2. Мнемосхема

Мнемосхема существующего процесса представлена на рисунке 4. Описание процесса приведено в пункте 5.1.

На рисунках 4, 5, 6, 7, 8 используются следующие обозначения:

СДО – сметно-договорной отдел

АПО – административно-правовой отдел

Рисунок 4 – Мнемосхема существующего процесса

На рисунках 5, 6, 7, 8 представлены контекстная диаграмма и декомпозиции процесса «Анализ и заключение договора».

3. Функциональная модель

Рисунок 5 – Контекстная диаграмма процесса «Анализ и заключение договоров»

Рисунок 6 – Декомпозиция первого уровня процесса «Анализ и заключение договоров»

Рисунок 7 – Декомпозиция второго уровня процесса «Анализ и заключение договоров»

4. Информационная модель

На рисунке 8 представлена информационная модель процесса.

Рисунок 8 – Информационная модель процесса «Анализ и заключение договоров»

5. Недостатки существующего процесса

По результатам собеседования с сотрудниками предприятия были выявлены следующие недостатки: значительные затраты на печать и бумагу, большие временные затраты на согласование с директорами. Если существует необходимость в дополнительном согласовании, эти затраты увеличиваются.

5.1 Предложения по совершенствованию процесса

Т.к. на предприятии установлена система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, необходимо реализовать электронное согласование договоров в системе DIRECTUM, с использованием электронно-цифровой подписи. При этом нет затрат на дополнительные прикладные программы.

Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования договоров и снизить затраты на печать и бумагу.

При необходимости выполнить согласование договора, поступившего в бумажном виде, возникает необходимость ввода отсканированного образа договора в систему электронного документооборота. Процесс сканирования проходит внутри системы DIRECTUM, сохранять электронную версию документа можно непосредственно на сервере DIRECTUM.

Однако возникает необходимость обучения сотрудников процессу электронного согласования договоров.

5.2 Мнемосхема предлагаемого процесса

Рисунок 9 – Мнемосхема предлагаемого процесса

6. Концепция изменения

После того как секретарь передает договор с резолюцией генерального директора инженеру сметно-договорного отдела, инженер прикрепляет электронный документ к задаче согласования договора в системе DIRECTUM и запускает эту задачу. Система электронного согласования договоров уведомляет участников текущего этапа согласования о назначении им заданий по согласованию договора и информирует об оставшемся сроке. За счет возможности параллельного согласования значительно сокращаются сроки общего согласования договора. Использование электронно-цифровой подписи при согласовании договоров позволяет исключить необходимость подписания итогового бумажного договора всеми участниками согласования. Применение электронно-цифровой подписи позволяет гарантировать неизменность документа с момента его подписания и однозначно идентифицировать автора подписи. Если существуют замечания по тексту договора, директора отписывают в задаче существующие замечания. Инженер сметно-договорного отдела формирует протокол разногласий, согласовывает ее также при использовании задачи электронного согласования договора и передает ее контрагенту через секретаря.

Эту задачу можно также использовать при поступлении протокола разногласий от контрагента на исходящий от ЗАО «Уфа-АвиаГаз» договор.