1. Анализ использования персонала

В процессе анализа использования персонала необходимо провести:

1. анализ динамики численности персонала и его структуры;

2. анализ обеспеченности предприятия и отдельных подразделений трудовыми ресурсами в целом и по категориям;

3. анализ уровня квалификации персонала;

4. анализ форм, динамики и причин движения персонала;

5. анализ использования рабочего времени;

6. анализ резервов роста выпуска продукции за счет улучшения использования персонала;

На первом этапе изучаются состав и структура персонала по предприятию в целом, анализируется динамика численности и динамика структуры персонала.

Для целей анализа весь персонал следует разделить на промышленно-производственный и непромышленный персонал. К промышленно-производственному персоналу (ППП) относят лиц, занятых трудовыми операциями, связанными с основной деятельностью предприятия, а к непромышленному персоналу относят работников подразделений и объектов социальной сферы организации.

Работники ППП подразделяются на рабочих и служащих. В составе служащих выделяют:

• АУП – административно-управленческий персонал,

• ИТР - инженерно-технических работников,

• служащих (выполняющих расчетно-учетные и аналитические операции) и младший обслуживающий персонал (дворники, гардеробщики, курьеры и т.п.).

Рабочих (операционный персонал) подразделяют на основных (выполняющих основные операции технологического процесса) и вспомогательных (выполняющих вспомогательные или обслуживающие технологические процессы). На предприятиях сферы услуг роль рабочих выполняют сотрудники контактной зоны, которые в зависимости от сферы деятельности называются мастера, продавцы-консультанты, водители и т.п..

Необходимо проанализировать динамику численности персонала и изменения в его структуре. Для этого используется списочная или среднесписочная численность персонала.

Среднесписочная численность персонала рассчитывается как отношение времени, отработанного всеми сотрудниками организации к плановому времени работы одного сотрудника.

В процессе анализа структуры персонала отслеживается обоснованность существенных изменений. Особое внимание уделяется удельному весу основных рабочих (специалистов контактной зоны) в общей численности персонала. Сокращение этого показателя означает, как правило, увеличение аппарата управления, которое может быть оправдано только повышением производительности труда организации в целом.

Далее изучается обеспеченность предприятия и его подразделений персоналом путем сравнения фактического количества работников по категориям и профессиям с плановой потребностью. Особое внимание уделяется анализу обеспеченности предприятия кадрами наиболее важных профессий. Рассчитывается коэффициент обеспеченности персоналом как отношение фактической численности персонала к плановой в целом и по категориям работающих. Если он меньше единицы, то выясняются причины.

Для проверки обоснованности штатного расписания потребность в рабочих исчисляется отношением планового объема работ в часах с учетом выполнения норм выработки к плановому эффективному фонду времени одного рабочего:

Ч раб план= Ч раб *Кдоп Ч раб = ВП план / Вчас план =

= ВП план / (В норм*Квн), где

• Ч раб план – плановая численность рабочих;

• Ч раб – расчетная численность рабочих;

• Кдоп – коэффициент дополнительных видов работ;

• ВП план - плановый выпуск продукции;

• Вчас план - плановая часовая выработка одного рабочего;

• В норм – часовая норма выработки одного рабочего;

• Квн – коэффициент выполнения норм выработки.

Потребность в промышленно производственном персонале определяется численностью рабочих (Чраб план) и средним удельным весом рабочих о общей численности промышленно-производственного персонала (Краб):

Чппп план= Чраб.план * Краб

Если расчётные значения отличны от планового штатного расписания, изучаются причины отклонений.

В процессе анализа качественного состава персонала необходимо сравнить требуемую и фактическую квалификацию персонала. Для АУП и ключевых специалистов такой анализ делается поименно. Для остальных категорий работающих рассчитывается средний уровень квалификации или удельный вес работников, имеющих соответствующую квалификацию.

Для рабочих и служащих, квалификация которых оценивается разрядом или категорией сравнивают средние разряды (категории) работ и рабочих, используя среднюю арифметическую:

, где

• ТРi - i-ый разряд рабочего (категория служащего)

• ЧРi – численность рабочих, имеющих i-ый разряд или служащих i-ой категории

• и ТРрабj—j-ый разряд (категория) выполняемых работ;

• VPj –объем работ j-ого разряда (категории); .

