Тема 14. Контроль виконання документів.

Функція контролю виконання покладає на відповідального за діловодство, а також на лінійних керівників, які відповідають за своєчасне виконання рішень, що ставляться до сфери їхньої компетенції.

Формальний контроль ділиться на:

• Попередній, котрий має активний управлінський вплив на хід виконання документів і регулює процес підготовки й ухвалення рішення. Попередній контроль відслідковує ті процедури, які передують ухваленню рішення.

• Підсумковий, проводиться службою діловодства періодично й забезпечує збір і обробку аналітичної інформації про виконавчу дисципліну підприємства.

Контролю виконання підлягають всі зареєстровані документи, що вимагають ухвалення рішення, складання відповідей, внесення змін у нормативні й інструктивні документи.

Предметом контролю в розпорядницьких документах і рішеннях колегіальних органів служать не самі документи, а завдання, що втримуються в них, і строки.

Склад найбільш масових категорій контрольованих документів із вказівкою типових строків їхнього виконання вказується в інструкції з діловодства й містить найбільш важливі з погляду цілей організації види документів.

У технології контролю виконання виділяються 4 етапи:

1. Постановка на контроль.

2. Ведення контролю.

3. Зняття з контролю.

4. Аналіз виконавської дисципліни.

Документ уважається виконаним і знімається з контролю після реального й остаточного виконання всіх завдань, доручень і рішень, що втримуються в документі й резолюціях і у випадках повідомлення результатів зацікавленим учереждением або наявністю документального підтвердження виконання документа.

При організації діловодства в системі керування варто виходити з того, що документообіг - одна з найважливіших обслуговуючих функцій, що повинна виконуватися спеціальною службою або спеціально виділеними співробітниками.

Функцією такий служить документационное забезпечення діяльності учереждения, куди входять прийом, облік, розподіл, печатка й розмноження, а також відправлення документів, контроль за їхнім виконанням, формування справ, що тече зберігання, підготовка справ до здачі в архів.

Наступна функція - це організаційно-методичне керівництво діловодством підрозділу, технічне й програмне забезпечення системи діловодства й навчання й підготовка співробітників по веденню документів.

Тема 15. Службові листи.

Службовий лист – кошти обміну інформацією між установами й громадянами, між структурами організації.

Листа становлять порядку 80% документообігу в організації. Це визначає підвищені вимоги до оформлення листа.

Через більші обсяги документів у формі листів, до втримування листа й до його оформлення пред'являються тверді вимоги:

1. Обсяг листа не повинен перевищувати однієї сторінки (бажано).

2. Текст листа не повинен допускати різних тлумачень («стратити не можна помилувати»).

3. Текст листа повинен бути присвячений одному питанню. Для забезпечення сприйняття й розуміння тексту доцільно починати виклад із суті питання, помістивши докази й висновки в другій частині листа.

4. Існує давня традиція уніфікації тексту листів, що торкається словникового складу, синтаксис, графіку листа, пунктуацію й стиль. Тому можливо використання стандартних текстів листів. При цьому необхідно враховувати, що стандартний текст може не відповідати реальним ситуаціям. Практика показує, що стандартні листи можна використовувати в половині випадків.

Види листів:

1. Супровідні – направляються одночасно з іншими документами й містять додаткові відомості про документи (про втримування, про дату надходження й т.п.)

2. Інформаційні – часто носять рекламний характер, служать метою повідомити адресата про що-небудь.

3. Запрошення.

4. Дозволу – звичайно відображають факт узгодження якого-небудь питання з іншою організацією.

5. Лист-Мандат – удостоверяющее правочинність людини.

6. Псьмо-Підтвердження.

7. Лист-Пропозиція.

і інші.