Питання 6.1. Поняття про первинні документи та бухгалтерську документацію

Документ (лат. documentum) – свідоцтво, доказ, на якому зафіксована інформація.

Відповідно до статті 19 Господарського кодексу України від 16 січня 2003 року встановлено, що всі суб’єкти господарювання зобов’язані здійснювати первинний (оперативний) облік результатів своєї роботи.

Ст. 1 ЗУ № 996 визначає: «первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Стаття 9 ЗУ № 996 свідчить:

- підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій;

- первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо - це неможливо – безпосередньо після її закінчення;

- первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях;

- первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа;

дату і місце складання;

назву підприємства, від імені якого складений документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції

Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе власник (ст. 8 ЗУ № 996).

Економічне значення документації полягає в тому, що за допомогою документів здійснюють контроль і аналіз господарських операцій, а юридичне - що документ є письмовим доказом здійснення операції і підтверджує її законність; за відсутності будь-якого обов’язкового реквізиту документ не може бути підставою для запису операції на рахунках бухгалтерського обліку, тобто втрачає юридичну (доказову) силу.

Складання первинних документів займає більше половини всіх робіт з ведення бухгалтерського обліку

Функції первинних документів:

• розпорядчі, коли підписані керівником підприємства до виконання;

• виконавчі – цей же документ після здійснення операції, що й виправдовує її.

Питання 6.2. Перевірка та опрацювання документів

Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік (п. 2.15 «Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку»).

Документ перевіряється:

• за формою;

• за змістом;

• логічна ув’язка окремих показників.

За формою перевіряється наявність у документі всіх обов’язкових реквізитів, відповідність встановленій формі документу, а також своєчасність складання і подання документу до бухгалтерії підприємства.

За змістом перевіряється відповідність господарської операції чинному законодавству та інтересам власника чи підприємства.

Логічна ув’язка окремих показників передбачає перевірку правильності проставлених цін і тарифів в окремому документі, а також розрахованих сум і підсумків.

На стадії опрацювання документи проходять чотири етапи:

1. Перевірка здійснюється по суті, з формального боку та арифметично. Перевірка по суті – це становлення господарської доцільності й законності операцій. Формальна перевірка – визначення правильності та повноти заповнення всіх реквізитів документа й достовірності підписів посадових осіб. Арифметична – це перевірка арифметичних підрахунків , що містяться в документі.

2. Розцінка (таксування) полягає у переведенні натуральних та трудових вимірників у єдиний грошовий вимірник – гривню. Це здійснюється у самому документі шляхом проставляння цін і тарифів та множення їх на зазначенні в документі не грошові вимірники. Документи, що оформлюють грошові операції, не підлягають таксуванню.

3. Групування - первинні документи угруповуються за певними ознаками в накопичувальні та групувальні відомості, що значно зменшує час на подальші реєстраційні операції, що забезпечить складання звітності у встановлений термін.

4. Бухгалтерське проведення (контирування) передбачає проставляння кореспондуючих рахунків бухгалтерського обліку (контирування) в кожному первинному документі або накопичувальній та групувальній відомостях. Після контирування документів кожну господарську операцію відображають на бухгалтерських рахунках у синтетичному й аналітичному обліку.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий реєстр, при обробці на обчислювальній техніці - відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку.

Отже, первинні документи є важливою складовою бухгалтерської методології, оскільки формують облікову інформацію, яку належними чином буде оброблено і представлено у звітності підприємства внутрішнім і зовнішнім користувачам для потреб управління.