Методическое пособие к компьютерному занятию № _1_

№ п/п

Действия студента

1.

Ознакомление с основными темами справочной системы MS Access.

1.1.

Закройте "внутреннее окно" Microsoft Access (создание базы данных...) щелчком по изображению крестика в правом верхнем углу окна. Откройте справочную систему MS Access, для этого щелкните по знаку ? в верхнем меню основного окна программы, выделите раздел "Содержание справки" и щелкните левой клавишей мыши. В появившемся окне щелкните по пункту Наглядное введение в Microsoft Access и пользуясь указаниями справочной системы ознакомтесь со следующими темами:

Общие сведения о базах данных;

Общие сведения о таблицах;

Изменение таблиц;

Работа с таблицей в режиме таблицы

2.

Закройте окно "Справочной системы"

№ п/п

Действия студента

1.

Ознакомление с базой данных программы.

1.1.

На экране системное меню. Курсором выберите пункт меню ФАЙЛ, затем выберите команду СОЗДАТЬ, в появившемся диалоговом окне выделите вкладку ОБЩИЕ, выберите НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ и нажмите кнопку ОК. На экране окно ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ. Ознакомьтесь с ним. В нижней части окна в строке Имя файла введите PRIMER.mdb и щелкните по кнопке СОЗДАТЬ. Появится окно БАЗА ДАННЫХ.

2.

Создание 1-ой таблицы.

2.1.

В окне базы данных выберите ТАБЛИЦЫ и щелкните левой клавишей мыши, а затем, нажмите кнопку СОЗДАТЬ. На экране диалоговое окно НОВАЯ ТАБЛИЦА. Выберите Конструктор. Нажмите ОК.

На экране пустое окно конструирования таблицы, состоящее из двух частей. В верхней части окна вводятся имена полей, типы данных и комментарии (описание). В нижней части вводится описание свойств поля (параметры) (см. Приложение 1).

Используйте клавишу <F6> для быстрого переключения между верхней и нижней частями окна конструирования.

Введите описание полей для вашей таблицы в окне конструирования:

В первую строку столбца ПОЛЕ введите с клавиатуры КОД МОДЕЛИ и нажмите клавишу <Enter>. В этой же строке в столбце Тип данных щелкните левой клавишей мыши по кнопке раскрывшегося списка ("выбор из списка"). В появившемся списке выберите "Текстовый" и щелкните по нему левой клавишей мыши. В нижней части таблицы в разделе Свойства поля установите курсор на пункт Размер поля и введите с клавиатуры 6. Установите курсор на пункт Обязательное поле и щелкните левой клавишей мыши по кнопке "выбор из списка". В появившемся списке установите курсор на "Да" и нажмите левую клавишу мыши.

Аналогичным образом в поле Пустые строки укажите "Нет". В поле Индексированное поле укажите Да (Совпадения не допускаются).

Установите курсор на вторую строку столбца Поле и аналогичным образом введите следующие поля и их свойства:

2. МОДЕЛЬ - текстовое поле

Размер поля: 20

Обязательное поле: ДА

Пустые строки: нет

Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)

3. RAM - текстовое поле

Размер поля: 8

Подпись поля: Оперативная память

4. VRAM - текстовое поле

Размер поля: 8

Подпись поля: видеопамять

Значение по умолчанию: "256К"

5. HDD - текстовое поле

Размер поля: 8

Подпись поля: Емкость жесткого диска

6. CD - текстовое поле

Размер поля: 3

Подпись поля: Лазерный диск

Значение по умолчанию: Нет

Условие на значение:

Сообщение об ошибке:

7. МОНИТОР - текстовое поле

Размер поля: 40

8. ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ - MEMO

9. ЦЕНА - денежный тип

Формат: с разделителями разрядов

Десятичные разряды: О

10.СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ - денежный тип

Формат: с разделителями разрядов

Десятичные разряды: О

11.Предпродажная подготовка – денежный тип

Формат: с разделителями разрядов

Десятичные разряды: 0

Значение по умолчанию: 20

12.Специальная компановка – логический тип.

Формат: Да/Нет.

2.2.

Определение первичного ключа.

Установите курсор на поле КОД МОДЕЛИ и щелкните левой клавишей мыши, выберите на панели инструментов КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ (кнопка с изображением ключа) или команду КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ в меню ПРАВКА и щелкните левой клавишей мыши.

