Спільні риси документів:
1. Кожен документ укладається повноважним органом або особою відповідно до її компетенції. Занесення до документа відомостей, що виходять за коло повноважень відповідного органу, робить документ недійсним.
2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.
3. Документ повинен бути достовірним. Важливо, щоб інформація, вміщена в ньому, була повною й доцільною, а формулювання - лаконічними, але точними й такими, що не допускають різночитань. Основне завдання укладача - гранично чітко відбити відомості, які мають правову силу.
4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов'язкове для всіх.
5. Правильно складений є той діловий папір, який написаний мовою офіційно-ділового стилю.
Основними реквізитами документів є:
-Державний герб;
-емблема установи, підприємства тощо;
-зображення нагород;
-код організації;
-код документа;
-найменування міністерства (відомства);
-назва підприємства (установи, організації, фірми);
-назва структурного підрозділу;
-індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телефону й факсу,
-номер рахунку в банку;
-назва виду документа;
-індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телефону й факсу,
-номер рахунку в банку;
-назва виду документа;
-дата;
-індекс;
-посилання на дату та індекс вхідного документа;
-місце складання або видання;
-гриф обмеження доступу до документа;
-адресат;
-гриф затвердження;
-резолюція;
-заголовок до тексту;
-відмітка про контроль;
-текст;
-відмітка про наявність додатків;
-підпис;
-гриф узгодження;
-віза;
-печатка;
-відмітка про завірення копії;
-прізвище виконавця та номер його телефону;
-відмітка про виконання документа й відсилання його до справи;
-відмітка про перенесення відомостей на машинний носій;
-відмітка про надходження.
Види документів визначають за такими ознаками:
найменуванням - заява, лист, довідка, інструкція, акт і т. д.
походженням - службові (офіційні) й особисті
місцем виникнення - внутрішні та зовнішні
призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові господарсько-договірні, щодо особового складу
напрямком - вхідні й вихідні
формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)
за строками виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
ступенем гласності - секретні й несекретні
стадіями створення - оригінали, копії й виписки, якщо документ загублено, видається його другий примірник - дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років
зберігання технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом носієм інформації - оформлення на папері, диску, фотоплівці, перфострічці
за структурними ознаками - стандартні й нестандартні
Літературна мова - це унормована, відшліфована форма загальнонародної мови, що обслуговує найрізноманітніші сфери суспільної діяльності людей: державні та громадські установи, пресу, художню літературу, театр, науку і освіту та побут людей.
Норма літературної мови - це сукупність загальноприйнятих правил реалізації мовної системи, які закріплюються у процесі суспільної комунікації.