2. Приватна нотаріальна діяльність

2.1.Вимоги до робочого місця приватного нотаріуса.

З метою покращення якості обслуговування населення і вільного доступу громадян до нотаріальної контори, установлюэтся єдиний підхід до організації нотаріальної діяльності і вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса. Нотаріус має право мати лише одне приміщення для розміщення робочого місця (контори), яке повинно знаходитись у межах нотаріального округу, в якому здійснюється нотаріальна діяльність. Приміщення повинно використовуватись нотаріусом на підставі відповідного документа про право власності, договору про оренду, договору позички або договору про співпрацю з іншим приватним нотаріусом.

Доступ до приміщення приватного нотаріуса має бути зручним для відвідувачів. Якщо приміщення розташоване в житловому будинку, робота приватного нотаріуса не повинна порушувати права громадян, які проживають у цьому будинку, чи перешкоджати здійсненню їх законних інтересів. Нотаріус зобов'язаний дотримуватися правил користування приміщеннями житлових будинків, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 8 жовтня 1992 року N 572. У цьому випадку вхід до приміщення повинен розташовуватися не вище другого поверху, якщо воно розміщене в житловій квартирі, ця квартира повинна мати окремий вхід з вулиці. Ця вимога не застосовується, якщо приміщення розташоване в нежитловому будинку.

Кількість кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, не може бути меншою, ніж кількість нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у його межах. Кожен нотаріус повинен мати окремий робочий кабінет площею не менше 10 квадратних метрів для роботи з документами. Особи, які працюють з нотаріусом на підставі цивільно-правового чи трудового договору помічники) і є технічним персоналом, стажист нотаріуса повинні перебувати у відокремленій, належно пристосованій до умов роботи (стажування) та дотримання нотаріальної таємниці кімнаті. Приміщення має бути захищене від несанкціонованого проникнення: вхідні двері повинні бути металеві або захищені металевим ролетом, вікна повинні бути обладнані металевими ґратами або захисними ролетами незалежно від поверху, на якому розташоване приміщення. У випадках, коли стіни будинку скляні, на скло має бути нанесена броньована ударотривка плівка, у робочому кабінеті нотаріуса обов'язково повинні бути двері, в яких встановлений дверний замок, якщо стіни робочого кабінету зроблені з металопластикових або інших конструкцій, вони повинні бути непрозорими. Архів нотаріуса та документи нотаріального діловодства мають зберігатися у металевій(их) шафі(ах) у робочому кабінеті нотаріуса (в окремій кімнаті) або у відповідно обладнаній для цього кімнаті. Забороняється розміщувати шафи для зберігання архіву у місцях, де відвідувачі можуть безперешкодно до них підійти. У разі зберігання архіву нотаріуса та документів нотаріального діловодства в окремій кімнаті, на дверях такої кімнати має бути встановлений дверний замок. Якщо у приміщенні працюють двоє чи більше нотаріусів, їх архіви повинні зберігатися в окремих металевих шафах або окремих кімнатах для зберігання архівних документів. У кожного нотаріуса повинен бути окремий вогнестійкий сейф для зберігання печаток, штампів та спеціальних бланків нотаріальних документів. Для забезпечення роботи нотаріуса з інформаційними ресурсами Міністерства юстиції приміщення повинно бути обладнане необхідною комп'ютерною та апаратною технікою, яка відповідає вимогам, установленим Адміністратором відповідних єдиних та державних реєстрів Міністерства юстиції. Біля входу у приміщення повинна знаходитись інформаційна вивіска, що ідентифікує робоче місце (контору) приватного нотаріуса. Вивіска має містити інформацію про державу Україну, Міністерство юстиції України, найменування головного управління юстиції, до сфери діяльності якого належить нотаріус, найменування нотаріального округу, напис "НОТАРІАЛЬНА КОНТОРА", якщо приватний нотаріус має контору (працюють два та більше приватних нотаріусів), або "НОТАРІУС", якщо нотаріус працює одноособово. Біля входу у приміщення також розміщується інформація щодо часу прийому громадян - час початку та закінчення робочого дня, час обідньої перерви, вихідні дні. Нотаріус має здійснювати прийом громадян в окремому робочому кабінеті. Прийом громадян проводиться не менше п'яти годин на день і п'яти робочих днів на тиждень.

