4.7. Консульські установи і дипломатичні представництва

Нотаріальні дії за кордоном учиняють консульські установи, а у випадках, передбачених законодавством, - дипломатичні представництва України. Відповідно до розпорядження Президента України "Про затвердження Положення про дипломатичне представництво України за кордоном" від 22 жовтня 1992 р. дипломатичне представництво України за дорученням міністра іноземних справ України може виконувати і консульські функції. Це можливо в тих випадках, коли діяльність консульської установи не поширюється на певну територію; тоді нотаріальні дії вчиняються консульськими відділами дипломатичного представництва.

Безпосередньо нотаріальні дії в консульських установах учиняють консули, а в дипломатичних представництвах - один із членів дипломатичного персоналу.

Діяльність консульських установ і дипломатичних представництв щодо вчинення нотаріальних дій регулюється главою XI Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України від 2 квітня 1994 р. і підпорядкована тим самим принципам, що й діяльність нотаріусів.

Консульські установи України вчиняють такі нотаріальні дії:

1) посвідчують угоди (договори, заповіти, доручення тощо), крім іпотечних договорів, угод про відчуження та заставу жилих будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок, іншого нерухомого майна, що знаходиться в Україні;

2) вживають заходів до охорони спадкового майна;

3) видають свідоцтва про право на спадщину;

4) видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя;

5) засвідчують вірність копій документів і виписок з них;

6) засвідчують справжність підпису на документах;

7) засвідчують вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;

8) посвідчують факт, що громадянин є живим;

9) посвідчують факт знаходження громадянина в певному місці;

10) посвідчують тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці;

11) посвідчують час пред'явлення документів;

12) приймають в депозит грошові суми і цінні папери;

13) вчиняють виконавчі написи;

14) приймають на зберігання документи;

15) вчиняють морські протести.

Законодавством України можуть бути передбачені й інші дії, що вчиняються консульськими установами України.

Вчинення нотаріальних дій нотаріусами та посадовими особами органів місцевого самоврядування встановлюється Законом та іншими актами законодавства України.

Порядок вчинення нотаріальних дій консульськими установами встановлюється Законом, Консульським статутом України та іншими актами законодавства України.

4.8. Роль органів юстиції щодо регулювання діяльності нотаріату.

Відповідно до чинного законодавства, органами юстиції здійснюється керівництво державними нотаріальними контора­ми і архівами та контроль за діяльністю приватних нотаріусів. У своїй діяльності органи юстиції керуються Положенням про Го­ловне управління юстиції Міністерства юстиції України в Авто­номній Республіці Крим, обласні, Київське та Севастопольське міські управління юстиції, зат­вердженим наказом Міністерства юстиції України від 23.06.2011р. №1707/5. Так, відповідно до цього положення, до основних завдань управління юстиції належить: реалізація державної правової політики з питань банкрутства, державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та забезпечення роботи нотаріату та ін.

Відповідно до цих завдань управління юстиції за дорученням Мін'юсту України призначає на посади та звільняє з посад завідувачів та інших працівників державних нотаріальних контор, перевіряє їх діяльність і вживає заходів до її поліпшення. Здійснює керівництво державними нотаріальними конторами та перевірку організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства. Перевірка здійснюються уповноваженими представниками Міністерства юстиції України , управління юстиції діяльність яких безпосередньо пов'язана з контролем за організацією нотаріату та нотаріальною діяльністю в Україні і може бути плановою комплексною перевіркою за певний період, яка здійснюється не частіше одного разу в два роки, та позаплановою повторною перевіркою за зверненнями фізичних і юридичних осіб.

Підставою для проведення планової комплексної перевірки є графік проведення такої перевірки. Графік проведення планових комплексних перевірок погоджується з Міністерством юстиції України та затверджується начальником управління юстиції на рік. Копія погодженого та затвердженого графіка надсилається до Міністерства юстиції України, а також направляється на адресу контори, архіву, нотаріуса, які підлягають перевірці.

Підставою для проведення позапланової повторної перевірки організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил нотаріального діловодства є надходження звернення фізичної чи юридичної особи.

Основними завданнями перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства є:

1 дотримання вимог до робочого місця приватного нотаріуса страхування цивільно-правової відповідальності, до організації прийому громадян і режиму роботи контори, архіву, нотаріуса, правильності оформлення трудових відносин з працівниками нотаріуса тощо.

2. дотримання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства, правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у випадках, передбачених законодавством, копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність на документах печаток, підписів, номерів тощо, умов зберігання архіву, печаток, штампів, порядку зберігання, витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів.

3.Визначення стану нотаріального обслуговування фізичних та юридичних осіб.

4.Визначення професійного рівня нотаріуса

5. Виявлення порушень законодавства, яке регулює організацію нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства.

6. Надання рекомендацій з усунення причин, унаслідок яких допущено порушення.

7. Застосування заходів реагування до нотаріуса в разі виявлення під час перевірки допущених порушень щодо організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства.

8. Узагальнення результатів перевірок з метою визначення типових порушень та помилок, що допускаються нотаріусами.

