Раздел 3. Организационной менеджмент

Тема 12. Управление офисом (офис-менеджмент) в организациях сервисной сферы

По словам автора одного из первых в России учебно-практических пособий по офис-менеджменту Ю.М.Демина, профессия офис-менеджера на сегодняшний день является одной из самой остродефицитных. Анализ интернет-сайтов, объявлений в средствах массовой информации показал ее огромную востребованность, при том, что это довольно новая профессия. Ю.М.Демин характеризует ее следующим образом.

В переводе с английского слово «офис» означает:

1. служба, место, должность, пост;

2. нахождение у власти, на посту;

3. ведомство (организация, предприятие, учреждение);

4. отдел, бюро, управление;

5. контора, канцелярия;

6. служебное помещение, кабинет;

7. служащие;

8. обязанности, долг, функция;

9. сведения;

10. службы при доме (офисе)

«Менеджмент» можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и как:

1. правление, дирекция, администрация;

2. умение справляться с работой;

3. чуткое, бережное отношение к людям (персоналу)

Понятие «менеджер» в переводе с английского: 1) управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор; 2) управляющий имуществом, хозяин; 3) лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.

Управление делами офиса предполагает многообразную деятельность, связанную с управлением, администрированием, налаживанием конструктивных внешних и внутренних связей, и нацеленную на продвижение товара (услуг) фирмы на рынке, формирование имиджа (марки) фирмы, повышение конкурентоспособности и эффективности функционирования фирмы (организации) с помощью эффективных технологий персонал-менеджмента, правильной расстановки кадров, создания слаженной и эффективной команды профессионалов и психологической работы с персоналом.

Офис-менеджмент получил в современной литературе разные толкования, к сфере его компетенции относят и руководство управленческим аппаратом предприятия, и управление хозяйственной деятельностью фирмы, но, как отмечает один из ведущих исследователей этого вида профессиональной деятельности Ю.М.Демин, характерной чертой офис-менеджмента является то, что в процессе такого руководства приходится решать задачи, относящиеся и к тактическим, и к оперативным, и к стратегическим.

Таким образом, офис-менеджмент представляет собой один из видов управления и обладает следующими характеристиками:

• тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учет и т.д.);

• непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые различные функции;

• промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.

В самой профессии офис-менеджера существует целый ряд специализаций:

1. Классический офис-менеджер, т.е. профессиональный администратор, начальник управленческого аппарата предприятия;

2. Офис-менеджер с преобладанием информационных функций, подразумевающих прежде всего обеспечение коммуникации и документирования офисной деятельности;

3. Офис-менеджер с преобладанием функций менеджера по персоналу (подбор сотрудников, документирование трудовой деятельности, перемещение и увольнение сотрудников с работы);

4. Офис-менеджер с преобладанием бухгалтерских функций;

5. офис-менеджер с преобладанием функций менеджера по сбыту (менеджера по работе с клиентами);

6. Офис-менеджер с преобладанием функций менеджера по маркетингу (точнее, по маркетинговым коммуникациям: реклама, связи с общественностью, стимулирование сбыта и т.д.);

7. Офис-менеджер по направлению (по координации работ в рамках специального проекта) – «проджект-менеджер»;

8. Офис-менеджер по координации действий головного офиса со структурными подразделениями или с региональными филиалами, включая зарубежные, - «стафф-менеджер»;

9. Офис-менеджер с полномочиями помощника руководителя (минимально- «ресепшенс-менеджер», отвечающий за работу приемной и «чай-кофе»).

10. Наконец, руководитель отдела офис-менеджеров, осуществляющий руководство офисом так называемого класса «А» (с площадью свыше 5000 кв. м и численностью сотрудников более 400 чел.).

Профессиональные требования к офис-менеджеру:

• Высокая работоспособность – умеет видеть и использовать новые или необычные деловые возможности.

• Пунктуальность – обладание четкостью и самодисциплиной.

• Умение взять ответственность на себя, особенно когда рядом нет шефа.

• Умение работать с командой и в команде, сочетая разумную осмотрительность с инициативой

• Способность работать в условиях риска и быть готовым к риску, когда этого требует ситуация: т.е. предпочитать действия, чтобы уменьшить риск или контролировать результат.

• Ориентация на эффективность – находит способы организовывать процесс лучше, экономнее, быстрее, а также достигать совершенства, улучшая стандарты эффективности.

• Высокая вовлеченность в деятельность – умеет «зажечь» коллектив, вдохновить на выполнение стратегических и тактических целей и задач.

• Целеустремленность: ясно выражает цели, имеет долгосрочное видение; постоянно ставит и корректирует краткосрочные задачи.

• Информированность – собирает информацию о клиентах, поставщиках, конкурентах и вместе с шефом на этой основе вырабатывает направления дальнейшей деятельности.

• Компетентность – обладание профессиональными знаниями, умениями и навыками (деловой коммуникации, профессионального этикета и организаторскими способностями) при достаточно высоком уровне эрудиции и гуманитарной культуры.

Отличительными личностными признаками человека этой профессии являются динамичность, мобильность, выносливость и многоплановость.

Основная цель офис-менеджмента – эффективность как результативность деятельности предприятия в целом, обеспечивающая поступательное экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе.

Вопросы для обсуждения:

1.Охарактеризуйте управление делами офиса как профессиональную деятельность.

2. Расскажите об основных направлениях офис-менеджмента.

3. Какие профессиональные требования предъявляются к современному офис-менеджеру?

Литература:

Демин Ю.М. Эффективный офис-менеджер. – Спб,2004

Завьялова Е.К., Посохова С.Т. Психология предпринимательства. – Спб, 2004

Петрова Н.П. Искусство работать с людьми. – М.,2004

Практическая психология для экономистов и менеджеров/Под ред.М.К.Тутушкиной. -

СПб, 2002