У разі укладення договору щодо охорони приміщення, де розташовано робоче місце (контора) нотаріуса, такий договір укладається цим нотаріусом та відповідним суб'єктом господарювання.

До початку нотаріальної діяльності особи, яка має намір зареєструвати приватну нотаріальну діяльність, а також у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) нотаріуса управлінням юстиції протягом 15 днів з моменту отримання заяви на перевірку робочого місця (контори) проводиться перевірка відповідності приміщення. Сертифікація робочого місця провадиться в цілях неухильного забезпечення дотримання нотаріальної таємниці при вчиненні нотаріальних дій, суворої схоронності нотаріальних документів, печатки та штампів нотаріуса, спеціальних бланків нотаріальних документів та архіву нотаріуса. За результатами перевірки складається акт про сертифікацію робочого місця (контори) нотаріуса або акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) нотаріуса. Акт про сертифікацію містить відомості про приміщення, у якому нотаріус (особа, яка має намір зареєструвати приватну нотаріальну діяльність) організовує (планує організувати) роботу з обслуговування учасників правовідносин (відвідувачів), та висновок уповноваженої особи управління юстиції яка проводила сертифікацію робочого місця (контори), про можливість його використання для розташування в ньому робочого місця (контори) та здійснення приватної нотаріальної діяльності. В акті про сертифікацію робочого місця (контори) зазначаються:

-дата і місце складання акта;

-прізвище відповідального(их) працівника(ів) управління юстиції , який(які) проводив(ли) перевірку;

-прізвище, ім'я приватного нотаріуса, нотаріальний округ, у якому він зареєстрований (за наявності реєстрації);

-місцезнаходження приміщення (поштовий індекс та адреса);

-поверх та тип приміщення;

-наявність окремого входу з вулиці у приміщення;

-наявність інформаційної вивіски та графіка прийому громадян при вході до приміщення;

-номер(и) телефону(ів), що знаходяться у приміщенні;

- реквізити документа, який підтверджує право власності або право користування приміщенням;

-кількість нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у цьому приміщенні;

-наявність та кількість осіб, що працюють на умовах цивільно-правових чи трудових договорів з нотаріусом (нотаріусами), із зазначенням їх посад, освіти, стажу роботи у нотаріуса та дати реєстрації цивільно-правового чи трудового договору;

-наявність осіб, діяльність яких не пов'язана із вчиненням нотаріальних дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру;

-наявність осіб, які проходять стажування;

-умови зберігання архіву (архівів) нотаріуса (нотаріусів);

-наявність вогнестійкого сейфа для зберігання печаток, штампів та спеціальних бланків нотаріальних документів;

-кількість кімнат та їх площа;

- наявність приміщення для очікування прийому громадянами і його площа;

-наявність засобів захисту на вікнах;

-обладнання входу у приміщення металевими дверима чи захисним металевим ролетом;

наявність функціонуючих засобів охоронної, пожежної сигналізації; -технічне обладнання нотаріальної контори (комп'ютер, принтер, сканер, ксерокс, факс, наявність електронної пошти);

-підключення до мережі Інтернет;

-висновок щодо можливості використання приміщення для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Акт про відмову у сертифікації повинен містити обґрунтований висновок про невідповідність робочого місця (контори) приватного нотаріуса умовам, встановленим статтею 25 Закону. Якщо нотаріус не згоден з висновком акта про відмову у сертифікації робочого місця (контори) нотаріуса, він має право звернутись до суду.

Нотаріус може здійснювати нотаріальну діяльність за рішенням суду, що набрало законної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Про зміну адреси робочого місця (контори) приватний нотаріус зобов'язаний протягом трьох робочих днів повідомити відповідне управління юстиції. Підставою для повідомлення про зміну адреси є акт про сертифікацію робочого місця (контори) нотаріуса або рішення суду, яке набрало законної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

У разі укладення договору про співпрацю з іншим нотаріусом, поновлення приватної нотаріальної діяльності після зупинення терміном більше ніж на 60 днів, підписання нотаріусом з особою трудового або цивільно-правового договору уповноважена особа управління юстиції здійснює перевірку відповідності робочого місця нотаріуса. За результатами перевірки складається довідка, яка є невід'ємною частиною акта про сертифікацію робочого місця нотаріуса, з яким укладено договір про співпрацю, трудовий договір, цивільно-правовий договір або діяльність якого зупинялась на підставі статті 29-1 Закону.