4. Задания.
А) Импортируйте ранее созданную таблицу в редакторе Excel.
Б) Создайте таблицу Сотрудники с полями: Код Сотрудника (счетчик) Фамилия Имя (текстовое), Должность (текстовое), зарплата (денежное), Прием на работу (дата/время), семейное положение (логическое), Пол (текстовое), Домашний Телефон (текстовое),Фотография (поле объекта OLE), Примечания (поле МЕМО).
Для поля код сотрудника свойства поля – оставтье без изменения. Для поле Фамилия Имя в свойстве Размер поля выберите 30 символов. Свойства для поля Должность выбираем анологичные предыдущему. Поле Зарплата: число десятичных знаков – 2, значение по умолчанию – 0, условие на значение >=0, сообщение об ошибке – «требуется положительное число». Поле Пол: размер поля 3 символа, значение по умлчанию - «муж», условие на значение - ="муж" Or "жен", сообщение об ошибке – «Необходимо ввести муж или жен». Поле Семейное положение: формат поля – да/нет. Поле прием на работу: формат поля -Средний формат даты, маска ввода - 99.99.00;0;_. Поле Домашние телефон: размер поля – 6 символов, маска ввода - 000\-000;-;-. Все поля кроме Фотография, Примечания и Домашний телефон являются обязательными полями.
В поле Фотография нарисуйте простой рисунок в графическом редакторе Paint.
5. Контрольные вопросы:
4.1 Что такое таблица, поля таблицы и записи. Организация данных в таблице. Таблица – это основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. В Microsoft Access таблицей называют объект, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории, например, сведения о сотрудниках или заказах.
Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица «Товары» содержит данные только о товарах, а таблица «Поставщики» содержит данные только о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдече, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблицах организованы в стоблцы (называемыми полями) и в строки (называемыми записями). Каждое поле в таблице «Товары» содержит данные определенного рода о каждом товаре, например, название товара. Каждая запись в таблице «Товары» содержит все сведения об одном товаре, такие как название, код поставщика, количество товара на складе и т.д.
Опишите способы создания таблиц в MS-Access. Создание таблицы
В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.
- создание таблицы при помощи импорта или связывания данных
- Создание новой таблицы при помощи запросов на создание таблицы
Типы данных полей поддерживаемых MS-Access. Типы данных.
Тип данных - атрибут переменной или поля, определяющий, какие данные могут в них содержаться. Access поддерживают девять типов данных.
А) Текстовый тип. Вы можете указать максимальную длину текстового поля с помощью соответствующего свойства
Б) Поле МЕМО следует использовать толька в тех случаях, когда размер текста может превысить 255 символов или в тексте встречаются такие символы форматирования, как табуляция или возврат каретки.
В) Выбрав числовой тип данных, вам следует тщательно обдумать вопрос о значении свойство Размер поля, поскольку оно определяет точность значений данных и обьем памяти, необходимой для их
хранения.
Г) Тип данных Дата\время используется хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах и годах. Например, вы можете вычислить разницу в днях между двумя значениями даты\времени.
Д) Для хранения данных о денежных суммах пользуйтесь типом Денжный. Его также можно использовать для любых числовых Полей, которые должны иметь фиксированные число знаков после запятой. Денежный тип данных обеспечивает точность до 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа.
Е) Тип данных Счетчик специально предназначен для автоматической генерации значений первичного ключа. В зависимости от выбранных значений свойств Размер поля и Новое значение ACCESS может генерировать случайные или последовательные длинные целые числа. Таблица не может содержать более одного поля с таким типом данных.
Ж) Логический тип данных используется для хранения значений Истина и Ложь. Он особенно полезен, если вам нужно отметить, оплачены ли счета, заполнены ли заказы и т. п.
З) Поле обьекта OLE позволяет хранить такие данные, как рисунки, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows. Например, Access дает возможность хранить и редактировать документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, слайды презентаций Microsoft Power Point, звуковые файлы, видео файлы или рисунки, созданные в приложениях Paintbrush или Draw. Наконец тип данных Гиперссылка предназначен для хранения простых или сложных “ссылок” на внешний файл или документ. Это может быть адрес
URL в Web или интрасети, сетевой маршрут в формате UNC к Файлу на сервере локльной сети или на жестком диске локального компьютера. Гиперссылка может указывать на файл в формате HTML или в формате, поддерживаемом приложениями OLE или ActiveX, зарегистрированными на вашем компьютере
Опишите свойства полей для различных типов данных. Свойства полей
Каждое поле имеет набор свойств, определяющих параметры обработки, сохранения и отображения данных. Например, свойство Размер поля (FieldSize) позволяет указать максимальное число символов, которые могут быть введены в текстовое поле. Чтобы задать значения свойств поля, следует открыть таблицу в режиме конструктора, выбрать поле в верхней части окна, а затем в нижней части окна указать требуемое свойство.
Набор свойств каждого поля определяется указанным для поля типом данных.
3. Практическая часть.
3.1 Импортирование таблицы.
Для импортирования таблиц на строке меню нажимаете кнопку ФайлВнешние данныеИмпорт и выбираете необходимую таблицу.
Приведите пример маски ввода.
Условие на значение и сообщение об ощибке.
Использование полей OLE и МЕМО.