Слева, - на маркере строки, появится изображение ключа.

2.3.

Сохранение структуры таблицы на диске.

Войдите в меню ФАЙЛ и выберите команду СОХРАНИТЬ. В появившемся окне задайте имя таблицы МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ и щелкните левой клавишей мыши по кнопке ОК.

Закройте окно таблицы "Модели компьютеров", щелкнув левой клавишей мыши по кнопке "с изображением крестика" в верхнем правом углу окна таблицы "Модели компьютеров".

110053

486DX2-66

4 Mb

512 K

635 Mb

нет

14" Acer (0.28), N1

705

35

20

Ввод данных в таблицу.

Выделите имя таблицы в окне базы данных и нажмите кнопку ОТКРЫТЬ. Используйте на клавиатуре клавишу <ТаЬ> для перехода от одного поля к другому; <Shift>+<Tab> для перехода к предыдущему полю; < > или

< > для перехода от одной записи к другой. Введите записи данных:

КОД МОДЕЛИ

МОДЕЛЬ

RAM

VRAM

HDD

CD

МОНИТОР

ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ

ЦЕНА

СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ

ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА

СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПАНОВКА

Закройте окно таблицы, дважды нажав левую клавишу мыши на кнопке <x> в верхнем правом углу окна.

3.

Создание 2-ой таблицы.

3.1.

В окне базы данных установите курсор на пункт ТАБЛИЦА и щелкните левой клавишей мыши, затем нажмите кнопку СОЗДАТЬ. На экране диалоговое окно НОВАЯ ТАБЛИЦА. Выберите Конструктор и нажмите ОК На экране пустое окно конструирования таблицы. Введите описание нужных полей для вашей таблицы (см. п. 2.1), которые будут содержать сведения о заказчиках:

3.2.

Определение первичного ключа.

Установите курсор на поле НОМЕР ЗАКАЗА и щелкните левой клавишей мыши, курсором выберите на панели инструментов КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ (кнопка с изображением ключа) или команду КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ в меню ПРАВКА и щелкните левой клавишей мыши. Слева, на маркере строки, появится изображение ключа.

3.3.

Сохранение структуры таблицы на диске.

Войдите в меню ФАЙЛ и выберите команду СОХРАНИТЬ. В появившемся окне введите с клавиатуры имя таблицы КЛИЕНТЫ и щелкните левой клавишей мыши по кнопке ОК.

Закройте окно таблицы "КЛИЕНТЫ".

110053

1089

НТО "Крокус"

Господин

Глебов Р.Г.

123765

Москва

ул. Б.Мнемники, 45

196-5674

28.03.96

10

3%

20

Ввод записи данных.

В окне базы данных щелкните левой клавишей мыши по строке с названием "КЛИЕНТЫ" и нажмите кнопку ОТКРЫТЬ.

Введите следующие данные в таблицу:

КОД МОДЕЛИ

НОМЕР ЗАКАЗА

ЗАКАЗЧИК

ОБРАЩЕНИЕ

ФИО

ИНДЕКС

ГОРОД

АДРЕС

ТЕЛЕФОН

ДАТА ЗАКАЗА

КОЛИЧЕСТВО

СКИДКА

Закройте окно "Таблица".

4.

Установление связи между таблицами.

4.1.

Войдите в меню СЕРВИС и выберите пункт СХЕМА ДАННЫХ.

В окне "Добавление таблицы" выделите КЛИЕНТЫ и нажмите кнопку ДОБАВИТЬ. Затем выделите таблицу МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ и нажмите кнопку ДОБАВИТЬ. Закройте окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.

В представленном окне СХЕМА ДАННЫХ подведите указатель мыши к полю КОД МОДЕЛИ в таблице "Модели компьютеров", нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее в нажатом положении, переместите его на поле КОД МОДЕЛИ в таблице "Клиенты", затем отпустите кнопку мыши.

На экране диалоговое окно СВЯЗИ. Установите флажок ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ, выберите тип отношений ОДИН КО МНОГИМ и установите флажок КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ, нажмите кнопку СОЗДАТЬ.

Таблицы связаны друг с другом.

Закройте окно "Схема данных".

Теперь данные из одной таблицы будут доступны данным из связанной с ней таблицы.

5.

Выход из программы.

5.1.

В меню ФАЙЛ выберите команду ВЫХОД.