Если фактический средний разряд рабочих (категории служащих) ниже среднего разряда работ, то это может привести к выпуску менее качественной продукции (некачественному выполнению работ, оказанию услуг). Если средний разряд рабочих (категория служащих) выше среднего разряда работ, то это приводит к перерасходу фонда оплаты труда (оплачиваются работы по более высоким расценкам) или текучести кадров (высококвалифицированный персонал ищет более оплачиваемую работу).

Для остальных категорий ИТР и служащих оценивается средний возраст и удельный вес работников, имеющих соответствующее занимаемой должности образование, и анализируется динамика этих показателей. Дополнительно изучаются вопросы организации повышения квалификации: как она организована, как часто сотрудники повышают квалификацию, работает ли система наставничества.

Отдельно возможно провести анализ структуры управления предприятия, выполнение требований по нормам управляемости, количеству уровней управления, соответствию функций управления и функциональных служб, логичность подчиненности.

На четвертом этапе изучается движение персонала. Поскольку все отклонения от плановой численности, как правило, связаны с движением персонала, анализируется динамика следующих показателей:

Коэффициент оборота по приему	=		Численность принятых на работу Среднесписочная численность персонала
Коэффициент оборота по выбытию	=	Численность уволенных…………………. Среднесписочная численность персонала
Коэффициент текучести	=	Численность уволенных по собственному желанию и за нарушения дисциплины….. Среднесписочная численность персонала
Коэффициент постоянства состава	=	Численность проработавших полный год Среднесписочная численность персонала

Далее изучаются причины увольнения, причины недостатка в персонале. Напряжение в обеспечении предприятия трудовыми ресурсами может быть несколько снято за счет более полного использования имеющейся рабочей силы, роста производительности труда, интенсификации производства, комплексной механизации и автоматизации бизнес-процессов, внедрения новой более производительной техники, усовершенствования технологии и организации производства. В процессе анализа должны быть выявлены резервы сокращения потребности в трудовых ресурсах в результате проведения вышеперечисленных мероприятий.

Пятым этапом является анализ использования рабочего времени. Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период времени, а также по степени использования фонда рабочего времени. Такой анализ проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию. Порядок расчета фонда времени отражен на схеме (Рисунок 15). Каждый вид потерь анализируется подробнее, особенно те, которые зависят от предприятия. Уменьшение потерь рабочего времени по причинам, зависящим от сотрудников, является резервом увеличения объема продаж, который не требует дополнительных капитальных вложений и позволяет быстро получить отдачу.

Общие потери рабочего времени :

Fэф пот = (Т₁ – Т^с) – (Т₀* Ч₁/Ч_о)

Целодневные потери рабочего времени:

в днях Fэф пот дн = (Д₁^р – Д₀^р) * Ч₁ ;

в часах Fэф пот час = (Д₁^р – Д₀^р) * Ч₁*Т^см₁

Рисунок 15 - Порядок формирования фонда рабочего времени

Внутрисменные потери рабочего времени

Fэф пот вн.см = (Т₁^см – Т₀^см)*Д^р₁* Ч₁ + (-Т^с), где

• Т₁ Т₀ – соответственно фактическое и плановое время, отработанное рабочими за отчетный период;

• Т^с – сверхурочно отработанное рабочими время за период

• Ч₁,Ч_о – фактическая и плановая среднесписочная численность рабочих, чел

• Д₁^р , Д₀^р – кол-во отработанных в отчетном периоде одним рабочим человеко-дней по плану и по факту;

• Т₁^см ; Т₀^см – фактическая и плановая средняя продолжительность рабочего дня;

Исходя из анализа использования рабочего времени, определяются факторы, повлиявшие на уровень производительности труда. Проведенный анализ показывает ситуацию в целом по предприятию, однако загруженность рабочих различных подразделений или различных профессий может быть различна. Для выявления непроизводительных потерь делают фотографию рабочего времени по отдельным группам работников. По наиболее незагруженным группам – с целью их высвободить или дополнительно загрузить, по наиболее загруженным группам - с целью выявить резервы увеличения объема работ или определения дополнительной численности. В процессе наблюдения выявляются потери, связанные с организацией работы. На основании фотографий рабочего дня (К потерям по организационно-техническим причинам следует отнести ремонт оборудования, ожидание транспортного средства, инструмента, материалов, деталей, чертежа, наряда, инструктажа и т.д. К непроизводительным потерям относятся всевозможные хождения за нарядом, чертежом, инструментом, деталями, материалами, вспомогательными материалами т.д. К потерям, зависящим от рабочего относятся позднее начало работы, нерегламентированные перерывы, досрочный уход и т.д.) и сводки затрат времени, сделанной по ее результатам (Таблица 43) рассчитываются:

1. Удельный вес оперативного времени, в который включается основная и вспомогательная работа: 320 /: 492 = 0,65.

