10.4.43. Координація в організаціях

43. Координація в організаціях

Організація є об'єктом керування, у якому люди й виконувані ними завдання перебувають у постійній взаємозалежності й взаємозв'язку. Для забезпечення синхронізації діяльності й взаємодії різних частин організації використовується координація. Координація являє собою процес розподілу діяльності в часі, забезпечення взаємодії різних частин організації в інтересах виконання вартих перед нею завдань. Координація забезпечує цілісність, стабільність організацій.

За своїм характером координаційна діяльність буває:

• превентивна, тобто спрямована на передбачення проблем і труднощів;

• що усуває, тобто призначена для усунення перебоїв, що виникають у системі;

• регулююча, тобто спрямована на збереження існуючої схеми роботи;

• стимулююча, тобто спрямована на поліпшення діяльності системи або існуючої організації навіть при відсутності конкретних проблем.

Координаційна діяльність здійснюється за допомогою певних механізмів, серед яких розрізняють такі, як: неформальна непрограмувальна, програмувальна безособова, програмувальна індивідуальна й програмувальна групова координація. Для здійснення координації підприємства можуть використовувати один або кілька таких підходів (механізмів).

Неформальна координація будується на взаєморозумінні, загальних установках і психологічних стереотипах, що диктують необхідність спільної погодженої роботи й взаємодії.

Програмувальна безособова координація. Якщо для неформальної координації не створено належних умов або якщо організація занадто складна для того, щоб неформальні зв'язки виявилися ефективними, то керівник може застосувати стандартні методи й правила роботи.

Індивідуальна координація. Працівники не завжди однаково розуміють завдання й напрямки роботи.

Групова координація. Питання координації можна також вирішувати на нарадах груп - будь те регулярно, що засідають комітети, або спеціально створювані комісії.

10.5.44. Організаційні комунікації

44. Організаційні комунікації

Комунікації в організаційному контексті включають взаємодія між людьми. Це процес обміну інформацією й передачі відомостей між окремими людьми або їхніми групами. Організаційна комунікація - це процес, за допомогою якого керівники розвивають систему надання інформації великій кількості людей усередині організації й окремих індивідуумів і інститутам за її межами. Вона служить необхідним інструментом у координації діяльності підрозділів організації, дозволяє одержувати необхідну інформацію на всіх рівнях керування.

Значення комунікацій

1. керівники витрачають більшу частину часу на комунікації. Згідно даним багатьох експертів, на це йде 75-95% часу керівників. Тому вони повинні бути зацікавлені в поліпшенні даного виду діяльності;

2. комунікації необхідні для ефективності керування;

3. комунікації необхідні для затвердження авторитету й вираження волі керівника;

4. добре налагоджені комунікації сприяють забезпеченню організаційної ефективності. Якщо організація ефективна в області комунікацій, вона ефективна й у всіх інших видах діяльності.

Прийнято розрізняти чотири основні функції коммуникативности в групі або організації в цілому: контроль, мотивація, емоційне вираження й передача інформації. За допомогою коммуникативности здійснюється контроль поводження членів групи. В організаціях існує ієрархія й формальна співпідпорядкованість, який працівники повинні дотримуватися. Коли працівника, наприклад, просять привести свої дії у відповідність зі стратегією компанії, коммуникативность виконує контролюючі функції. У той же час вона підсилює мотивацію, доводячи до працівників інформацію про те, що повинне бути зроблене, як поліпшити роботу, і т.д.

Моделі комунікації

Комунікація в організаціях - це складний і динамічний процес. Він може розглядатися як дія, як взаємодія і як властиво процес. Залежно від цього й розрізняються моделі комунікації.

Комунікація як дія. У цій моделі джерело комунікації розробляє послання, що складається із символів. Символи потім перетворюються в сигнали, або кодуються. Сигнали посилають через канали для одержувача інформації, що їх розшифровує іл і інтерпретує.

Комунікація як взаємодія. Введення елемента зворотного зв'язка ознаменувало перехід до другого типу моделі - комунікації як взаємодії (мал. 13.3). Дана модель неодноразово критикувалася за неточність. Більше пізні моделі були розроблені таким чином, щоб відображати весь процес і динаміку комунікацій між людьми.

Комунікація як процес. Сучасні моделі комунікації є більше повними, оскільки відображають комунікацію як процес. Найбільш важлива відмінність полягає в тому, що процес комунікації більше не розглядається як лінійний або циркулярний. Суттю моделі комунікації як процесу є те, що людина одночасно й постійно виступає в ній у ролі й джерела, і одержувача інформації.