Тема 13. Документационное забезпечення організаційної системи.

Документ – це інформація, записана на матеріальному носії будь-яким способом, видана або отримана юридичною або фізичною особою для використанні у своїй діяльності.

Діловодство – сукупність робіт з документування управлінської діяльності й організації документообігу.

Документообіг – рух документів в організації з моменту їхнього створення або одержання до виконання або відправлення.

Рух документів – це рух управлінської інформації для виконання функцій керування, прийняття рішень і їхнього перетворення в життя.

При створенні документів необхідно дотримувати принципу достатності й ненадмірності.

Культура роботи з документами визначає рівень організаційної культури на підприємстві й забезпечує підвищення ефективності керування.

У малих підприємствах більше проста схема керування ( більше проста схема документообігу ( ця система більше раціональна.

Документообіг – регламентована схема руху документів по пунктах обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних і технічних операцій з документами.

Вимоги до документообігу:

1. Прямоточность руху (або зверху долілиць - спадне, або знизу нагору - висхідне, без створення петель).

2. Вибірковість у розподілі документів відповідно до функціональних обов'язків.

3. Необхідність і достатність маршруту.

4. Однаковість маршруту.

Основними нормативними документами в організації, які регламентують документообіг, є інструкція з діловодства й номенклатура справ.

Документообіг - одна з функцій організації.

Документообіг складається з наступних документопотоков:

1. Вхідного, що складається з документів вищестоящих організацій, органів влади й керування, підвідомчих організацій, непідлеглих організацій (організацій, що існують у зовнішнім середовищі паралельно), контрольованих організацій, громадян.

2. Вихідного, що складається з інформації, що направляється з організації в зовнішнє середовище (див. п.1, але у зворотну сторону).

3. Внутрішнього, що складається з документів, що циркулюють між підрозділами й окремими виконавцями усередині організації.

Склад управлінських документів визначається компетенцією й функцією організації, порядком рішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями.

Єдність правил документування управлінської діяльності забезпечує застосування державної системи документационного керування, затвердженої урядом РФ 24.06.1992 № 118-р і ДЕРЖСТАНДАРТ 638-90 і называющейся «Система організаційно-розпорядницьких документів. Вимоги до оформлення.»

Ця система визначає вимоги до оформлення документів і вводить поняття «бланк документа» і «реквізити документа».

Бланк документа – набір елементів обов'язкових для цього виду документа, розташованих у певній послідовності. Основними елементами бланка є реквізит.

ДЕРЖСТАНДАРТ передбачає наявність тридцяти обов'язкових реквізитів на бланку документа, але вони існують не одночасно, і для різних видів документа можливий різний склад

Перелічимо деякі з них. Номер реквізиту відображає послідовність їхнього нанесення на бланк.

6. Міністерство.

7. Назва учереждения, організації (див. Цивільний кодекс).

8. Структурний підрозділ.

9. Поштова адреса (юридичний), телефон, банківські реквізити, можливе включення e-mail.

10. Вид документа.

11. Дата складання документа у форматі ДД.ММ.ГГ.

12. Реєстраційний індекс.

13. Посилання на вхідний (зв'язок з іншими документами).

14. Місце створення (може відрізнятися від юридичної адреси).

16. Адресат.

(Всі перераховані вище реквізити ставляться до бланка документа.)

16. Гриф затвердження (характерний для зовнішнього потоку).

17. Резолюція (наприклад на виконання документів, характерна для внутрішнього потоку).

18. Заголовок (короткий зміст документа, відповідає на запитання «Про що?» і оформляється у форматі [О...] ).

21. Текст документа.

22. Оцінка про додатки.

23. Підпис (найменування посади, сам підпис, Прізвище И. О.).

24.Узгодження (з ким погоджений цей документ, із вказівкою посади, Прізвища И. О. особи, з яким погоджений документ).

25. Візи (свідоцтво про знайомство з документом, вказується Прізвище И. О.)

26. Печатка (печатка на підпис першої особи - у нас , у західній системі - підпис або печатка).

28. Ф.И.О. виконавця документа.

29. Оцінка про виконання й напрямок у справу.