2. Удельный вес потерь, зависящих от рабочего: разница между фактическими и нормативными величинами затрат на ОТЛ (30 мин. т.к. на каждый час работы, не считая времени окончания рабочего дня и перерыва на обед, при нормальных условиях работы, предусматривается в нормах 3-5 мин. на ОТЛ) суммируется с ПНД: 26 - 30 + 15 = 11 мин.; 11/ 492 = 0,022.

3. Удельный. вес потерь, независящих от рабочего:

ПТ + ПНТ = 14 + 38 = 52 мин. 52 : 492 = 0,106

К потерям по организационно-техническим причинам следует отнести ремонт оборудования, ожидание транспортного средства, инструмента, материалов, деталей, чертежа, наряда, инструктажа и т.д. К непроизводительным потерям относятся всевозможные хождения за нарядом, чертежом, инструментом, деталями, материалами, вспомогательными материалами т.д. К потерям, зависящим от рабочего относятся позднее начало работы, нерегламентированные перерывы, досрочный уход и т.д.

Сопоставляя фактический и нормативный баланс раб. времени определяем возможный рост производительности труда за счет устранения потерь раб. времени.

52 х (492 - ПТ - ПНД) = 52 : 425 = 0,122 или 12,5 %.

Таблица 42 - Наблюдательный лист индивидуальной ФРВ

Элементы операций и виды работ	Текущее время		ин-декс	Перекрываемое время	Продол-житель-ность
	Час.	мин.
Начало наблюдений	7	00	-	-	-
Подбор инструмента	7	08	ПЗ	(подг-закл время)	8
Получение указаний мастера	7	13	ПЗ		5
Установка инстр. и настройка оборудования	7	24	ПЗ		11 46
Ремонт изделия (этап № 1)	7	35	ОП	(оперативное время)	4
Осмотр и раскладка инструмента на столе	7	35	Орг	(обслуживание раб. места)	8
тестирование после ремонта	8	21	ОП		24
и т.д.
Итого				9	492

Таблица 43 - Сводка затрат времени мастером по ремонту…

Ин-декс	Виды работ и затрат времени	Повторяемость за смену	Продолжительность (мин)	в т.ч. перек-рываемость
ПЗ	Инструктаж и подготовка инструмента	2 +1	7+5	-
	Настройка	2	27	-
ОП	Оперативное время	8	320	-
ОРГ	Орг. обслуживания рабочего места	2	12	9
Тех	Техническое обслуживание р.м.	4	28	-
ОТЛ	Отдых и личные надобности	3	26	-
ПТ	Нормируемые перерывы	2	14	-
ПНТ	Потери на непроизводит. работу	3	38	-
ПНД	Нарушения трудовой дисциплины	2	15	-
	Всего	-	492	9

Потери рабочего времени в связи с отклонением от нормальных условий работы рассчитывают делением суммы доплат по этой причине на среднюю зарплату за 1 ч.

Изучив потери рабочего времени, необходимо установить непроизводительные затраты.

На последнем этапе проводится оценка резервов роста объемы выполняемых работ за счет улучшения использования персонала.

Если предприятие расширяет свою деятельность, увеличивает производственные мощности, создает новые рабочие места, то следует определить дополнительную потребность в трудовых ресурсах по категориям и профессиям и источники их привлечения.

Резерв увеличения выпуска продукции (Р↑ВП) за счет создания дополнительных рабочих мест определяется умножением их прироста (P↑KP) на фактическую среднегодовую выработку одного рабочего (Вгод ф):

Р↑ВП = P↑KP х Вгод ф,

Сокращение потерь рабочего времени — один из резервов увеличения выпуска продукции. Чтобы подсчитать его, необходимо потери рабочего времени по вине предприятия (P↑ Fэф) умножить на среднечасовую выработку на одного рабочего (В час ф): Р↑ВП = P↑ Fэф * Вчас ф

Однако надо иметь в виду, что потери рабочего времени не всегда приводят к уменьшению объема выполняемых работ, так как они могут быть компенсированы повышением интенсивности труда работников. Поэтому при анализе использования трудовых ресурсов большое внимание уделяется изучению показателей производительности труда.