аналітичного обліку;

- комбіновані - машинограми, журнали-ордери.

3) за зовнішньою формою:

- книги – книги синтетичного та аналітичного обліку;

- картки – типові, спеціальні;

- окремі листки – журнали-ордери, групувальні відомості, розроблювальні таблиці;

- електронні таблиці – синтетичного, аналітичного обліку, комбіновані.

4) за будовою:

- односторонні – Головна книга;

- двосторонні – касова книга;

- шахові – журнали-ордери та відомості до них.

Відповідальність за правильність та повноту відображення даних в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх.

Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах здійснюється на підставі П(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», затвердженого наказом МФУ від 28.05.99 р. № 157.

Помилково зроблені записи в облікових регістрах виправляються декількома способами:

1) помилки в облікових регістрах і звітах, створених ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильні текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюються однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлення;

2) спосіб «Червоне сторно» – сторнуючий запис;

3) спосіб додаткових записів.

Спосіб «Червоне сторно» полягає в тому, що неправильний бухгалтерський запис знищується складанням так званого «сторніровочного запису», в якому повторюється як кореспонденція рахунків, так і сума помилкового запису. Такий виправлений запис робиться в облікових регістрах червоними чорнилами, або в рамці, після чого робиться правильний запис по рахунках. Якщо відображена завищена сума, то сторнірується тільки різниця. Наприклад: допущена неправильна кореспонденція рахунків на суму, перерахованої з розрахункового рахунку заборгованості органам соціального страхування, помилково відобразили розрахунки з постачальниками:

Дт 631 Кт 311 - 1000 грн.

Дт 652 Кт 311 - 1000 грн.

Спосіб додаткових проводок використовуються в тих випадках, коли в обліку відображена занижена сума. Для цього додатково записується проводка на необхідну суму.

Форма бухгалтерського обліку – це процес обробки інформації первинних документів для створення облікових регістрів, їх взаємозв’язок, послідовність способи здійснення облікових записів.

Головні ознаки, що відрізняють одну форму обліку від іншої:

- зовнішній вигляд, будова та кількість облікових регістрів;

- поєднання регістрів хронологічного, систематичного, синтетичного і аналітичного обліку;

- послідовність і способи запису господарських операцій в облікових регістрах.

Форми бухгалтерського обліку:

1. Меморіально-ордерна – одержала назву від меморіального ордеру, складанням якого завершується обробка документів. Вона передбачає складання проводок на кожний первинний документ окремою довідкою в меморіальних ордерах. Для здійснення операцій з однаковою кореспонденцією рахунків відкриваються окремі відомості, по яких в кінці місяця визначаються підсумки і складаються підсумкові меморіальні ордери. Меморіально-ордерна форма обліку надає широкі можливості для розподілу праці, але вимагає багаторазового переписування даних з регістру в регістр.

2. Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку базується на широкому використання системи накопичувальних і групувальних регістрів – журналів-ордерів і допоміжних відомостей до них. Записи здійснюються безпосередньо на основі виконавчих документів, по мірі їх обробки (без меморіальних ордерів). В журналах-ордерах хронологічно і систематично співставлені дані.

3. Журнал-Головна. На підприємствах, що мають невелику кількість синтетичних рахунків, може застосовуватися один із спрощених варіантів меморіально-ордерної форми обліку, який прийнято називати формою «Журнал-Головна». При цьому варіанті хронологічна реєстрація меморіальних ордерів поєднується із записами по синтетичних рахунках в одній книзі, що має назву «Журнал-Головна».

4. Автоматизована (комп’ютерна) форма – базується на використанні персональних комп’ютерів та обчислювальних мереж. Практичне її застосування залежить від набору бухгалтерських засобів і вибору організаційних форм їх використання. Бухгалтер працює на машині в діалоговому режимі, використовує зворотній зв’язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів. Це дозволило знизити трудомісткість робіт, які виконуються в кінці звітного періоду по складанню балансу.