Модуль 2. Теория управления организацИей (4 часа)

Тема 6. Общие характеристики организации

6.1. Организационная среда в деятельности человека. Понятие организации, ее место в менеджменте. Внутренняя и внешняя среда организации

Организация, т. е. группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей – основа мира менеджмента.

Всем типам организаций присущи общие черты:

• наличие хотя бы одного сотрудника и хотя бы одной общей цели, направленной на удовлетворение потребностей отдельных лиц (общества);

• производство продуктов, работ, услуг и получение прибыли (другого эффекта) на основе преобразования ресурсов организации.

При этом организация теснейшим образом связана с окружающей средой как с точки зрения возможности получения ресурсов, так и в отношении потребителей своей продукции (услуг). Множество факторов внешней среды самого разного уровня, значимости, вплоть до глобального, как правило, не является сферой прямого влияния менеджеров организации, поэтому всегда существует риск неудачи в достижении поставленных целей.

Управление, регулируя деятельность людей, влияет на меняющиеся и развивающиеся отношения между людьми, возникающие как в процессе непосредственного производства благ (товаров, работ и услуг), так и за его пределами, но связанные с производством. В системе управления предприятием можно различить много способов управления людьми (а точнее – отношениями между ними), определяемых конкретной техникой и технологией производства, культурными и общественными традициями, местом и временем.

При этом сущность всех форм управления людьми сводится либо к принуждению (экономическому и неэкономическому), либо к стимулированию (материальному и моральному), либо к тому и другому одновременно в разных пропорциях.

Выражается это в писанных и неписаных правилах поведения людей, определяемых общеэкономическими, политическими, правовыми и культурными факторами, а реализуется через процедуры управления деятельностью отдельных подразделений или всей организации в целом, которые вместе и характеризуют организационную среду.

В самом простейшем виде организационная система состоит из управляемой, управляющей и информационной подсистем (рисунок 6.1).

Управляемая подсистема представляет собой совокупность элементов, обуславливающих основной процесс (процессы), ради которого система сформирована (предприятие, цех, технологический процесс и т. д.). Ее с определенной точностью можно описать совокупностью значений ряда величин. В управляемой подсистеме осуществляется исполнительская деятельность работников, вовлеченных в производственные процессы, сбыт и поставки, рекламную деятельность и исследования и т.п.

Во-первых, это внутреннее состояние системы , например: количество ресурсов, в том числе, численность работников, объем, качество и производственные возможности оборудования, степень использования оборудования, время его безотказной работы, платежеспособность и т. п.; Во-вторых, это выходные величины (результаты функционирования системы) , например количество организованных каналов, количество обслуженных за определенное время клиентов (или отказы в обслуживании), прибыль, доля на рынке, и т. д. Другими словами, это или продукция системы (товары, работы, услуги), или условия вне системы, возникающие в результате ее деятельности.

В-третьих, это два набора входных воздействий: возмущающие и управляющие. Входные возмущающие воздействия возникают как результат взаимодействия организации с окружающей средой, например: снижение потребления услуг связи под влиянием общеэкономических условий, изменения цен или выхода на рынок новых операторов; несоблюдение поставщиком сроков поставки оборудования или материалов и запасных элементов; ограничения в возможности найма работников и т. д. Эти воздействия могут быть собственно мешающими, а могут являться стимулами к дальнейшему развитию организации, т.е. создавать угрозы или открывать возможности.

Эти векторы могут быть оценены в терминах сил и слабостей организации, например, с помощью такого метода анализа деятельности, как SWOT - анализ (от английских слов: силы, слабости, возможности и угрозы), предложенного К. Эндрюсом [16, 22], см. рисунок 6.2.

Входные управляющие воздействия , как правило, принимают форму решений об изменении переменных внутреннего состояния управляемой подсистемы или пересмотре целей функционирования системы в соответствии с характеристиками внешней среды, угрозами или возможностями, открывающимися для фирмы на рынке.

Внутреннее состояние системы можно представить в виде точки с координатами в n-мерном пространстве, которое называется пространством состояний системы. В реальных условиях в каждый данный момент времени координаты эти не могут быть любыми, т. е. существует область n-мерного пространства, называемая областью допустимых состояний системы, и .

Непрерывное пространство состояний соответствует системе, координаты которой могут принимать любое значение в допустимых пределах, например, вероятность отказа устройства. Дискретное пространство состояний соответствует системе, координаты которой могут принимать конечное число фиксированных значений, например число вызовов, поступающих на станцию в период наибольшей нагрузки, или численность персонала. Чаще всего системы являются системами смешенного типа, т.е. одни параметры могут рассматриваться как непрерывные величины, а другие - только как дискретные.

Аналогично в виде точки соответствующего пространства можно представить , и .

Такая формализация является необходимым условием при разработке экономико-математических моделей систем для более глубокого понимания протекающих в них процессов и причин, вызвавших тот или другой результат. «Вы не видите какой-либо вещи до тех пор, пока у вас не окажется правильной метафоры, которая поможет вам ее понять» [23, С.11], и такой метафорой всегда является модель ситуации, процесса, системы.

Важно! С помощью набора из четырех групп переменных можно описывать любые системы, сравнивать их друг с другом, а также исследовать изменение состояний одной и той же системы во времени для выяснения тенденций и характера ее развития.

Когда отклонение фактических результатов деятельности системы от запланированных становится слишком большим, возможно возникновение ситуации, которая называется потерей управления. Это означает, что при имеющихся параметрах системы (и окружающей среды) ее цели недостижимы и надо либо пересмотреть цели, учитывая реальные возможности системы, либо изменить систему (реструктурировать) в соответствии с этими целями. Еще кто-то из древних сказал: «Если не можешь изменить обстоятельства, измени свое отношение к ним».

Большинство управляемых и управляющих систем в экономике – открытые системы, т.е. между ними и внешней средой осуществляется обмен потоками энергии, вещества и информации. Закрытые системы, где такого обмена нет, достаточно большая редкость.

Содержанием деятельности управляющей подсистемы является процесс принятия и организации исполнения решений, являющийся результатом труда управленцев или менеджеров и направленный на координацию общих ресурсов фирмы для умелого достижения целей в условиях быстро меняющейся внешней среды.

Р ис. 6.1. Модель организационной системы и ее внешней среды

SW OT	Список сильных сторон 1 2 3 .....	Список слабых сторон 1 2 3 ......
Список внешних возможностей 1 2 3 ....	Решения о направлениях использования сильных сторон для извлечения наибольших преимуществ из создавшихся внешних возможностей	Решения о том, как направить использование извлекаемых преимуществ на устранение своих слабых сторон
Список внешних опасностей (угроз) 1 2 3 ....	Решения о направлениях использования сильных сторон для избежания внешних опасностей и угроз, ведущих к рискам и потерям	Решения о направлении использования новых возможностей и освободившихся ресурсов для минимизации рисков и потерь

Рис. 6.2. Управленческие решения по результатам SWOT-анализа

Наконец, информационная подсистема должна обеспечивать все подразделения организации информацией, необходимой для их нормальной работы и предполагает наличие определенного документооборота.

По разным оценкам, до 80 % информации – это внутрипроизводственная информация, а остальные 20 % отражают внешние связи организации. В рамках любой организации, в пределах ее общей организационной структуры всегда можно выделить эти три подсистемы, что позволяет совершенствовать деятельность в каждой из них относительно независимо от других.