Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) -

документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

Интерактивность - свойство программного обеспечения, обеспечивающее реакции со стороны программы в ответ на какие-либо действия пользователя; тем самым интерактивные программы поддерживают режим диалога с пользователем.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исходящий документ - документ, созданный на данном предприятии отправленный адресату. Его копия, как правило, остается в деле.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Карта - заместитель - документ, помещенный на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Контрагент - одна из сторон контракта, договора.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа заверенная - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Личная карточка - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.). Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

Мультимедиа (англ. multimedia от лат. multum много и media, medium средоточие; средства) - комплексное электронное представление информации, включающее несколько ее видов (текст, изображение, анимация, аудио- и видеофрагменты).

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанный на обязательное применение.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Оригинал документа - первый, подлинный экземпляр документа.

Отметка о поступлении документа - отметка, проставляемая в правом нижнем углу входящего документа, состоящая из наименования предприятия, входящего номера и даты поступления. Отправляемый документ - см. исходящий документ. Опись - юридически оформленный перечень документов.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оферта - письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Печать - элемент удостоверения наиболее важных документов предприятия, свидетельствующий об их подлинности или элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной или электронной связи.

Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма. Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа. Подлинный документ - документ, в котором содержится достоверная информация, а также соответствуют действительности сведения об авторе, времени и месте его создания.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Пользователь информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею. Поступивший документ - см. входящий документ.

Право подписи - полномочие должностного лица на подписание документов.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Проект документа - предварительный, неподписанный документ, предназначенный для рассмотрения.

Регистрационный индекс (номер) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Реестр - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Рекламация - письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков.

Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Реферат - краткое письменное изложение источника.

Руководитель - работник, несущий ответственность за самостоятельный объект либо участок хозяйственной или иной деятельности, имеющий в своем подчинении определенный трудовой коллектив и наделенный необходимыми правами и полномочиями принимать управленческие решения.

Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки. Свободная оферта - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.

Ситуационный анализ - рассмотрение студентом конкретной деловой (производственной) ситуации с использованием изученных теоретических методов.

Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел ДОУ (документационного обеспечения) и подобные им подразделения, основной функцией которых является работа с документами.

Служебная записка - официальный документ, адресованный руководству предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выводами, просьбами и предложениями.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Согласование документа - обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями. Справка - документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно - правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Тестовое задание - вопрос, на который обучаемый должен дать правильный ответ, записав его самостоятельно (открытая форма тестового задания) или выбрав из предложенных вариантов ответов (закрытая форма заданий). В отдельные классы выделяют также тестовые задания на установление соответствия между двумя группами элементов, а также задания на установление правильной последовательности элементов в списке.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Товарный знак - условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

Удостоверение документа - придание документу юридической силы посредством его подписания (утверждения), проставления печати и даты.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Утверждение документа - заполнение реквизита «Гриф утверждения документа» должностным лицом, как правило руководителем.

Факсимиле - 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, полученных по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственную подпись на деловом документе.

Фирма - предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели. Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр - образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия (ЭК) - комиссия, состоящая из квалифицированных работников организации, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Эмблема - условное или символическое изображение идеи, мероприятия, фирмы. В ее основе может лежать изобразительный символ (зверек, птица, растение и т.п.), название или аббревиатура фирмы, а также их комбинация.

Юридическое лицо - предприятие или организация, выступающие в качестве носителя прав и обязанностей. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.