9.Розповсюдження позитивного досвіду роботи нотаріусів щодо організації нотаріальної діяльності та виконання ними правил нотаріального діловодства тощо.

Для проведення перевірки утворюється комісія. Персональний склад комісії, її керівник, строки проведення перевірки контори, архіву, нотаріуса затверджуються наказом відповідно Мін'юсту чи управління юстиції. При здійсненні перевірки члени комісії зобов'язані бути об'єктивними та неупередженими і зберігати в таємниці відомості, які стали їм відомі при проведенні перевірки. Перевірка здійснюються в робочий час і в приміщенні, де розташовано робоче місце нотаріуса або яке займають контора, архів. Відсутність нотаріуса на робочому місці на час перевірки без поважних причин, крім пов'язаних зі станом здоров'я, є ухиленням від перевірки. Ухилення нотаріуса від перевірки або відмова від надання необхідних документів на вимогу членів комісії є підставою для застосування заходів реагування, про що складається акт, який підписується членами комісії. Відсутність нотаріуса на робочому місці в день проведення перевірки не припиняє проведення перевірки, якщо на період відсутності нотаріуса виконання його обов'язків здійснюється іншим нотаріусом, з яким укладається договір про заміщення.

За наслідками проведеної перевірки роботи контори, архіву, нотаріуса комісія протягом п'яти робочих днів з часу закінчення перевірки складає довідку у двох примірниках про результати проведеної перевірки з викладеними у ній висновками.

Визначає кількість посад стажистів за погодженням з Міністерством юстиції, організовує та контролює стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю, уносить подання до Міністерства юстиції відносно осіб які мають намір скласти кваліфікаційний іспит, а також осіб, приватна нотаріальна діяльність яких протягом трьох років після отримання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю не була зареєстрована і які не працювали нотаріусами, консультантами державних нотаріальних контор чи помічниками (консультантами) приватних нотаріусів або не були посадовими особами, які здійснювали керівництво та контроль за діяльністю нотаріату які до подання заяви про реєстрацію нотаріальної діяльності повинна підтвердити свою кваліфікацію шляхом складання нового кваліфікаційного іспиту в порядку, встановленому Міністерством юстиції. Організовує та забезпечує стажування працівників установ нотаріату, а також підвищення кваліфікації нотаріусів. Визначає нотаріальний округ, реєструє приватну нотаріальну діяльність, веде та зберігає реєстраційні справи приватних нотаріусів, уносить зміни в реєстраційне посвідчення та анулює його, контролює дотримання вимог щодо організації робочого місця приватного нотаріуса. Зупиняє, припиняє діяльність нотаріусів, готує обґрунтовані подання на розгляд Міністерства юстиції щодо анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, встановлює розміри плати за надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру. Контролює обіг спеціальних бланків нотаріальних документів, своєчасність та правильність унесення нотаріусами записів до Єдиних реєстрів, що діють у системі нотаріату. Забезпечує ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна, Єдиного реєстру нотаріусів, Державного реєстру правочинів, Державного реєстру обтяжень рухомого майна, Спадкового реєстру, Єдиного реєстру довіреностей.

Проводить аналітично-методичну роботу, вивчає, узагальнює та скеровує нотаріальну практику, готує для нотаріусів роз'яснення в межах своєї компетенції.

Здійснює регулювання і нагляд за діяльністю суб'єктів первинного фінансового моніторингу – нотаріусів. Державний фінансовий моніторинг це сукупність заходів, які здійснюються суб'єктами державного фінансового моніторингу, спрямованих на виконання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму.

Міністерство юстиції та управління юстиції при реалізації державного регулювання та нагляду у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму щодо діяльності нотаріусів, які надають юридичні послуги, зобов'язані:

- здійснювати нагляд за діяльністю нотаріусів, які надають юридичні послуги, шляхом проведення планових та позапланових перевірок, у тому числі виїзних, з вичерпних підстав та у порядку, встановлених порядком проведення перевірок Міністерством юстиції суб'єктів первинного фінансового моніторингу, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 29.09.2010 N 2338/5.

- забезпечувати надання методологічної, методичної та іншої допомоги у вигляді розробки методичних рекомендацій.

- здійснювати регулювання та нагляд з урахуванням політики, процедур та систем контролю, оцінки ризиків з метою визначення відповідності заходів, що здійснюються нотаріусами, які надають юридичні послуги, та зменшення ризиків під час їх діяльності у цій сфері.

- вимагати від нотаріусів, які надають юридичні послуги, виконання вимог законодавства, що регулює відносини у цій сфері, а в разі виявлення порушень вимог законодавства вживати заходи, передбачені законом, а саме застосування фінансових санкцій та у разі повторного (протягом року) аналогічного порушення може бути ініційоване питання щодо обмеження, тимчасового припинення дії чи анулювання свідоцтва на право заняття нотаріальною діяльністю.

-проводити перевірку організації професійної підготовки працівників та керівників підрозділів, відповідальних за проведення фінансового моніторингу.